Điều làm nên khác biệt của một đơn vị cung cấp kho vận chuyên nghiệp đó là nằm ở quy trình, đây là một bước “hợp nhất” các dòng thông tin thành một hướng duy nhất, giúp hài hoà các công đoạn của các bộ phận trong cùng một kho.
Hiện nay phần lớn các nhà kho đã áp dụng hệ thống quản lý nhà kho bằng phần mềm và tích hợp sâu vào trong cách vận hành của kho. Trong bài viết sau đây, Dịch vụ kho vận sẽ giới thiệu đến bạn 7 quy trình kho hàng được áp dụng nhiều nhất cũng như một số gợi ý để giúp doanh nghiệp của bạn đưa mọi hoạt động vào trong một hệ thống tối ưu hơn.
Quy trình tiếp nhận hàng hoá
Một kho hàng tiêu chuẩn có tiếp nhận một hoặc một vài đơn vị gửi hàng khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc tính của loại hình kho đó như: m2, m3, pallet, lít, cái, hộp,….Vì thế, việc xác định các loại đơn vị tính hàng nào phù hợp với kho của bạn sẽ quyết định khả năng tối ưu công suất lưu trữ trong kho.
Hơn nữa, xu hướng hiện nay đều áp dụng các hệ thống WMS, bạn có thể thiết kế một quy trình tiếp nhận hàng hoá thông qua WMS bằng ASN (Advanced Shipping Notice – Thông báo vận chuyển trước) hoặc mã barcode, từ đây nhân sự chỉ cần quét các mã vạch hàng nhập vào kho và cập nhật lên hệ thống.
Trên một số hệ thông sẽ cho phép hàng hoá được nhập vào kho luôn ngay sau khi quét, nhưng một số trường hợp sẽ cần đưa các mặt hàng mới nhập này vào một khu vực riêng trước khi đưa vào lưu trữ chính thức, bạn cần training đầy đủ cho các nhân sự về công thức nhập hàng của hệ thống WMS bên bạn thiết lập.
Quy trình lưu hàng lên giá kệ
Sau khi hoàn tất công đoạn tiếp nhận hàng vào kho, hệ thống WMS hoặc ERP sẽ tự điều phối và sắp xếp các loại hàng đến từng vị trí phù hợp trong kho, nhân viên vận hành sau đó tiến hành việc đưa mặt hàng với mã vạch đó đến chính xác ô giá kệ mà hệ thống đã phân phối, bước cuối cùng là tiến hành quét mã vạch để xác nhận trên hệ thống.
Trường hợp không có hệ thống quản trị hỗ trợ, nhân sự sẽ tiến hành vận chuyển và xác định thủ công thông qua sổ ghi chép, dán nhãn từng kiện hàng theo thứ tự.
Quy trình lấy hàng khỏi giá kệ
Hiện tại các nhà kho thường áp dụng 2 hình thức lấy hàng phổ biến đó là:
Tham khảo: Dịch vụ kho thường phục vụ lưu trữ hàng hóa
- Lần lấy hàng chính: Đây là lần lấy hàng đầu tiên, trong một số đơn vị, hàng hoá trong lần lấy đầu tiên sẽ được đưa trực tiếp đến khu vực đóng gói, lắp ráp hàng để hoàn thiện, ký gửi và phân phối, vì thế người ta hay coi lần lấy hàng này là lần cuối.
- Lần lấy hàng phụ: Hay còn gọi là lần lấy hàng thứ 2, trong một số trường hợp, lần lấy hàng đầu tiên sẽ được phân loại thành lần lấy hàng thứ 2 khi hàng hoá đã được lấy cần chuyển đi chỗ khác để gom thành nhóm đơn hàng hoặc đơn hàng lẻ do quy trình phân loại hoặc hệ thống.
Sau đó, các đơn hàng sẽ được cập nhật theo thời gian thực hoặc theo từng đợt.
Hiện nay rất nhiều các đơn vị áp dụng quy trình lấy hàng theo cách thứ 2 do tính chất của thương mại điện tử đến từng khu vực cụ thể.
Quy trình đóng gói hàng hoá
Quy trình đóng gói không nên quy định quá chi tiết là do hàng hoá có nheieuf kích thước và hình dạng khác nhau, cách đóng gói sẽ dựa theo từng loại hàng hoá. Thay vào đó, bạn nên quy định 5 nguyên tắc trong quy trình đóng gói bao gồm:
- Hàng hoá cần phải theo dõi vị trí kể từ khi lấy hàng, ngoài ra còn các thông tin về thời hạn sử dụng, số lô, ngày xuất
- Tích hợp độ chính xác và đảm bảo chất lượng vào trong quy trình
- Hàng hoá được lấy từ các khu vực khác nhau trong kho cần phải dễ ghép và dễ kiểm soát trên hệ thống để đảm bảo tính hoàn thiện của đơn hàng
- Hàng hoá cần đóng gói dựa trên các tiêu chuẩn về: kích thước, số lượng, nhiệt độ lưu trữ, độc tính, giá trị, tính dễ vỡ, sức khoẻ và hợp pháp.
- Hàng hoá ký gửi cần đảm bảo có thể truy vết trên hệ thống về giấy tờ, số hoá đơn
Quy trình phân phối hàng hoá
Nhà quản lý kho cần cân bằng và ước tính công đoạn đóng gói và phân phối dựa trên thời gian lấy hàng của đơn vị vận chuyển ở độ trễ thấp.
Việc tập kết hàng quá sớm tại khu vực lấy hàng có thể gây tắc nghẽn dòng lưu thông trong kho, còn nếu quá muộn sẽ đẩy thời gian vận chuyển đến khách hàng lâu hơn. Hiện nay nhiều nhà kho sử dụng hệ thống quản trị kho để xuất đơn hàng theo từng đợt, đồng bộ với thời gian lấy hàng của đơn vị vận chuyển.
Quy trình nhận hàng trả về
Phần lớn các đơn vị thường bỏ qua công đoạn này do tính phức tạp quản lý hàng tồn kho, nhưng đây là phần quan trọng và không thể né tránh do xu hướng hàng trả về ngày càng nhiều lên từ các đơn hàng thương mại điện tử, đặc biêt là dạng một đơn vị hàng một lần:
Vì thế bạn cần đặt ra các nguyên tắc xử lý hàng trả về như sau để không bị quá tải bởi hàng tồn:
- Cần có một bộ phận xác định nguyên nhân trả lại hàng
- Các kiện hàng trả về đều phải truy vết được về giấy tờ, hoá đơn của đơn hàng đó
- Cần có phương án xử lý hàng trả về theo từng tình trạng khác nhau
- Các khoản tiền liên quan cần được cập nhật lên hệ thống cùng với lý do trả hàng
- Thông tin hàng tồn cần được cập nhật kịp thời để lưu trữ hoặc xử lý
Quy trình giá trị gia tăng
Đây là công đoạn thực hiện việc xử lý sản phẩm để chuẩn bị bán như lắp ráp, dán nhãn lại, sửa đổi hoặc tiêu huỷ. Công đoạn này thường kết hợp nhiều yếu tố khác nhau để cho ra một sản phẩm mới. Việc xử lý quy trình giá trị gia tăng và thay đổi tính chất thành phần sản phẩm nhập/xuất khỏi kệ có thể tiêu tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp.
Hiện tại, các hệ thống có thể giúp hỗ trợ doanh nghiệp, nhưng có một số doanh nghiệp chưa tìm được hướng xử lý phù hợp với việc các bản ghi các thành phần giá trị gia tăng không khớp với cách xây dựng các hệ thống quản trị.
