Trong hoạt động logistics của các doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý kho hàng hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định và phát triển chung của đơn vị. Do đó, để có thể đạt hiệu suất cao nhất, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ đầy đủ các quy trình quản lý kho ưu việt. Ngay dưới đây sẽ là các quy trình chính trong hoạt động giúp tối ưu hóa công tác quản lý và vận hành.
1. Lợi ích của quy trình trong hoạt động kho hàng
Việc tối ưu hóa quy trình trong hoạt động kho hàng mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Quy trình này vừa thảm thiểu sự thất thoát của hàng hóa, giảm thiểu rủi ro hàng tồn kho, tăng cường tính chính xác trong quản lý hàng hóa. Cụ thể như sau:
- Tối ưu hóa vận chuyển và lưu trữ: Sắp xếp hàng hóa hợp lý cũng sẽ tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm và giảm chi phí. Việc sử dụng thiết bị vận chuyển phù hợp và kiểm tra tồn kho thường xuyên đảm bảo quy trình trong kho hàng diễn ra trơn tru và chính xác.
- Giảm thất thoát và rủi ro hàng hóa tồn kho: Kiểm tra chất lượng hàng hóa định kỳ giúp phát hiện sớm các vấn đề và giảm nguy cơ mất mát. Do đó cần kết hợp với quy trình chính trong hoạt động kho hàng chặt chẽ giúp hạn chế tối đa những hư hỏng không đáng có.
- Nâng cao hiệu quả và giảm chi phí: Ứng dụng công nghệ quản lý kho hàng hiện đại và đào tạo nhân sự chuyên nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình đồng thời giảm sự phụ thuộc vào nhân viên.
2. Những quy trình chính trong hoạt động kho hàng
Nếu các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nắm vững được các quy trình chính trong hoạt động kho hàng ngay dưới đây chắc chắn sẽ xây dựng được một chuỗi hoạt động tối ưu giúp quản lý kho hàng hiệu quả đồng thời đảm bảo sự chính xác, tăng hiệu suất kinh doanh.
2.1 Quy trình nhận hàng vào kho và cập nhật trên hệ thống
Khi hàng hóa đến kho, nhà cung cấp sẽ có thông báo vận chuyển trước với đầy đủ các thông tin chi tiết về sản phẩm. Điều này giúp nhân viên tại kho có thể chuẩn bị trước và kiểm tra đối chiếu khi nhận hàng. Một quy trình chuẩn nhận hàng vào kho và cập nhật trên hệ thống được đưa ra đó là:
- Xác nhận giao hàng với đầy đủ các thông tin cần thiết;
- Quét mã vạch và kiểm tra hàng hóa để đảm bảo đúng số lượng và chất lượng;
- Xử lý hàng hóa và cập nhật tồn kho sẽ tùy thuộc vào hệ thống quản lý kho riêng biệt của từng doanh nghiệp.
2.2 Quy trình cất hàng hóa vào đúng vị trí trong kho
Đối với quy trình cất hàng hóa vào đúng vị trí trong kho lại cần đảm bảo những vấn đề:
- Nhận lệnh cất hàng hóa từ hệ thống ERP hoặc WMS nhằm xác định vị trí cụ thể trong kho để lưu trữ hàng hóa;
- Quét mã vạch và xác nhận vị trí sau đó hàng hóa được cập nhật nhanh chóng trên hệ thống.
2.3 Quy trình lấy hàng hóa trong kho hàng theo yêu cầu
Quy trình lấy hàng hóa trong kho hàng theo yêu cầu được diễn ra với các phương thức cụ thể sau đây:
- Phương thức sơ cấp khi hàng hóa được lấy từ kho và chuyển đến khu vực xử lý, đóng gói, vận chuyển ngay – phù hợp với hàng hóa cần giao nhanh hoặc đơn hàng lớn;
- Phương thức thứ cấp khi hàng hóa được lấy từ kho sẽ qua quy trình phân loại để phân bổ đến các đơn hàng nhỏ, đơn hàng nhóm – phù hợp với các đơn hàng trực tuyến với nhiều sản phẩm khác nhau.
2.4 Quy trình đóng gói hàng hóa trong kho
Quy trình đóng gói hàng hóa trong kho lại bao gồm các bước cơ bản sau đây:
- Theo dõi hàng hóa với đầy đủ thông tin về ngày giờ, thời gian, mã hàng;
- Kiểm tra và đảm bảo chất lượng trước khi đóng gói để đảm bảo không có sai sót;
- Đóng gói đúng tiêu chuẩn từ phía nhà sản xuất và tuân thủ quy định pháp luật.
2.5 Quy trình phân phối hàng hóa
Quy trình phân phối hàng hóa sẽ được thực hiện với những bước sau đây:
- Sắp xếp thời gian phân phối do đơn vị quản lý kho phân phối sao hàng hàng hóa luôn trong trạng thái sẵn sàng giao cho nhà cung cấp dịch vụ đúng thời gian;
- Quản lý vận chuyển khi đảm bảo hàng lên xe vận tải đúng kế hoạch mà không ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
2.6 Quy trình xử lý hàng hoàn nếu có
Quy trình xử lý hàng hoàn lại nếu có cũng được thực hiện qua các bước sau:
- Khi khách hàng trả lại hàng hóa cần xác định rõ lý do trả lại và ghi nhận đầy đủ thông tin về đơn hàng, hóa đơn;
- Dựa trên tình trạng hàng hóa, doanh nghiệp sẽ đưa ra phương thức xử lý phù hợp nhất như trả lại kho, sửa chữa, tái chế, trả lại nhà sản xuất;
- Cập nhật thông tin về hàng hóa tồn kho trên hệ thống quản lý kho hàng.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc có thêm nhiều kiến thức về các quy trình chính trong hoạt động kho hàng. Nếu có những thắc mắc hay cần tư vấn về dịch vụ kho lưu trữ hàng hóa, quý khách hàng có thể liên hệ với ALS để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
