Hiện nay, các doanh nghiệp thường lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ để tiết kiệm ngân sách, nhân sự. Đồng thời giúp việc quản lý tài liệu, hồ sơ dễ dàng, an toàn hơn. Vậy, các yếu tố nào quyết định đến giá dịch vụ lưu hồ sơ.
Dịch vụ kho vận ALS đã tổng hợp các thông tin liên quan đến giá dịch vụ lưu hồ sơ. Cùng tham khảo để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Tại sao dịch vụ lưu hồ sơ được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều?
Các doanh nghiệp hiện nay có xu hướng sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ bởi nó đem lại nhiều lợi ích. Đầu tiên, sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ giúp giảm gánh nặng về quản lý tài liệu. Khi lưu trữ tài liệu trong văn phòng, doanh nghiệp phải có đủ không gian để lưu trữ, đảm bảo việc sắp xếp tài liệu một cách khoa học. Điều này đòi hỏi sự đầu tư về tiền bạc và nguồn nhân lực.
Lợi ích thứ hai mà dịch vụ mang lại là tiết kiệm chi phí. Bao gồm chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành, chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống về sau.
Một lý do khác là sử dụng dịch vụ này có thể tối ưu hóa quy trình nộp và truy xuất tài liệu. Khi tài liệu được lưu trữ và quản lý chuyên nghiệp, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin. Điều này giúp đẩy nhanh quy trình xử lý hồ sơ. Từ đó đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Giảm thiểu rủi ro mất mát và thiệt hại cho tài liệu cũng là ưu điểm đáng nhắc đến. Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ thường sử dụng các thiết bị và công nghệ tiên tiến để đảm bảo an toàn cho tài liệu. Họ cũng có các biện pháp phòng ngừa và khắc phục sự cố như mất điện, cháy nổ, hoặc hư hỏng thiết bị lưu trữ. Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hoàn toàn có thể yên tâm về vấn đề này.
2. Các yếu tố quyết định giá dịch vụ lưu hồ sơ
Giá dịch vụ lưu hồ sơ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Các yếu tố chính quyết định đến chi phí bao gồm:
2.1. Vị trí kho lưu trữ
Giá dịch vụ lưu trữ hồ sơ thường phụ thuộc vào vị trí kho. Các khu vực nằm gần trung tâm thành phố sẽ có giá cao hơn so với khu lân cận hoặc nông thôn. Vì nó có nhiều tiện ích phát triển và có mật độ dân cư đông đúc. Việc di chuyển, vận chuyển hàng hoá cũng dễ dàng, thuận lợi hơn.
2.2. Số lượng tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ
Số lượng hồ sơ lớn sẽ đòi hỏi diện tích kho lớn hơn, vì vậy giá cả sẽ tăng lên. Tuy nhiên, nếu lượng tài liệu lớn, chi phí trên một đơn vị tính có thể giảm. Vì các đơn vị sẽ có mức giá ưu đãi cho doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ lớn.
2.3. Thời gian lưu trữ
Giá lưu hồ sơ thông thường được tính theo tháng.
Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thường có ưu đãi khi doanh nghiệp lưu hồ sơ lâu dài, có nghĩa là ký hợp đồng thuê kho nhiều năm. Nếu bạn có nhu cầu này, hãy đàm phán với công ty lưu trữ ngay từ lúc thống nhất giá cả.
2.4. Yêu cầu bảo mật đối với hồ sơ
Nếu khách hàng yêu cầu mức độ an toàn với hồ sơ cao hơn thì chi phí sẽ cao hơn. Các biện pháp bảo vệ như niêm phong, khóa, lưu trữ trong không gian riêng biệt, thường xuyên kiểm tra…
Theo đó, bên cung cấp dịch vụ phải đảm bảo các yêu cầu này. Đồng thời tính toán, điều chỉnh mức giá phù hợp nhất cho khách hàng.
2.5. Các dịch vụ đi kèm
Bạn cần phải tìm hiểu kỹ về các khoản phí khác trong quá trình sử dụng dịch vụ. Ví dụ như phí thuê pallet để đặt hồ sơ, phí sử dụng xe nâng, phí quản lý và báo cáo xuất nhập tồn hàng tháng.
Nếu bạn yêu cầu dịch vụ trích lục hồ sơ, tài liệu thường xuyên, sẽ có phí trích lục tùy thuộc vào số lượng và tần suất. Nếu bạn có yêu cầu cao hơn về mức độ bảo quản, không bị mối mọt, sẽ có chi phí kiểm tra và xử lý chống mối mọt. Hoặc có hồ sơ cần tiêu hủy, sẽ có phí tiêu hủy hồ sơ.
Do đó, khi lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ, bạn cần xem xét kỹ các chi phí đi kèm để có kế hoạch hợp lý. Bạn cũng nên thương lượng với nhà cung cấp để có thể đàm phán giá và các phụ phí tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
Như vậy, có nhiều yếu tố quyết định đến giá dịch vụ lưu hồ sơ. Các doanh nghiệp cần thống nhất rõ ràng về mức giá, phụ phí khi làm hợp đồng. Hy vọng rằng với các chia sẻ vừa rồi của chúng tôi, bạn đọc đã hiểu rõ hơn và lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ tốt nhất cho doanh nghiệp.
