Với nhu cầu lưu trữ các loại tài liệu, giấy tờ doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu về an toàn, bảo mật cũng như các dịch vụ kèm chất lượng, tối ưu chi phí, ALS hiện là đơn vị cung cấp các dịch vụ lưu trữ tài liệu toàn diện, chuyên nghiệp, theo tiêu chuẩn của Cục văn thư lưu trữ cấp Nhà Nước.

1. Các dịch vụ lưu trữ tài liệu từ ALS:

Lưu trữ tài liệu theo công nghệ hiện đại, chuyên nghiệp

  • Quy trình khai thác tối ưu bằng mã barcode
  • Quản lý chi tiết đến đơn vị thùng và các thông tin theo yêu cầu
  • Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ bằng phần mềm Infor, cung cấp đến khách hàng các thông tin:
    • Báo cáo xuất, nhập, tồn
    • Bảng kê xuất, nhập kho
    • Phí lưu kho và phí dịch vụ
    • Tìm kiếm tài liệu đã lưu trữ về vị trí và thông tin đi kèm
    • Báo cáo lượt ra, vào kho của thùng tài liệu

Các dịch vụ tiện ích:

  • Cung cấp vỏ thùng chứa tài liệu theo tiêu chuẩn ALS
  • Dịch vụ hỗ trợ, sắp xếp, đóng gói tài liệu
  • Dịch vụ giao nhận và vận chuyển tài liệu
  • Dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ theo nhu cầu
  • Các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng

2. Dịch vụ lưu trữ tài liệu với quy trình lưu trữ chuyên nghiệp

Là một trong số ít những đơn vị cung cấp dịch vụ kho vận lưu trữ tài liệu có quy trình chuẩn, khép kín và bảo mật, cụ thể:

Quy trình lưu trữ tài liệu tại kho ALS:

Quy trình khi tiếp nhận nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu từ ALS

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng 

  • Các thông tin về loại tài liệu, số  lượng, các dịch vụ sử dụng
  • Lên kết hoạch khai thác

Bước 2: Thu thập và vận chuyển

  • Kiểm tra đối chiếu 
  • Xác nhận tiếp nhận với khách hàng

Bước 3: Nhập kho và lưu trữ

  • Thực hiện nhiệm vụ nhập kho vào hệ thống Infor
  • Chuyển hộp đựng tài liệu lưu trữ đến vị trí lưu trữ theo yêu cầu quản lý áp dụng riêng cho từng khách hàng

Bước 4: Quản lý tài liệu lưu kho

  • Lập báo cáo xuất, nhập và thực hiện công tác lưu trữ
  • Các báo cáo khác theo yêu cầu của khách hàng

Bước 5: Lập báo cáo quản lý

  • Thực hiện nghiệp vụ xuất kho trên hệ thống Infor theo yêu cầu của khách hàng
  • Chuẩn bị tài liệu cần xuất kho và bàn giao đến khách hàng

Quy trình gửi tài liệu mới vào kho

Sau khi đã tiếp nhận nhu cầu, ALS sẽ tiến hành tiếp nhận lưu trữ vào kho tài liệu theo các bước sau

Bước 1: Kiểm tra số lượng và đóng đai thùng

Bước 2: Scan mã vạch thùng tài liệu mới

Bước 3: Kiểm tra và ký xác nhận biên bản bàn giao nhận tài liệu

Bước 4: Vận chuyển thùng tài liệu mới về trung tâm lưu trữ

Bước 5: Thực hiện scan nhập thùng hồ sơ về kho vào Khu vực thùng về

Bước 6: Cập nhận thông tin thùng hồ sơ mới vào hệ thống quản lý

Quy trình giao tài liệu đến khách hàng

Khi khách hàng có nhu cầu trích xuất bất cứ thùng tài liệu nào, ALS sẽ đáp ứng kịp thời cũng như bảo đảm tính an toàn, bảo mật cao cho tài liệu theo các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận danh sách thùng tài liệu cần bàn giao đến khách hàng 

Bước 2: Trích xuất thùng tài liệu khỏi kệ lưu trữ

Bước 3: Scan thùng tài liệu vào Khu vực giao cho khách hàng

Bước 4: Kiểm tra số lượng, scan thùng và chất xếp lên xe 

Bước 5: Vận chuyển thùng tài liệu đến văn phòng khách hàng

Bước 6: Scan thùng hồ sơ giao cho khách

Bước 7: Ký xác nhận biên bản bàn giao nhận thùng hồ sơ

Bước 8: Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý

Quy trình trả hồ sơ cũ về kho

Sau khi khách hàng đã thực hiện xong các công việc với thùng tài liệu và có nhu cầu lưu trữ lại, ALS sẽ thực hiện tiếp nhận tài liệu theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra số lượng và đóng đai thùng hồ sơ

Bước 2: Scan mã vạch tất cả thùng hồ sơ

Bước 3: Ký xác nhận biên bản giao nhận thùng hồ sơ

Bước 4: Vận chuyển thùng hồ sơ về trung tâm lưu trữ

Bước 5: Thực hiện scan nhập thùng cũ về kho tại Khu vực thùng về

Bước 6: Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here