Các loại hồ sơ, tài liệu vật lý luôn là xương sống trong các hoạt động của doanh nghiệp, trong các loại tài liệu này chứa rất nhiều thông tin bảo mật, vì thế việc đầu tư thích đáng cho các hoạt động lưu trữ, bảo mật tài liệu của doanh nghiệp là rất cần thiết nhưng hay bị ngó lơ.
Trên thực tế, các doanh nghiệp thường phải đầu tư chi phí mặt bằng văn phòng dao động từ 10 – 20$/m2/tháng, chi phí này sẽ tối ưu khi được sử dụng vào các hoạt động kinh doanh của đơn vị, nhưng thường 1/3 số diện tích văn phòng lại được dùng vào nhiều mục đích khác nhau, trong đó có cả việc lưu trữ hồ sơ.
Những khoảng không gian chỉ để dành việc chất xếp các thùng tài liệu lên để lưu trữ hồ sơ sẽ không thể sử dụng thêm vào mục đích nào khác, khoảng diện tích văn phòng này sẽ không được tối ưu và không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Trong khi đó doanh nghiệp vẫn phải chi trả hằng tháng cho phần diện tích bỏ không này, trung bình, mỗi m2 lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, doanh nghiệp sẽ phải mất từ 10 – 20$/tháng, với những đơn vị có nhiều loại hồ sơ khác nhau thì chi phí này còn cao hơn rất nhiều.
Ngoài ra, kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn để lưu trữ hồ sơ thường không được bài bản và an toàn, dễ gây ra những hư hỏng cho những loại giấy tờ này như điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, các loại côn trùng, gặm nhấm và rất nhiều nguyên nhân khác.
Vì thế có thể nói rằng các hình thức lưu trữ hồ sơ, giấy tờ tài chính văn phòng của doanh nghiệp sẽ không đạt được mức độ tối ưu về bài toán tối ưu chi phí cũng như an toàn, bảo mật.
Giải pháp từ dịch vụ lưu trữ hồ sơ của ALS
ALS được biết đến là đơn vị logistics hàng không tiên phong tại Việt Nam với hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, trình độ nhân sự chuyên môn ở mức cao.
Trong đó, ALS đã đầu tư hệ thống kho vận cơ sở vật chất, trang thiết bị chuyên dụng cho Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu ALS theo tiêu chuẩn của Cục văn thư lưu trữ Nhà Nước.
Các đơn vị sẽ chỉ cần bỏ ra vài trăm nghìn để lưu trữ khối lượng thùng tài liệu chiếm đến 5 – 10m2 diện tích văn phòng.
Một số thông tin về dịch vụ lưu trữ hồ sơ của ALS:
- Hệ thống kho hồ sơ có sức chứa lên đến 100.000 thùng và có khả năng mở rộng đến 500.000 thùng tài liệu tiêu chuẩn
- Vị trí toạ lạc tại: ICD Mỹ Đình, 17 Phạm Hùng, khả năng tiếp cận đến các địa điểm từ 30 phút với các địa điểm nội thành và 45 phút ngoại thành
- Hệ thống kiểm soát nhiệt độ tiêu chuẩn: 20oC ± 2oC; Kiểm soát độ ẩm ở ngưỡng: 50% ± 5%
Về hệ thống cơ sở vật chất:
- Hệ thống giá kệ selective, drive-in dễ dàng sắp xếp, truy xuất
- Hệ thống panel vách ngăn cách nhiệt, chống cháy
- Hệ thồng điều hoà, dàn lạnh đảm bảo nhiệt độ ổn định và phân bổ đồng đều
- Hệ thống hút ẩm, thông gió
Tiêu chuẩn bảo mật và an toàn theo Cục văn thư lưu trữ cấp Nhà Nước:
- Hệ thống báo cháy, cứu hoả cả bên trong và bên ngoài kho lưu trữ
- Xử lý mối mọt, hun trùng định kỳ
- Hệ thống camera giám sát 24/24 toàn bộ ranh giới kho
- Các thùng tài liệu được niêm phong dưới sự giám sát của khách hàng
- Thẻ ra vào chỉ được cấp cho nhân viên chuyên môn và khách hàng
- Phần mềm quản lý tài liệu bảo mật cao, phân cấp theo mức độ quản lý
- Bảo hiểm theo hạn mức 1000$/m3 tài liệu lưu trữ trong kho ALS
