Kiểm tra quan trọng là công việc quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây lại là công việc ám ảnh nhất với nhiều doanh nghiệp bởi mỗi lần kiểm tra kho hàng vô cùng mất thời gian và công sức. Nếu bạn cũng có chung nỗi ám ảnh này thì đừng lo lắng, ALS sẽ mách bạn cách tiến hành kiểm tra kho hàng chính xác một cách nhanh chóng ngay sau đây.
Tầm quan trọng của việc kiểm tra kho hàng
Bất kỳ đơn vị nào muốn kinh doanh tốt, thu được nhiều lợi nhuận thì phải thực hiện tốt được khâu kiểm tra kho hàng. Việc kiểm tra kho hàng thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và phát hiện những lô hàng có vấn đề hay cận date, mã hàng nào còn tồn, mã hàng nào đã hết để từ đó có quyết định nhập – xả hàng hợp lý.
Trong quá trình kiểm tra kho hàng, bạn sẽ phát hiện nhanh chóng được lượng hàng tồn kho để lên kế hoạch giải phóng, giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát không đáng có (hàng hỏng, hết hạn). Từ đó dòng vốn cũng lưu động hơn thay vì bị dồn quá nhiều trong lượng hàng tồn kho.
Các cách kiểm tra kho hàng
Chúng ta có 2 cách kiểm tra kho hàng sau đây:
- Kiểm tra kho hàng thường xuyên: Phương pháp này phù hợp với những ngành hàng như điện thoại, điện máy, gia dụng, sản phẩm có giá trị cao, lô hàng nông sản, nhà thuốc,.. Đặc trưng của nhóm ngành hàng này có nhiều lô và hạn sử dụng thường ngắn ngày nên tần suất kiểm kho cần thực hiện thường xuyên hàng tuần để hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch hay thất thoát hàng hoá.
- Kiểm tra kho hàng định kỳ: Kiểm tra kho hàng định kỳ sẽ được thực hiện 2 tuần một lần, hoặc kiểm theo quý, theo tháng tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp không có nhiều mặt hàng, hàng hoá giá trị không quá cao cũng như thời gian sử dụng dài hạn như thời trang, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, nội thất.
Quy trình kiểm tra kho hàng
Để quá trình kiểm tra kho hàng đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian, nhân lực, trước khi kiểm tra kho hàng, chủ doanh nghiệp cần thực hiện trước một số công việc sau đây:
- Báo trước cho nhân sự về lịch kiểm kho để có sự chuẩn bị tốt nhất
- Lên kế hoạch và danh sách kiểm kho chi tiết để không bị sót sản phẩm nào.
Sau đây là quy trình kiểm tra kho hàng hiệu quả, nhanh chóng bạn đọc có thể thêm khảo qua:
- Bước 1: Lập bảng thống kê hàng tồn kho chi tiết, đầy đủ. Trong bảng thống kê sẽ gồm các thông tin quan trọng như tên hàng, mã hàng, số lượng hàng hóa trong ghi chép báo cáo, số lượng hàng hoá thực tế,…
- Bước 2: Tiến hành kiểm tra lần lượt các mặt hàng tại kho theo bảng thống kê và ghi chép số lượng, ghi chú về hàng hóa vào bảng thống kê. Bạn nên có 2 người cùng kiểm song song và ghi số liệu vào 2 biên bản khác nhau để tăng độ chính xác.
- Bước 3: So sánh 2 bản kiểm kê hàng hoá xem có chênh lệch hay không. Nếu như có sự chênh lệch, hai người sẽ cùng nhau kiểm tra lại mặt hàng đó và chốt lại kết quả chính xác nhất.
- Bước 4: Sau khi hoàn thiện bảng thống kê kho hàng, doanh nghiệp cần đối chiếu lại với số liệu ghi trong báo cáo kinh doanh để xem có sự chênh lệch không. Nếu như có sự chênh lệch, sai sót thì người chịu trách nhiệm trực tiếp phải giải trình lý do hoặc chủ doanh nghiệp phải rà soát sự chênh lệch này nằm ở đâu.
- Bước 5: Nếu có sự chênh lệch, cần điều chỉnh lại số lượng hàng tồn kho trong bảng báo cáo đúng với thực tế. Dựa vào bảng báo cáo này, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược xuất – nhập hàng hợp lý góp phần thúc đẩy tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp.
Hy vọng với những thông tin phía trên sẽ giúp quy trình kiểm tra kho hàng của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Bạn đọc cần thêm thông tin về dịch vụ kho hàng tại ALS có thể liên hệ trực tiếp đơn vị để đội ngũ nhân sự được hỗ trợ bạn tận tình trong thời gian sớm nhất.
