Hệ thống kiểm soát xuất khẩu được thiết kế để chuẩn hoá thông tin liên lạc giữa các đơn vị trong chính phủ, đảm bảo rằng quy trình chuẩn hoá các quy trình và xác nhận từ khi khai báo hải quan cho tới khi xuất khẩu. Nhưng hiện nay không dễ để xây dựng được hệ thống kiểm soát xuất khẩu tốt hơn hoặc nó chồng chéo liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau và khó kiểm soát nguồn dữ liệu

Vậy có những cách nào để xây dựng một hệ thống kiểm soát xuất khẩu tốt hơn? Hãy cùng chúng tôi khám phá thêm trong bài viết sau đây 

Hệ thống kiểm soát xuất khẩu là gì?

Hệ thống kiểm soát xuất khẩu (ECS – Export control system) bao gồm các chính sách tuân thủ xuất khẩu và quy trình mà một tổ chức tích hợp sẵn các bản hướng dẫn nắm bắt được các chính sách và quy trình đó

Mục tiêu của ECS là để đảm bảo các quyết định xuất khẩu chính xác thường xuyên được lặp lại, trách nhiệm kiểm soát xuất khẩu của các nhân viên liên quan, tuân thủ theo đúng quy trình, những câu hỏi xác đáng đảm bảo việc xuất khẩu tuân thủ theo quy định hiện hành của Nhà Nước và song hành cùng lợi ích của đơn vị thực hiện

Hiện tại ECS sẽ bao gồm 9 yếu tố chính sau đây nhưng không giới hạn, tuỳ thuộc vào điều kiện của từng đơn vị:

  • Cam kết quản lý: Quản lý cấp cao cần tạo tiêu chuẩn xuất khẩu, nguồn lực phù hợp với phần mềm tuân thủ xuất khẩu và cuối cùng đảm bảo trách nhiệm của lãnh đạo cấp cao liên quan đến phần mềm, tuân thủ chặt chẽ theo luật và các quy định hiện hành
  • Đánh giá rủi ro
  • Bản viết tay kiểm soát xuất khẩu: Hướng dẫn áp dụng chính sách và quy trình theo các thông tin được cung cấp đảm bảo việc áp dụng hiệu quả theo ngày
  • Đào tạo theo yêu cầu
  • Chấp nhận soi chiếu an ninh xuất khẩu: Soi chiếu nhân viên, nhà thầu, khách hàng, hàng hoá, các giao dịch và tiêu chuẩn an toàn cho sản phẩm xuất khẩu như: quyền hạn phát triển sản phẩm, loại, doanh thu, quyết định cấp phép, quản lý chuỗi cung ứng, các kênh dịch vụ và các hoạt động sau chuyển hàng
  • Lưu trữ bản ghi
  • Kiểm toán/Đánh giá
  • Báo cáo
  • Các biện pháp xử lý tương ứng

5 cách xây dựng hệ thống kiểm soát xuất khẩu hoàn thiện hơn

Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan

Điều quan trọng là bạn cần xây dựng hệ thống kiểm soát xuất khẩu dựa trên các quy trình doanh nghiệp có sẵn, trước tiên nên áp dụng theo quy mô bộ phận trực thuộc của bạn. Ngoài ra để đảm bảo cam kết quản lý quan trọng, bạn nên bổ nhiệm nhân sự xuất khẩu cấp cao để theo dõi phần mềm và đảm bảo các quy chuẩn được tuân thủ chặt chẽ

Hơn nữa việc cần thiết là làm rõ vai trò giữa các nhân sự liên quan đến kiểm soát xuất khẩu về phần mềm sẽ được quản lý ra sao và duy trì như thế nào, với việc minh bạch thông tin với các cổ đông, bạn có thể tập trung vào những chi tiết thiết yếu để hoàn thiện phần mềm

Xác định và kiểm soát dữ liệu kỹ thuật

Bước đầu tiên để giúp bạn quyết định dạng dữ liệu kỹ thuật nào cần được kiểm soát đó là tập hợp toàn bộ thông tin về các ứng dụng, server, phần mềm đám mây và các dịch vụ lưu trữ dữ liệu đang được công ty sử dụng 

Dựa trên số phân loại kiểm soát xuất khẩu (ECCN) cho sản phẩm của bạn, loại dữ liệu kỹ thuật sẽ là riêng biệt theo từng trường hợp, vì thế bạn cần đánh giá chi tiết các thông tin liên quan đến sản phẩm

Ngoài ra bạn cũng cần thiết lập các bước xác minh bảo mật để giới hạn khả năng tiếp cận dữ liệu, phổ biến nhất là bằng Kế hoạch quản lý công nghệ (TCP – Technology control plan) đã vạch rõ cách quản lý dữ liệu điện tử và vật lý 

Xây dựng khả năng tiếp cận và dán nhãn

Các loại dữ liệu nên được dán nhãn như: điều khoản hợp đồng, dữ liệu kỹ thuật, thiết bị lưu trữ ngoại vi với dữ liệu nhạy cảm, các thiết bị, phần hoặc hộp lưu trữ

Trường hợp có thêm đối tác tham gia, có thể cầntheem chữ ký và tem nhãn vào các thiết bị, cách dán nhãn phù hợp là dùng nhãn UID vĩnh cửu, như vậy các hoạt động tác động đến dữ liệu sẽ được kiểm soát chặt chẽ

Phân loại giấy tờ xuất khẩu và lưu trữ bản ghi

Với việc áp dụng nhiều mẫu đơn, quy trình và bản ghi khác nhau, điều cần thiết là phải theo dõi được những loại thông tin này, chính vì thế bạn cần phân loại những tài liệu có trong các bản hướng dẫn của hệ thống kiểm soát xuất khẩu 

Việc này sẽ đem lại lợi ích đó là việc đào tạo chuyên môn cho nhân sự trở nên đơn giản và thuận tiện hơn

Giữ vững quy trình kiểm toán ngay từ đầu

Việc có quy trình kiểm toán chặt chẽ theo ECS sẽ giúp chuẩn bị tốt hơn những sai sót bên ngoài, khắc phục kịp thời các vấn đề ở từng bước 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here