Triển khai kho hàng hiệu quả sẽ cải thiện hoạt động xuất nhập khẩu bởi nó tối ưu hóa quy trình và tăng cường quản lý. Với mỗi doanh nghiệp, việc quản lý kho hàng sẽ theo các cách khác nhau. Dưới đây, cùng Dịch vụ kho vận ALS tìm hiểu các phương pháp triển khai kho hàng tối ưu nhất.
1. Xây dựng giải pháp sắp xếp kho hàng tối ưu nhất
Một trong những thách thức lớn mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt trong quản lý kho hàng là sắp xếp hàng hóa thế nào để có thể tối ưu trong không gian lưu trữ có hạn. Việc này không chỉ đảm bảo lưu trữ đủ lượng hàng dự trữ đáp ứng nhu cầu xuất nhập, mà còn đặt ra yêu cầu về sự logic và hiệu quả trong quá trình tìm kiếm và xử lý đơn hàng.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể xây dựng một giải pháp sắp xếp kho hàng thông minh và hiệu quả. Đầu tiên, cần chuẩn bị các kệ hàng phù hợp với loại hàng hóa. tận dụng tối đa chiều cao của kho, tạo ra không gian lưu trữ đa tầng hoặc kệ chứa pallet.
Sau đó, việc sắp xếp hàng hóa theo chủng loại và mã SKU sẽ giúp tăng cường tính tổ chức trong kho. Nhóm các loại hàng hóa tương đồng với nhau và sắp xếp gần nhau sẽ giảm thời gian tìm kiếm và làm tăng hiệu quả trong quá trình lấy và đặt hàng. Việc gán mã SKU và sử dụng máy quét mã vạch giúp quản lý chính xác và nhanh chóng từng đơn hàng, đồng thời tối ưu hóa thời gian xử lý.
2. Quản lý kho hàng bằng giải pháp FIFO VÀ LIFO
Với những người làm trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu, FIFO và LIFO là 2 phương pháp không còn xa lạ. Cụ thể:
FIFO (First in – First out): Phương pháp FIFO dựa trên nguyên tắc “hàng nào nhập trước sẽ xuất đi trước.” Để triển khai hiệu quả, cần có sự tổ chức khoa học, đảm bảo rằng hàng hóa mới nhập được đặt ở phía sau, trong khi hàng hóa cũ hơn ở phía trước.
Phương pháp này rất hữu ích khi quản lý hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn, như thực phẩm và mỹ phẩm. Đồng thời cũng tạo ra một quy trình rõ ràng và minh bạch trong việc quản lý hàng tồn kho.
LIFO (Last in – First out): Ngược lại, LIFO thực hiện theo nguyên tắc “hàng nào nhập sau cùng sẽ được xuất trước. Có nghĩa là hàng hóa mới nhất sẽ nằm ở phía ngoài và khi có nhu cầu xuất hàng, chúng sẽ được chọn đầu tiên. Phương pháp này thích hợp cho các ngành công nghiệp hoặc loại hàng hóa có tính chất lưu trữ dễ dàng và không bị ảnh hưởng bởi thời gian. Với LIFO, hàng hóa mới nhập có thể có giá thành thấp hơn, giảm rủi ro giảm giá cho doanh nghiệp khi giá cả biến động.
Việc lựa chọn phương pháp FIFO và LIFO phụ thuộc vào đặc tính của hàng hóa và ngành công nghiệp. Quản lý kho hàng thông minh sẽ linh hoạt kết hợp cả hai phương pháp, đảm bảo hiệu suất tối ưu và sự linh hoạt trong quá trình xuất nhập khẩu.
3. Kiểm kê kho hàng theo định kỳ
Đây là một trong những cách triển khai kho hàng nhất định phải chú trọng bởi nó mang đến nhiều lợi ích:
- Đảm bảo dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật chính xác, hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch và sai sót do nhập liệu không đúng.
- Phát hiện ngay những tình trạng lỗi hoặc trộm cắp hàng hóa, tăng cường an ninh kho và giảm rủi ro mất mát.
- Cho phép đánh giá chất lượng của hàng hóa, giúp phát hiện sớm hàng hóa hỏng hóc, hạn chế hao mòn, và đề xuất giải pháp xử lý để bảo vệ giá trị của kho hàng.
- Nhờ kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp có thể nắm bắt kịp thời tình trạng hư hỏng, sự phá hoại của chuột bọ, côn trùng, từ đó áp dụng biện pháp phòng ngừa và xử lý tình trạng gặp phải.
Để có thể kiểm kê kho hàng định kỳ hiệu quả nhất, doanh nghiệp bạn nên Thiết lập lịch trình kiểm kê định kỳ dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Các kiểm kê có thể thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hoặc theo các chu kỳ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của kho hàng.
Đồng thời áp dụng công nghệ hỗ trợ như hệ thống quản lý kho (WMS) để tự động hóa quá trình kiểm kê và giảm thiểu sai sót do con người. Sử dụng mã vạch hoặc công nghệ RFID để đánh dấu và theo dõi từng đơn vị hàng hóa một cách chính xác, tăng cường khả năng nhận diện và đối chiếu trong quá trình kiểm kê.
4. Quản lý tốt bộ nhận nhân sự kho hàng
Quản lý nhân sự trong kho hàng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hoạt động luôn suôn sẻ và chuyên nghiệp. Từ quy trình tuyển dụng, chúng ta cần chọn lựa những người trung thực và có tinh thần trách nhiệm. Phân quyền và đặt rõ trách nhiệm giúp mỗi nhân viên hiểu rõ công việc của mình. Hình thức thưởng phạt công bằng tạo động lực làm việc, trong khi đào tạo liên tục giúp nâng cao kỹ năng. Một môi trường tích cực và hỗ trợ cùng sự lắng nghe giúp tạo ra đội ngũ nhân viên đồng bộ và hài lòng.
Như vậy, có thể thấy rằng việc triển khai kho hàng một cách hiệu quả không chỉ tối ưu hóa được không gian lưu trữ, mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của hoạt động xuất nhập khẩu. Mong rằng với những chia sẻ của chúng tôi, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về cách triển khai kho hàng cải thiện hoạt động xuất nhập khẩu.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
