Để có được một kho hàng đạt được tối ưu vận hành, chủ kho cần phải kết hợp nhiều yếu tố khác nhau bao gồm: cơ sở vật chất, nhân sự, quy trình vận hành,… Trong đó, cách bố trí trong kho là yếu tố hàng đầu quyết định dòng chảy hàng hoá trơn tru, kịp thời và chính xác.
Quá trinh hoàn thiện sơ đồ các vị trí trong kho hàng sẽ cần nhiều thời gian cho cả phần lên kế hoạch lẫn triển khai thực tế. Trong bài viết sau đây, Dịch vụ kho vận sẽ giới thiệu đến bạn 5 “chìa khoá” để lập bản đồ vị trí kho hàng chính xác và phản hồi kịp thời.
Phân loại theo từng khu vực
Một việc cần thiết với bất kỳ chủ kho nào khi bắt đầu xây dựng đó là khảo sát thực tế các thông tin về: Khoảng cách lối ra vào với đường chính, khả năng dễ tiếp cận cho xe tải, hiện trang khu vực xung quanh, cơ sở hạ tầng tại địa phương, mức độ ổn định năng lượng điện tại khu vực đó,…
Hơn nữa, dựa trên những thông tin thu thập được khi khảo sát để bạn có thể so sánh mức độ tối ưu công năng vận hành theo kế hoạch phác thảo như về: dòng lưu thông hàng hoá, quãng đường ước tính để nhập/xuất hàng,…
Hỏi ý kiến đồng sự
Một góc nhìn khác về cùng một vấn đề có thể là gợi ý cách giải quyết cho việc hai xe nâng đang bị bắt băng cắt nhau trong một khu vực. Thay vào đó, bạn có thể tham vấn thêm ý kiến của những nhân sự đã có kinh nghiệm vận hành thực tế, những người này có thể đề xuất thay đổi phương pháp lấy hàng bằng: Lấy hàng theo từng đợt, từng cụm, từng khu vực hay theo nhiều đơn hàng khác nhau.
Dựa trên những góc nhìn khác nhau để giải quyết một vấn đề, bạn có nhiều lựa chọn hơn để ghép vào phương án lập bản đồ vị trí kho hàng của doanh nghiệp.
Phân loại theo từng khu vực
Khi đã có được những thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác lập bản đồ vị trí kho hàng, việc tiếp theo bạn cần làm là phân loại, đặt tên cho từng khu vực, dưới đây là một số lưu ý có thể giúp ích cho việc lập bản đồ vị trí kho hàng của bạn:
- Tên khu vực riêng biệt, dựa trên việc đánh theo chuỗi thứ tự kết hợp cùng với sơ đồ kho.
- Nên dán nhãn vào các khu vực trống để tránh dán lại nhiều lần.
- Nhãn dán nên được đặt theo quy chuẩn từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
- Phân biệt giữa khu vực hoặc phòng lưu trữ khép kín cho hàng tồn và trang thiết bị.
- Dán nhãn không bao giờ là thừa, bất kể khu vực nào dù có quan trọng hay không đều cần được dán nhãn riêng.
- Chia nhỏ các bộ phận nhà kho thành từng khu vực.
Lựa chọn loại nhãn dãn phù hợp cho lập bản đồ vị trí kho hàng
Phần lớn kho hàng hiện nay đều sử dụng hệ thống WMS vào trong việc quản trị kho, theo đó một tính năng yêu cầu của các hệ thống WMS là hàng hoá, giá kệ cần phải được dán barcode. Chính vì thế lựa chọn ưu tiên hàng đầu đó là nhãn dán có độ bền cao, kích thước và có thể quét được.
Một số lưu ý để bạn lựa chọn được nhãn dán phù hợp:
- Dạng kho:
- Dạng kho thường với nhiệt độ từ 10 – 40 độ C sẽ cần các giải pháp như băng dính tốt, băng keo xốp, dây rút nhựa, khung kim loại hoặc nam châm.
- Dạng kho có bảo quản nhiệt độ: Các loại băng dính đáp ứng mọi nhiệt độ, nam châm tủ lạnh hoặc dây buộc kim loại.
- Vật liệu nhãn dán:
- Polyester: Dễ đọc, phù hợp với công tác quét tầm gần cho mọi loại kho.
- Nam châm dính: Dễ thay đổi vị trí, phù hợp với công tác quét tầm gần cho mọi loại kho
- Phản quang: Phù hợp cho công tác quét tầm xa.
- Nhựa: Chịu lạnh tốt, phù hợp với quét tầm gần cho kho lạnh.
- Lá nhãn in kim loại: Bền và linh hoạt, phù hợp quét tầm gần cho cả trong nhà lẫn ngoài trời.
Tích hợp kế hoạch bản đồ hoá vị trí kho hàng lên trên hệ thống phần mềm
Cụ thể ở đây là tích hợp vào hệ thống quản trị kho vận (WMS), như vậy bạn sẽ giảm thiểu được tối đa các công đoạn thủ công về nhập liệu lên các phần mềm soạn thảo văn bản, hoặc cũ hơn nữa là bằng giấy tờ vật lý.
Khi đã tích hợp hoàn toàn bản đồ này vào hệ thống, bạn có thể dễ dàng truy dấu hàng tồn, thiết lập các quy trình, bao quát toàn cảnh chuỗi cung ứng. Bạn cần lưu ý rằng khi đưa bản đồ lên hệ thống, toàn bộ các hệ thống phần mềm khác sẽ phù hợp với những thay đổi này trước khi đem vào vận hành chính thức.
