Hiện nay, công tác lưu kho của các đơn vị nhắm đến việc tối ưu các bước, nâng cao hiệu quả, giảm thiểu tối đa thời gian xử lý hàng hoá. Chính vì thế các công tác thực hiện trong dịch vụ kho vận hiện nay chỉ gói gọn trong bảy bước chính.
Vậy các bước trong công tác lưu kho cụ thể là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm trong bài viết sau đây.
1. Tiếp nhận hàng hoá
Đây là công tác được thực hiện đầu tiên và cũng là quan trọng nhất của bất kỳ loại hàng hoá nào khi tiến hành sử dụng dịch vụ cho thuê kho của các đơn vị logistics. Thông thường tiêu chuẩn tiếp nhận hàng hoá có thể đa dạng theo số lượng đơn vị, theo thể tích, trọng lượng, đơn vị vật chứa.
Hơn nữa việc xác minh chính xác loại hàng được đưa vào kho là lý do công tác này là quan trọng nhất, thông thường đơn vị cho thuê kho sẽ xác minh về các thông tin như: tên hàng, loại hàng, số lượng, nguồn gốc, ngày nhập/xuất,… Hoặc như đơn vị cung cấp kho cho thuê chuyên nghiệp như ALS sẽ tiến hành quản lý và phân loại hàng bằng hệ thống barcode và phần mềm quản lý.
Hàng hoá sau khi xác minh và phân loại barcode vẫn cần phải xác định vị trí lưu trữ phù hợp trong kho, chẳng hạn như linh kiện điện tử, đồ gia dụng cần được để ở vị trí thoáng khí, tránh ánh nắng trực tiếp.
Cách tối ưu công tác tiếp nhận hàng hoá: Tránh chất đống hàng hoá tại khu nhận hàng hoặc để hàng bừa bãi tại lối đi giữa các giá kệ, cũng như áp dụng tối đa công nghệ, trang thiết bị vào việc chất xếp hàng hoá. Việc này sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa thời gian nhập hàng và các công tác quản lý hàng hoá sau này.
2. Xếp hàng vào giá kệ
Công tác xếp hàng vào giá kệ giúp đảm bảo các loại hàng hoá được đặt ở những vị trí tối ưu, giữ gìn chất lượng lưu trữ. Hơn nữa lợi ích trực tiếp khi sắp xếp các vị trị lưu trữ trong kho một cách khoa học đó là tối ưu được khoảng không gian lưu trữ, cải thiện công suất kho.
Quá trình này thường được thực hiện thông qua phần mềm quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thông quản lý kho vận (WMS) sau đó quét mã barcode của từng pallet hàng. Hệ thống sẽ lựa chọn những vị trí phù hợp định vị chính xác đến từng giá kệ, nhân viên sẽ nhập hàng vào đúng giá kệ đã được hệ thống phân bổ từ trước.
Những lợi ích dễ thấy khi áp dụng cách sắp xếp khoa học bằng phần mềm quản lý:
- Thời gian di chuyển được tối ưu
- Bảo đảm an toàn cho hàng hoá
- Tối ưu không gian lưu trữ trong kho
- Hàng hoá được tìm kiếm, trích xuất dễ dàng hơn
Cách tối ưu công tác xếp hàng vào giá kệ: Bằng việc áp dụng các phần mềm quản lý, các đơn vị cho thuê kho sẽ tối ưu được công suất lưu trữ hàng hoá cũng như chất lượng bảo quản theo thời gian.
3. Lấy hàng
Lấy hàng lá quá trình thu thập hàng hoá để thực hiện đơn hàng, quá trình này có chi phí cao nhất trong các công tác thực hiện trong kho, chiếm tới 55% chi phí vận hành, việc tối ưu công tác này sẽ đảm bảo giảm thiểu chi phí tối đa.
Xem thêm: Dịch vụ cho lưu trữ tại ALS
Lấy hàng được chia thành 2 dạng chính:
Lần lấy hàng chính: Là lần lấy hàng đầu tiện, một số trường hợp lần lấ hàng đầu được chuyển trực tiếp đến khu trung chuyển hoặc khu đóng gói để hoàn thiện, ký gửi và phân phối.
