Hiện nay cùng với sự phát triển của các ngành công nghiệp, các công ty và doanh nghiệp thường có nhu cầu xây dựng kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu để thuận tiện hơn trong việc bảo quản, tra cứu tài liệu khi cần thiết. Bởi trong thực tế các tài liệu theo từng hạng mục vô cùng nhiều và không có thời gian lưu trữ cụ thể. Hãy cùng ALS tìm hiểu thông tin về đặc điểm của kho lưu trữ hồ sơ cũng như dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu tại bài viết sau đây.

Đặc điểm của kho lưu trữ hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp

Đối với mỗi một doanh nghiệp, công ty nằm trong quy mô vừa và lớn đều có số lượng tài liệu, hồ sơ nhất định cần phải được lưu trữ. Chính vì vậy mà việc sử dụng các loại kho tài liệu riêng biệt nhằm tối ưu không gian khi sắp xếp, giảm bớt gánh nặng lưu trữ vô cùng cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Kho tài liệu được sử dụng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của một doanh nghiệp thường có những đặc điểm như sau:

  • Diện tích cần được đảm bảo đủ cho việc lưu trữ số lượng tài liệu liên quan.
  • Kho tài liệu thường được ưu tiên đặt ở vị trí trung tâm, gần các cửa ngõ và khu vực thuận tiện cho việc di chuyển khi có việc cần của các công ty, doanh nghiệp.
  • Một kho lưu trữ tài liệu lớn có thể chia thành từng kho nhỏ để phân loại hồ sơ, tài liệu với từng chức năng riêng biệt.
  • Cần phải chú ý đến các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng nhằm đảm bảo tối đa tài liệu không gặp tình trạng ẩm mốc, hư hại.
  • Kho tài liệu cần trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy theo quy định.
  • Lối đi của kho lưu trữ cần được thiết kế rộng rãi, khoảng cách giữa các kệ dao động từ 0.7- 0.8m, lối đi chính trong nhà kho từ 1.2-1.5m.

Những quy định về kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệp

Đối với việc xây dựng và quản lý kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giấy tờ cho doanh nghiệp cần phải tuân thủ một số những quy định dưới đây:

  • Người quản lý và nhân viên dưới quyền quản lý kho cần phải giữ thái độ trung thực, chuyên nghiệp, lịch sự, tuân thủ nguyên tắc làm việc trong kho.
  • Tuân thủ các quy định về việc xuất nhập khẩu tài liệu do quản lý đã đề ra.
  • Kiểm tra định kỳ với những tài liệu mật của công ty nhằm đảm bảo hồ sơ trong kho luôn ở trong trạng thái tốt nhất, không gặp vấn đề hư hại do tác động của ngoại cảnh.
  • Việc quản lý và xuất nhập giấy tờ của công ty cần phải có chữ ký xác nhận của người quản lý kho và người chịu trách nhiệm lấy giấy tờ.
  • Đối với tài liệu trong kho cần phải sắp xếp đúng trình tự, khoa học theo từng hạng mục.

Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu, giấy tờ uy tín tại ALS

ALS tự hào là đơn vị hàng đầu được doanh nghiệp tin tưởng sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ với những ưu điểm sau:

  • Vị trí kho lưu trữ hết sức thuận tiện, chỉ cách trung tâm nội thành 30-45’ di chuyển xe.
  • Cung cấp nhiều hình thức thuê kho linh hoạt như ngắn hạn, dài hạn, thuê theo diện tích, pallet.
  • Môi trường bảo quản tối ưu với nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm phù hợp theo tiêu chuẩn quốc tế.
  • Chi phí thuê kho hợp lý, linh hoạt, cạnh tranh so với những đối thủ cùng ngành.
  • Hệ thống kho hiện đại, chuyên nghiệp với trang thiết bị tân tiến, hệ thống kho tiêu chuẩn được kiểm tra định kỳ.
  • Đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, tận tâm trong việc giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng trong việc cung cấp dịch vụ.

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc thông tin về kho lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn thêm về dịch vụ, hãy liên hệ ngay với ALS để được hỗ trợ.

Link tham khảo: https://als.com.vn/dich-vu/he-thong-kho-tai-lieu

RELATED ARTICLESMORE FROM AUTHOR