Vận  hành các công việc trong kho mượt và ổn định là một tiêu chuẩn mà các đơn vị cung cấp dịch vụ kho vận đều hướng tới, đem đến nhiều lợi ích về khâu vận hành và chi phí. Như vậy để đạt được mục tiêu này, các đơn vị thường nhắm đến xu hướng số hoá, hay sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý để giảm thiểu tối đa các sai sót từ con người.

Trong công tác kho vận cũng tương tự như vậy, các đơn vị logistics thường áp dụng hệ thống quản trị kho vận vào trong các công việc vận hành hằng ngày, cũng như cung cấp thông tin chi tiết về các loại mặt hàng mà đối tác gửi tại kho.

Vậy hệ thống quản trị kho vận là gì? Những lợi ích mà hệ thống này đem lại cùng các loại hệ thống quản trị kho vận phổ biến hiện nay bao gồm những loại nào? Tất cả các câu hỏi đó đều sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây.

1. Hệ thống quản trị kho vận (WMS) là gì?

Hệ thống quản trị kho vận (WMS – Warehouse management system) là một hoặc tập hợp nhiều phần mềm khác nhau được thiết kế để phục vụ tối ưu công tác vận hành kho, phân phối hàng hoá, chuỗi cung ứng, xử lý đơn hàng, kiểm soát hàng tồn.

  • Công tác vận hành kho: Hệ thống quản trị kho vận sẽ quản lý hàng hoá trong kho bằng barcode, định vị chính xác đến giá kệ, từ đây đơn vị quản lý kho hoặc khách hàng có thể biết được chính xác số lần nhập/xuất, ngày ra/vào, loại hàng,…. của từng đơn vị.
  • Phân phối hàng hoá, chuỗi cung ứng: Giúp phân loại từng loại hàng từ nguyên vật liệu cho đến thành phẩm chính xác, dễ tiếp cận bất cứ lúc nào cho các đơn vị phân phối.
  • Xử lý đơn hàng: Thể hiện tình trạng hàng hoá, số lượng và ngày giờ xuất/nhập theo định kỳ
  • Kiểm soát hàng tồn: Thể hiện số lượng hàng tồn, vị trí và tình trạng bảo quản hiện tại.

2. Lợi ích của hệ thống quản trị kho vận (WMS)

Từ những thông tin về vai trò của WMS trong công tác kho vận có thể thấy được một số lợi ích cốt lõi với cả đơn vị vận hành lẫn khách hàng khi áp dụng hệ thống vào trong thực tế, bao gồm:

  • Tối ưu không gian và chi phí: WMS sẽ phân tích và đưa ra lựa chọn tối ưu cho từng tầng giá kệ dựa trên đặc điểm của hàng hoá và công năng sử dụng theo FIFO hoặc LIFO.
  • Cập nhật số lượng hàng hoá theo thời gian thực: Thông qua quét, RFID và theo dõi vị trí, giúp các công ty ước tính chi tiết nguồn cung và đơn hàng trả lại.
  • Quản trị nhân sự trong kho hiệu quả: Dựa trên các yếu tố về trình độ kỹ năng, địa điểm trong kho hiện tại, trang thiết bị sử dụng và các công việc khác trong kho để sắp xếp và bố trí nhân sự phù hợp trong khoảng thời gian thích hợp.
  • Dễ dàng truy vết hàng hoá: Thông qua số lô, số serial của lô hàng cùng với mã barcode để giúp truy vết hàng hoá dễ dàng, giảm thiểu nguy cơ về thừa hàng, giúp lên kế hoạch hàng dự trữ chính xác.
  • Tự động hoá công tác kho vận: WMS là đòn bẩy cho chuyển đổi số trong kho hoặc trung tâm phân phối. Chỉ bằng điện thoại, nhân viên kho cũng có thể tự động hoá các công việc trên phần mềm và theo dõi các hoạt động trực tuyến.

3. Các loại hệ thống quản trị kho vận (WMS) hiện nay

Hệ thống WMS độc lập

Là hệ thống được phát triển được phát triển chuyên biệt, phục vụ cho những điều kiện đặc thù của doanh nghiệp. Phần lớn các hệ thống WMS hiện nay đều là từ bên thứ 3 phát triển, cùng với các gói phát triển riêng tích hợp cho các hệ thống quản trị khác của doanh nghiệp như ERP. 

Việc tích hợp các phần mềm ngoại lại có thể thực hiện được nhưng có thể đem lại những thách thức như trùng lặp khâu nhập dữ liệu, độ trễ thông tin, vấn đề giao diện và các chi phí tuỳ biến.

Ưu điểm từ hệ thống WMS độc lập

  • Các tính năng kiểm soát kho vận nâng cao: Những tính năng được phát triển riêng, thích ứng với luồng vận hành của doanh nghiệp.
  • Khả năng tích hợp: Liên kết đến những hệ thống quản trị khác như phần mềm kế toán, kiểm soát đơn hàng, hàng tồn kho, mua hàng, thiết bị bán hàng, ERP hoặc một số phần mềm khác như SCM, TMS…

Nhược điểm từ hệ thống WMS độc lập

  • Hệ thống tách biệt: Nhân sự sẽ cần truy cập vào nhiều loại hệ thống khác nhau để hoàn thành công việc.
  • Thiếu tính kịp thời: Vì chỉ có thể truy cập vào một hệ thống tách biệt nên đội ngũ dịch vụ kho vận có thể bị chậm hơn so với các bộ phận khác. Vấn đề này có thể khắc phục với bộ phận IT.

Về khía cạnh doanh nghiệp, đây là hệ thống có chi phí tiết kiệm nhất trong dài hạn, nhưng trong ngắn hạn sẽ là khoản chi phí lớn.

Hệ thống WMS tích hợp

Đây là hệ thống có thể tích hợp sẵn ERP hiện tại của doanh nghiệp hoặc các phần mềm văn phòng hoặc đơn giản là một mô-đun được bán bởi đội hỗ trợ văn phòng hoặc nhà bán ERP, cụ thể:

Lợi ích từ hệ thống WMS tích hợp:

  • Dữ liệu được cập nhật kịp thời: Dữ liệu nhà kho được đồng bộ với các đơn hàng, kế toán, thương mại điện tử, cập nhật theo thời gian thực.
  • Đơn giản hoá công việc: Phần mềm đã được xây dựng để thích ứng với các phần mềm ERP hoặc hỗ trợ văn phòng nên vòng tuần công việc luôn được trôi chảy.
  • Chi phí đầu vào thấp: Với việc không phải xây dựng hệ thống WMS ban đầu, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí ban đầu và danh nguồn lực cho các kênh khác.

Nhược điểm từ hệ thống WMS tích hợp

  • Giảm tính thực tiễn: Mặc dù có thể đáp ứng các tính năng phổ biến trong công tác kho vận, nhưng những khâu chuyên sâu đòi hỏi chi tiết thì hệ thống WMS tích hợp khó hoàn thành được nhiệm vụ này.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here