Các tài liệu, hồ sơ đào tạo giáo dục có ý nghĩa rất lớn. Vì vậy, việc lưu trữ các hồ sơ này cần phải thực hiện đúng quy trình. Bạn đã hiểu rõ về quy trình và thời gian lưu trữ chưa?
Dưới đây, ALS đã tổng hợp các thông tin hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục. Mời bạn đọc cùng theo dõi để hiểu rõ hơn.
1. Thời gian lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục
Mỗi loại hình đào tạo, bậc đào tạo khác nhau thì quy định về thời gian lưu trữ sẽ khác nhau. 2 hình thức thời gian lưu trữ là: Vĩnh viễn và có thời hạn. Cụ thể như sau:
1.1. Lưu trữ có thời hạn
Tuỳ vào các đơn vị giáo dục và quy định pháp luật, thời gian lưu trữ hồ sơ khác nhau. Thời gian lưu trữ các hồ sơ phổ biến như sau:
STT |
Loại hồ sơ |
Thời gian lưu trữ |
1 |
Văn bản quy định, hướng dẫn |
Đến khi văn bản hết hiệu lực |
2 |
Các loại giấy chứng nhận của đơn vị đào tạo |
20 năm |
3 |
Hồ sơ biên soạn, thẩm định phê duyệt các tài liệu |
20 năm |
4 |
Hồ sơ học sinh bậc tiểu học, THCS và các loại hồ sơ tuyển sinh |
Hết khoá |
5 |
Danh sách tế, kết quả thi nghề bậc phổ thông |
10 năm |
6 |
Hồ sơ luận văn thạc sĩ |
30 năm |
1.2. Lưu trữ vĩnh viễn
Những loại hồ sơ, giấy tờ có thời gian lưu trữ vĩnh viễn thường rất quan trọng đối với đơn vị đào tạo đó. Các loại hồ sơ này bao gồm:
- Thống kê về kế hoạch đào tạo cũng như kết quả đào tạo hàng năm.
- Các văn bản công nhận thành lập/ đình chỉ của trường đào tạo các cấp.
- Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục phổ thông.
- Sổ đăng bộ các cấp tiểu học, THCS, THPT và các trung tâm giáo dục thường xuyên, chứa thông tin về học lực và hồ sơ học tập của học sinh.
- Hồ sơ tuyển sinh bậc THPT, bao gồm hồ sơ chỉ tiêu tuyển sinh và danh sách trúng tuyển.
- Danh sách học sinh đạt các giải học sinh giỏi và đội tuyển tham gia Olympic trong nước và quốc tế của trường.
- Giấy tờ phê duyệt chương trình, giáo án được đề xuất cho mục đích giảng dạy tại đơn vị đào tạo.
- Hồ sơ luận án tiến sĩ.
- …
2. Quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục
Với mỗi đơn vị đào tạo giáo dục, lượng hồ sơ lưu trữ là rất nhiều. Vì thế, nếu không biết cách quản lý, bảo quản thì hỗ sơ dễ bị thất lạc, mất hoặc sai sót bất kỳ.
Các đơn vị khác nhau cũng sẽ có quy trình lưu trữ hồ sơ khác nhau. Dưới đây là gợi ý về quy trình mà các đơn vị có thể tham khảo.
- Thu thập và sắp xếp hồ sơ: Bắt đầu bằng việc thu thập hồ sơ từ các nguồn khác nhau như trường học, cơ quan quản lý giáo dục và các tổ chức liên quan. Hồ sơ sau đó sẽ được sắp xếp và phân loại theo từng loại và từng năm học.
- Xác định thời hạn lưu trữ: Theo quy định của pháp luật, các loại hồ sơ đào tạo giáo dục sẽ có thời hạn lưu trữ khác nhau. Do đó, cần phải xác định thời hạn lưu trữ đối với từng loại hồ sơ.
- Đóng gói và đánh số: Việc đóng gói và đánh số giúp cho việc quản lý và tìm kiếm hồ sơ dễ dàng và thuận tiện hơn.
- Lưu trữ và bảo quản: Hồ sơ sau đó được lưu trữ tại nơi an toàn và phù hợp. Những hồ sơ quan trọng và có giá trị cao cần được lưu trữ tại những nơi an toàn, chống ẩm và chống cháy. Các hồ sơ này cần đảm bảo tính toàn vẹn và độ bảo mật.
- Xử lý khi hết thời hạn lưu trữ: Khi hồ sơ hết thời hạn lưu trữ sẽ được phân loại và xử lý. Các hồ sơ quan trọng có thể tiếp tục được lưu trữ hoặc tiêu hủy theo quy định.
3. Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu hồ sơ tại Hà Nội
ALS đơn vị uy tín cung cấp hệ thống kho lưu trữ tài liệu lớn với diện tích cơ sở hạ tầng lữu trữ lên đến hơn 5.000 m2, khả năng mở rộng lên đến hơn 5.000.000 thùng tài liệu lưu trữ tại Hà Nội.
Các kho tài liệu, kho hồ sơ tập trung tại vị trí cửa ngõ, dễ dàng kết nối, luân chuyển, đảm bảo công tác vận hành, quản lý tài liệu dễ dàng cho tổ chức/doanh nghiệp.
Vị trí kho lưu trữ hồ tơ tài liệu giáo dục đào tạo tại Trung tâm Hà Nội: ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm và ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Mong rằng những chia sẻ từ ALS đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về cách sắp xếp và quy định liên quan đến lưu trữ hồ sơ kế toán. Doanh nghiệp có nhu cầu thuê kho tài liệu, liên hệ với ALS qua hotline để được tư vấn.
Kết luận
Các đơn vị đào tạo giáo dục cần nắm được thời gian lưu trữ hồ sơ và quy trình lưu trữ rõ ràng để đảm bảo thực hiện đúng quy định. Hy vọng, với thông tin ALS vừa chia sẻ, các đơn vị đã hiểu rõ hơn về vấn đề này.