Ở bất kỳ đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp nào, việc lưu trữ tài liệu, hàng hoá cũng rất cần thiết. Hiểu một cách đơn giản, đơn vị nào cũng cần phải có kho lưu trữ. Vậy kho lưu trữ là gì, có bao nhiêu loại kho lưu trữ? Ngay sau đây, hãy cùng ALS tìm hiểu chi tiết.
1. Kho lưu trữ là gì?
Kho lưu trữ là một khái niệm mô tả khu vực hoặc hệ thống được thiết kế để đặt và duy trì thông tin, dữ liệu, hàng hóa, sản phẩm… nhằm phục vụ các nhu cầu của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Tùy thuộc vào hình thức tổ chức, kho lưu trữ có thể được thiết lập dưới dạng trực tuyến (kho số hóa) hoặc ngoại tuyến (kho vật lý).
Với kho lưu trữ online, kho lưu trữ trở thành một nơi trực quan trên mạng internet, cho phép lưu trữ, quản lý và truy cập thông tin từ bất kỳ nơi nào có kết nối mạng. Đây thường là cách hiệu quả để chia sẻ thông tin, tạo điều kiện cho làm việc cộng tác và tiếp cận dễ dàng.
Kho lưu trữ offline thường tồn tại dưới dạng các không gian vật lý như kho hàng, tủ hồ sơ. Đây là cách để bảo quản thông tin một cách riêng tư và không phụ thuộc vào mạng internet.
2. Các hình thức của kho lưu trữ
2.1 Kho lưu trữ online
Kho lưu trữ trực tuyến là một dạng kho được tạo và quản lý trên môi trường số hóa. Nó thường chứa các dữ liệu đã được số hóa như file, tệp tin, văn bản và có định dạng như jpg, pdf, doc và nhiều định dạng khác. Việc sử dụng kho lưu trữ trực tuyến giúp cá nhân và doanh nghiệp lưu trữ một lượng lớn dữ liệu mà không cần sử dụng không gian lưu trữ vật lý. Hơn nữa, việc tra cứu và tìm kiếm thông tin trong kho lưu trữ trực tuyến dễ dàng hơn, giúp tối ưu hóa năng suất làm việc.
Thay vì mất thời gian trong việc tìm kiếm giấy tờ trong văn phòng, kho lưu trữ trực tuyến cho phép người dùng nhập từ khóa tìm kiếm và nhấn chuột để có kết quả ngay lập tức.
2.2 Kho lưu trữ vật lý
Kho lưu trữ vật lý là một dạng kho lưu trữ truyền thống, được sử dụng để lưu trữ các “hàng hóa” dưới dạng vật lý. Những “hàng hóa” này có thể là tài liệu, văn bản, và cả các sản phẩm trong hoạt động kinh doanh.
Hiện nay, các đơn vị thường sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng hoá vì không gian tại văn phòng chật hẹp. Sử dụng dịch vụ kho lưu trữ giúp giải phóng không gian trong văn phòng cá nhân hoặc doanh nghiệp. Ngoài ra còn giúp quản lý hàng hóa hiệu quả. Thậm chí, những kho lưu trữ này có thể được sử dụng như các trung tâm phân phối hoặc sản xuất, tùy thuộc vào nhu cầu của từng tổ chức.
Việc lựa chọn giữa kho lưu trữ trực tuyến và vật lý sẽ phụ thuộc vào yêu cầu, quy mô và mục tiêu của từng cá nhân hoặc doanh nghiệp.
3. Quy định về kho lưu trữ tài liệu, hàng hoá
Thông tư 09/2007/TT-BNV về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng đã nêu rõ những quy định về kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ, hàng hóa. Cụ thể như sau:
Về địa điểm kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ:
- Kho lưu trữ cần được đặt tại vị trí có nền cao, khả năng thoát nước nhanh và địa chất ổn định. Tránh nguy cơ đập nước và thiệt hại cho tài liệu khi xảy ra lũ lụt hoặc ngập úng.
- Vị trí kho lưu trữ cần thuận lợi về giao thông để dễ dàng tiếp cận. Như vậy, việc việc vận chuyển, đưa và lấy tài liệu, hàng hoá cũng thuận tiện, tiết kiệm chi phí.
- Hạn chế đặt kho lưu trữ gần các khu vực có nguy cơ ô nhiễm hoặc nguy cơ cháy nổ để đảm bảo an toàn cho tài liệu.
- Địa điểm lưu trữ nên có đất dự phòng để mở rộng kho khi cần thiết.
Tính an toàn của hệ thống kho:
- Kho lưu trữ cần đảm bảo tính bền vững và khả năng bảo quản tốt cho tài liệu hồ sơ. Môi trường lưu kho lý tưởng để tài liệu, hàng hoá không bị ảnh hưởng bởi độ ẩm cao, nhiệt độ quá thấp hoặc quá cao.
- Các biện pháp bảo vệ chống ẩm mốc, ổn định nhiệt độ và độ ẩm. Bên cạnh đó cần trang bị hệ thống an ninh, hệ thống cháy nổ đầy đủ để đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Thiết kế hợp lý:
- Kho lưu trữ cần được thiết kế hợp lý và khoa học để đảm bảo có khả năng lưu trữ đa dạng các loại hình tài liệu, hàng hoá khác nhau.
- Các tủ, kệ, hộp… phải bố trí hợp lý để quản lý, sắp xếp và truy cập thuận tiện.
4. Hệ thống kho lưu trữ chuyên nghiệp tại ALS
ALS tự hào là một trong những nhà cung cấp hàng đầu về dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tại miền Bắc Việt Nam. Với hệ thống kho hàng tiêu chuẩn quốc tế và khối lượng kho hàng lên tới gần 60.000 m2 tại Hà Nội, Bắc Ninh và các tỉnh thành miền Bắc, ALS mang đến sự linh hoạt, an toàn và tiện lợi cho việc lưu trữ và quản lý hàng hoá.
Với hệ thống kho đa vị trí, bạn có hoàn toàn quyền tự do chọn lựa địa điểm kho phù hợp nhất cho mục đích sử dụng của bạn.
- Hàng hoá của khách hàng sẽ được bảo hiểm toàn diện tại kho ALS.
- Hệ thống kho mới, trang thiết bị hiện đại, kết hợp với hệ thống giá kệ Selective – Drive in tiên tiến giúp bạn lưu trữ hàng hoá một cách an toàn và hiệu quả. Và đặc biệt, giá thuê kho chỉ từ 150.000 VNĐ/m3/tháng.
- ALS quản lý hàng hoá theo tiêu chuẩn quốc tế. Hệ thống an toàn và bảo mật được đảm bảo, kết hợp với giám sát 24/24 để bảo vệ tốt nhất cho hàng hoá.
- ALS cung cấp các hình thức thuê kho linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu.
- ….
Mong rằng những thông tin ALS chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ hơn kho lưu trữ là gì. Khách hàng có nhu cầu thuê kho, vui lòng liên hệ trực tiếp với ALS qua hotline để được tư vấn nhanh chóng nhất.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn