Xây dựng quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp, hiệu quả là điều vô cùng cần thiết đối với những doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hoá. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát, thiếu hàng, tồn kho,.. Do đó, để xây dựng quy trình quản lý kho hàng hoá chuyên nghiệp, bạn đọc hãy cùng Dịch vụ kho vận ALS theo dõi ngay bài viết dưới đây.

1. Quy trình quản lý kho hàng hoá là gì?

Hiểu một cách đơn giản, quy trình quản lý kho hàng hoá là trình tự các bước dùng để quản lý toàn bộ hoạt động hằng ngày của kho hàng theo quy chuẩn nhất định. Mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý kho hàng hoá riêng và nhân sự sẽ có nhiệm vụ tuân theo quy trình này. Nếu như thực hiện tốt khâu quản lý kho, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cũng như tối đa hoá lợi nhuận cho đơn vị mình.

2. Quy trình quản lý kho hàng hoá cơ bản

Như đã đề cập trong phần trên, mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù hàng hóa riêng nên quy trình quản lý kho hàng sẽ có sự khác biệt. Do đó, ALS sẽ hướng dẫn bạn xây dựng quy trình quản lý kho hàng hoá cơ bản nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo qua để điều chỉnh lại cho phù hợp với hàng hoá mình cung cấp.

Bước 1: Nhập hàng vào kho

Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả bao giờ cũng sẽ bắt đầu từ bước 1 nhập hàng hoá, thành phẩm vào kho. Người quản lý có trách nhiệm kiểm tra thông tin, số lượng sản phẩm và thời gian nhập kho. Việc này cần thực hiện một cách thận trọng và chính xác để tránh sai sót, ảnh hưởng đến những bước tiếp theo.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi kiểm tra mọi thông tin của sản phẩm, tiếp theo chúng ta sẽ đến với bước lưu kho. Để quá trình xuất nhập hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, nhân sự cần sắp xếp hàng hóa khoa học và hợp ký. Ban có thể phân loại sản phẩm và sắp mỗi sản phẩm lên một ngăn kệ hay kệ riêng biệt để việc tìm kiếm diễn ra dễ dàng hơn.

Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng

Tối ưu được bước nhập hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cũng  như tăng hiệu quả quản lý kho. Đồng thời, quá trình tìm kiếm, trích xuất hàng hoá cũng nhanh chóng hơn. Hiện nay, những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý kho hàng hoá thường nhặt hàng theo 2 cách dưới đây:

  • Thu thập theo đơn hàng: Phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ, số lượng đơn ít.
  • Nhặt hàng theo cụm: Phù hợp với những đơn vị kinh doanh có số lượng đơn lớn trong cùng một thời điểm.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Sau khi nhặt hàng đầy đủ, bạn sẽ tiến hành đóng gói kỹ càng để vận chuyển. Việc đóng gói này nhằm đạt 2 mục đích chính sau:

  • Đảm bảo an toàn cho hàng hoá và hạn chế tối đa hàng hoá bị hư hỏng, đổ vỡ trong quá trình vận chuyển.
  • Tối ưu khối lượng kiện hàng để giảm chi phí vận chuyển.

Sau khi hoàn tất đóng gói, đơn vị sẽ bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Thời gian hàng được bàn giao là thời điểm hàng được ghi nhận là xuất khi và nhân viên tiến hành trừ tồn.

Bước 5: Hoàn hàng

Dù bạn không mong muốn có bước này trong quy trình quản lý hàng hoá nhưng chúng ta vẫn phải nhận định thực tế đây vẫn là bước vô cùng cần thiết và phải có. Trong quá trình thực hiện thủ tục hoàn hàng, nhân sự cần lưu ý một số điều quan trọng sau:

  • Hàng trả lại phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và có nguyên nhân rõ ràng về việc hàng bị hoàn lại.
  • Hàng hoá bị hoàn về kho cần phân loại lại theo mục đích sử dụng như sữa chữa, tiêu huỷ, tái chế,…

Bước 6: Kiểm hàng

Kiểm hàng thường xuyên sẽ hạn chế được tình trạng sai sót, thiếu hụt hàng hoá. Do đó, chúng ta cần sắp xếp kho gọn gàng, khoa học để quy trình kiểm kê trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Ngoài ra, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý kho hàng để công việc kiểm hàng trở nên dễ dàng hơn.

Bước 7: Thống kê, báo cáo

Đây là bước cuối cùng và vô cùng cần thiết để quản lý cấp cao có được cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý  kho hàng hóa có hiệu quả hay không. Một số loại báo cáo kho phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến như sổ kho, báo cáo kho, báo cáo vượt/dưới định mức,…

Như vậy, quy trình quản lý kho hàng hoá như thế nào để đạt hiệu quả nhất đã được ALS trình bày trong bài viết trên. Bạn đọc cần thêm thông tin về chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp ALS để được hỗ trợ nhanh chóng.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn