Quy trình xuất kho hàng hoá chỉ được tính là thành công khi hàng hoá được xuất đúng đơn hàng, đúng thời điểm và không bị hư hại, trong đó đòi hỏi sự chính xác, năng lực vận hành của đơn vị cung cấp dịch vụ đáp ứng yêu cầu, cùng với một hệ thống quản trị kho vận hiện đại.
Trước đây, quy trình xuất kho hàng hoá được thực hiện hoàn toàn thủ công và lưu trữ bằng giấy tờ cho nên rất dễ xảy ra sai sót, còn hiện nay các đơn vị đã áp dụng các hệ thống phần mềm WMS mới nên tốc độ xử lý và độ chính xác đã được cải thiện hơn.
Vậy cụ thể các bước chi tiết trong quy trình xuất kho hàng hoá theo xu hướng hiện nay bao gồm những gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết sau đây.
Các bước chi tiết trong quy trình xuất kho hàng hoá
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Khi tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ khách hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH) là đơn vị đầu mối xử lý, cụ thể sẽ các định rõ về nhu cầu xuất kho cụ thể của khách bao gồm:
- Các thông tin cơ bản về khách hàng, số hợp đồng.
- Loại hàng hoá cần xuất kho (Trường hợp khách hàng gửi nhiều loại hàng).
- Số lượng hàng hoá xuất kho: Được tính theo đơn vị hàng hoá, pallet, m2, m3 hoặc trọng lượng, tuỳ thuộc vào loại hàng.
- Thời điểm xuất kho hàng hoá.
- Các dịch vụ giá trị gia tăng khác (nếu có): vận tải, đóng gói hàng hoá, xử lý đơn hàng, dán tem nhãn,…tuỳ thuộc vào nhu cầu của khách hàng và năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Địa điểm kho xuất hàng (Trường hợp khách thuê kho ở nhiều vị trí khác nhau).
- Các thông tin bổ sung khác.
Sau khi đã tiếp nhận yêu cầu cụ thể của khách hàng, CSKH sẽ chuyển tiếp những thông tin này để bộ phận vận hành để tiến hành bước đối chiếu thông tin trên hệ thống.
Bước 2: Đối chiếu thông tin trên hệ thống
Bộ phận vận hành sẽ đối chiếu những thông tin đã được tiếp nhận trên hệ thống quản trị kho vận (Warehouse Management System – WMS) và tiến hành sắp xếp lên lịch xuất kho, bố trí nhân lực, vật lực phù hợp để xử lý các yêu cầu của khách hàng.
Trường hợp đơn vị cung cấp dịch vụ kho hàng hoá không sử dụng hệ thống WMS, bộ phận vận hành sẽ tiến hành họp, đối chiếu với các bộ phận liên quan và lên lịch thủ công.
Bước 3: Kiểm tra tình trạng hàng trong kho
Sau đó, bộ phận vận hành sẽ cử nhân sự liên quan tiến hành kiểm tra thực tế tình trạng hàng trong kho bao gồm:
- Số lượng hàng thực tế.
- Tình trạng vật lý của hàng hoá: có bị vỡ, rách, thủng, ẩm mốc, hư hỏng không.
- Hạn sử dụng với những mặt hàng có thời hạn như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, thuốc,…
Bước 4: Xử lý các thủ tục xuất kho liên quan
Tiếp đến, đơn vị cung cấp dịch vụ kho hàng hoá sẽ chuẩn bị các giấy tờ liên quan để cùng với bên sử dụng dịch vụ xác nhận, một số loại giấy tờ phổ biến các doanh nghiệp hay dùng cho quy trình xuất kho hàng hoá bao gồm:
- Danh mục các mặt hàng xuất kho.
- Phiếu xuất kho.
- Hoá đơn dịch vụ liên quan.
Bước 5: Tiến hành xuất kho
Sau khi đã hoàn thiện các giấy tờ liên quan đến xuất kho, đơn vị vận hành sẽ bố trí nhân lực, trang thiết bị vật tư phù hợp để lấy hàng và bàn giao cho khách.
Dựa trên thông tin lưu trên hệ thống WMS, nhân viên kho sẽ xác định được vị trí chính xác đến từng pallet hàng hoá để điều phối xe nâng, tiến hành nâng hạ, bốc xếp.
Bước 6: Cập nhật thông tin và xuất báo cáo theo yêu cầu
Với mỗi pallet hàng hoá được xuất đi, nhân viên kho sẽ dùng máy quét barcode để quét mã vạch được gắn trên từng pallet, đây là bước cập nhật thông tin trực tiếp lên hệ thống WMS sau mỗi lần quét, như vậy đảm bảo được độ chính xác và rút ngắn công việc giấy tờ cho thủ tục xuất kho hàng hoá.
Ngoài ra, dựa trên yêu cầu từ phía khách hàng mà đơn vị cung cấp dịch vụ kho sẽ xuất báo cáo mỗi khi có biến động hoặc theo định kỳ, các bản báo cáo này bao gồm các thông tin chi tiết về hàng hoá của khách trong kho, bao gồm:
- Loại hàng hoá lưu trong kho.
- Số lượng hàng tồn.
- Vị trí lưu trữ theo giá kệ hoặc theo pallet.
- Ngày ra, vào hàng.
- Tình trạng hàng hoá.
- Các loại dịch vụ kho giá trị gia tăng liên quan.