Lần lấy hàng phụ: Là lần lấy hàng thứ 2, có một vài trường hợp lần lấy hàng chính cũng được coi là lần lấ hàng thứ hai, cụ thể khi hàng hoá đã được lấy sẽ sử dụng cho đơn sỉ hoặc các đơn lẻ theo quá trình phân loại hoặc theo hệ thống.
Khi có tiếp nhận đơn hàng, các đơn này sẽ được cập nhật theo thời gian thực hoặc theo từng đợt. Hiện nay các công ty chủ yếu sử dụng 3 dạng lấy hàng khác nhau và để xử lý các đơn hàng online, họ sẽ sử dụng dụng cụ lấy hàng, phân loại hàng hoá theo ánh sáng, luân chuyển hàng hoá đến nhân sự và cả băng truyền phân loại cheo.
Cách tối ưu công tác lấy hàng: Áp dụng các công nghệ như thiết bị di động hoặc đeo tay sẽ giúp tối ưu công tác lấy hàng thông qua việc cho phép các nhân sự xem danh sách hàng cần lấy bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu. Ngoài ra cũng có thể áp dụng việc phân tích ABC để lựa chọn thiết kế kho phù hợp, cách lấy hàng và phần mềm tối ưu.
4. Đóng gói hàng hoá
Công tác này bao gồm gom hàng theo đơn, có 5 quy tắc chính bạn có thể tham khảo để công tác đóng gói được thực hiện chính xác và đảm bảo an toàn hàng hoá:
- Hàng đã lấy cần dễ truy vết về vị trí lấy và thông tin liên quan về lô và hạn sử dụng
- Bao gồm cả chính xác và kiểm tra QA trong quy trình
- Hàng hoá ở những khu vực khác nhau trong kho đều cần được ghé dễ dàng và quản lý bởi hệ thống đảm bảo toàn bộ đơn hàng đều được xử lý
- Hàng hoá cần được đóng gói theo kích thước, số lượng, nhiệt độ, giá trị, độ bền, an toàn với sức khoẻ và đúng luật
- Hàng hoá ký gửi luôn phải được truy vết trên hệ thống theo giấy tờ hoặc hoá đơn
5. Phân phối
Yếu tố chính để quyết định sự thành công của công tác phân phối nằm ở khả năng vận hành để đưa hàng hoá kịp thời chất xếp lên xe. Vì thế cần xác định khoảng thời gian đóng gói phù hợp để kịp thời điểm phân phối.
Nếu hàng hoá được xử lý quá sớm sẽ gây ra tình trạng chất đống tại khu trung chuyển, còn khi xử lý quá muốn sẽ làm chậm các hoạt động tiếp theo.
Các xe chở hàng sau đó sẽ cần được theo dõi theo thời gian thực đến đúng địa chỉ và kịp thời.
6. Xử lý hàng trả về
Đây là công đoạn mà không đơn vị nào mong muốn, nhưng nếu không xử lý sẽ gây ra những tổn hại đến chi phí hoạt động của công ty. Hiện nay khối lượng hàng trả về ngày một lớn hơn xuất phát từ sự phát triển của thương mại điển tử, mà điều gây nhức nhối là chỉ có một đơn vị hàng ở một thời điểm.
Để quá trình xử lý hàng trả về được tối ưu và mượt mà, bạn có thể tham khảo những nguyên tắc sau:
- Cần tìm hiểu rõ lý do vì sao khách hàng lại trả hàng
- Các đơn vị hàng trả lại cần truy vết được chi tiết đến đơn hàng, hoá đơn, chứng từ liên quan
- Công ty cần có quy trình xử lý hàng trả về như: nhập lại kho, sửa chữa, tiêu huỷ, vứt bỏ, tái chế hoặc trả lại nhà sản xuất,…
- Tất cả chi phí đều cần được cập nhật theo hệ thống với lý do trả lại hàng
- Hệ thống kho cần cập nhật ngay khi hàng được nhập lại kho hoặc tạm giữ để giải quyết.