Với hàng loạt những loại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp, việc xử lý những loại giấy tờ này không thể được giải quyết trong một sớm một chiều, nó còn tiêu tốn nhiều tài nguyên để phục vụ cho bảo quản ngay tại công ty.
Và dường như đã trở thành điều tất yếu, khi doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển, lưu trữ hàng đống tài liệu tại văn phòng không còn là một giải pháp tối ưu nữa, vậy thì cuối cùng phương án giải quyết là có được một kho lưu trữ tài liệu riêng, tách bạch khỏi không gian văn phòng.
Vậy lý do nào ngày càng nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn dịch vụ thuê kho tài liệu, lưu trữ hồ sơ tại Hà Nội và những lợi ích nó mang lại là gì? Hãy cùng Dichvukhovan.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Những lợi ích từ dịch vụ thuê kho tài liệu
Đảm bảo an toàn với kho lưu trữ hồ sơ
Hiện nay các doanh nghiệp vẫn lựa chọn giải pháp dễ thực hiện nhất với các loại tài liệu đó là lưu trữ ngay tại công ty, điều này sẽ đảm bảo được rằng.
- Tài liệu của bạn sẽ có khi bạn cần
- Kiểm soát hoàn toàn tài liệu của bạn
Nhưng càng về sau những lợi thế này càng mất đi, sở dĩ do khối lượng tài liệu sẽ ngày càng dày thêm theo từng ngày, chính vì thế điều mà tài liệu sẽ không còn dễ dàng có khi bạn cần nữa, mất nhiều thời gian để tìm kiếm được hoá đơn có khi được lưu trữ từ một vài năm trước.
Tiếp theo, việc kiểm soát tài liệu sẽ chỉ đúng khi môi trường đó luôn an toàn cho tài liệu giấy. Trong quá trình sử dụng có thể phát sinh nhiều yếu tố khác nhau từ côn trùng, nhiệt độ, độ ẩm, tác động vật lý sẽ gây hư hại đến tài liệu, những tờ giấy mỏng manh sẽ ố vàng theo năm tháng.
Những yếu tố kể trên với kho lưu trữ hồ sơ sẽ loại trừ theo các quy trình bảo quản tài liệu rõ ràng cùng sự hỗ trợ của các thiết bị máy móc về điều hoà, hút ẩm, thùng đựng tài liệu, từ đây đảm bảo rằng tài liệu của bạn vẫn sẽ ở trong trạng thái tốt nhất.
Giải phóng không gian làm việc
Lợi ích này có thể dễ thấy và ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động doanh nghiệp, một văn phòng thường chỉ có một diện tích nhất định, việc lưu trữ càng nhiều tài liệu tại văn phòng càng khiến cho các hoạt động của nhân sự trở nên kém hiệu quả hơn.
Không chỉ có vậy, giá thuê mặt bằng làm văn phòng tại các doanh nghiệp cũng tương đối cao, nhất là những khu vực trung tâm thành phố, việc chỉ sử dụng vào mục đích lưu trữ sẽ gây lãng phí lớn cho tài nguyên doanh nghiệp, không tạo ra được doanh thu hay tạo ra hiệu quả trong các công việc hành chính.
Không phải đầu tư quá lớn với kho tài liệu
Với một kho tài liệu riêng, doanh nghiệp sẽ cần phải đầu tư lớn cho các chi phí về mặt bằng, nhân công, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. Ngoài ra cùng còn các chi phí cố định và phát sinh hằng tháng trong quá trình vận hành một kho lưu trữ tài liệu được hoạt động trơn tru.
Điểm đặc biệt mà các dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ hiện nay đem lại là sự tiện lợi cho các doanh nghiệp có nhu cầu mà chi phí chỉ dừng ở mức tối thiểu.
Chính vì thế mà hiện nay nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp từ các đơn vị cung cấp dịch vụ với các vấn đề phát sinh với tài liệu giấy.
2. Đâu là đơn vị cung cấp dịch vụ kho tài liệu tốt nhất tại Hà Nội?
Doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị cho thuê kho tài liệu tại Hà Nội dựa vào 2 tiêu chí chính:
- Chất lượng cơ sở vật chất
- Uy tín thương hiệu
Đơn vị có đủ hai yếu tố kể trên có thể kể đến ALS, được biết đến là đơn vị logisitics hàng không tiên phong tại Việt Nam hiện nay, cung cấp các giải pháp lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo về:
- Lưu trữ theo chuẩn của Cục văn thư lưu trữ Quốc Gia,
- Có đầy đủ hệ thống trang thiết bị, xe nâng, xe kéo, camera giám sát
- Hệ thống quản lý bằng phần mềm
- Bảo hiểm 100% tài liệu
Hơn nữa, kho tài liệu ALS còn có lợi thế về vị trí thuận lợi giúp doanh nghiệp có nhu cầu:
- Thuê kho tài liệu tại Mỹ Đình
- Thuê kho tài liệu tại Nội Bài
Ngoài ra đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển, bốc xếp tài liệu với hệ thống vận tải phủ sóng khắp miền Bắc.
