Việc sử dụng các kho lưu trữ tài liệu chuyên biệt sẽ giúp các khách hàng, doanh nghiệp, tập đoàn lớn nhỏ có thể giải phóng bớt những “gánh nặng lưu trữ”, tối ưu không gian không hữu ích và nhẹ nhàng hơn trong công tác truy vấn và sắp xếp các văn bản, giấy tờ phục vụ công việc. Tuy là vậy nhưng để hiểu rõ về dịch vụ này không phải ai cũng hiểu rõ, vậy hãy cùng Dịch vụ kho vận điểm qua về kho lưu trữ tài liệu là gì cùng những vấn đề liên quan đến dịch vụ này ngay dưới bài viết này nhé!
Và để hiểu rõ hơn về hoạt động này hãy bắt đầu tìm hiểu từ những khái niệm cơ bản nhất về kho lưu trữ tài liệu là gì để từ đó mọi người mới nắm vững được những thông tin có liên quan.
1. Khái niệm kho lưu trữ tài liệu là gì?
Kho lưu trữ tài liệu chính là một dạng kho được sử dụng với mục đích lưu trữ các loại giấy tờ, văn bản, hỗ sơ, … tại những nơi có vị trí đảm bảo, đầy đủ điều kiện theo đúng tiêu chuẩn của Cục văn thư lưu trữ Quốc gia.
Tại thị trường Việt Nam, hoạt động này có lẽ khá mới mẻ nhưng không phải không có mà thậm chí càng ngày dịch vụ này tăng nhanh chóng về nhu cầu do đó sự xuất hiện của ngày càng nhiều những đơn vị có những kho lưu trữ tài liệu chất lượng tối ưu. Với vị trí ở trung tâm hoặc khu vực cửa ngõ tại các thành phố lớn khiến cho các kho lưu trữ tài liệu có thể dễ dàng kết nối cũng như đáp ứng nhanh chóng thao tác truy vấn, tìm kiếm, vận chuyển tài liệu khi có yêu cầu của các khách hàng, tổ chức, doanh nghiệp khác nhau.
2. Ưu điểm nổi bật khi sử dụng kho lưu trữ tài liệu là gì?
Những ưu điểm nổi bật khi sử dụng kho lưu trữ tài liệu là gì?
- Giải phóng diện tích: sử dụng kho lưu trữ tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân dễ dàng giải phóng không gian hiệu quả, giúp tăng diện tích để tập trung vào những mục đích sử dụng khác như sản xuất hay kinh doanh hiệu quả.
- Tiết kiệm được thời gian, nhân lực: nhờ kho lưu trữ tài liệu sẽ giúp việc sắp xếp, trích lục, quản lý, tìm kiếm, … tài liệu lưu trữ được diễn ra nhanh chóng, đúng yêu cầu, quy trình khai thác riêng biệt.
- Đảm bảo sự an toàn, bảo mật, dễ dàng truy xuất: kho lưu trữ tài liệu sẽ quản lý được hệ thống, chi tiết rõ ràng giúp các nhân, tổ chức, doanh nghiệp tìm được tài liệu nhanh chóng và không lo lắng về mối mọt, ẩm mốc, hư hại, mất mát tài liệu quan trọng.
3. ALS – đơn vị cung cấp dịch vụ kho lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp, uy tín
Với nhu cầu sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ tài liệu ngày càng gia tăng nhanh chóng, sự xuất hiện của những địa chỉ về hoạt động này ngày càng nhiều trong đó ALS vẫn là một đơn vị được đánh giá cao về chất lượng, chuyên nghiệp và uy tín nhất trên thị trường hiện nay.
- Kho lưu trữ tài liệu tại ALS luôn đảm bảo các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, … luôn được đóng gói, sắp xếp theo những quy trình riêng biệt giúp tài liệu lưu trữ không lo lắng về vấn đề như nhiệt độ cao, thấp, độ ẩm hay hiện tượng ẩm mốc, mủn hay dễ hư hỏng.
- ALS đảm bảo hệ thống thông gió do đó không khí được lưu thông cùng hệ thống phòng cháy chữa cháy nhằm dễ dàng phát hiện bất kỳ những vấn đề xấu có thể xảy ra, an toàn cho tài liệu khi lưu trữ tại kho ALS.
- Kho lưu trữ tài liệu tại ALS luôn được diệt côn trùng và xử lý mối mọt định kỳ
- Cùng với hệ thống camera giám sát 24/24, cả phía trong và phía ngoài kho lưu trữ nên đảm bảo được an toàn tối ưu nhất.
- Giá cả khi sử dụng kho lưu trữ tài liệu tại ALS luôn có mức giá hợp lý, có sự cạnh tranh đi kèm chế độ bảo hành, hợp đồng đầy đủ.
Hy vọng những thông tin về kho lưu trữ tài liệu là gì cũng như những ưu điểm nổi bật của dịch vụ này tại ALS sẽ giúp khách hàng tìm được đơn vị tốt nhất. Nếu có nhu cầu vui lòng liên hệ ALS để được tư vấn nhanh chóng.
