Kiểm soát chất lượng kho hàng là phương pháp giám sát, đánh giá chất lượng và cách thức hoạt động của kho hàng. Kho hàng sẽ được giám sát theo những tiêu chuẩn nhất định nhằm giúp các doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, cải thiện chất lượng, tiết kiệm chi phí từ đó gia tăng doanh thu cho quá trình kinh doanh. Sau đây chúng ta sẽ cùng Dichvukhovan.vn tìm hiểu chi tiết hơn về công việc kiểm soát chất lượng kho hàng và quy trình thực hiện.
Khái niệm kiểm soát chất lượng kho hàng và đảm bảo chất lượng kho
Đây là hai thuật ngữ phổ biến đều chỉ về việc đo lường hiệu quả của các quy trình, hoạt động trong kho và thường được thay thế cho nhau. Tuy nhiên, giữa chúng vẫn có sự khác biệt cụ thể như việc kiểm soát chất lượng hàng hóa sẽ tập trung vào việc đo lường hiệu suất từ lô này sang lô khác. Còn đảm bảo chất lượng kho sẽ có quy mô nhỏ hơn tập trung ở cấp độ sản phẩm riêng lẻ. Do đó, bạn cần nắm rõ sự khác nhau giữ hai khái niệm này.
Ai là người chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng trong kho?
Người quản lý kho hàng sẽ có trách nhiệm trong việc kiểm soát chất lượng và tham gia vào từng bước của quy trình. Tuy nhiên, ở hầu hết các nhà kho hiện nay thì một số nhân viên sẽ được giao trách nhiệm cụ thể liên quan đến việc kiểm soát chất lượng, ví dụ:
Tham khảo thêm: Kho ngoại quan tại ALS
- Bộ phận tiếp nhận kiểm tra hàng hóa, thiết bị trước khi nhập kho. Họ sẽ tìm kiếm để kịp thời phát hiện các hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển và xác định mặt hàng nào cần được thay thế hoặc sửa chữa. Nếu như sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc bảo quản thì sẽ phải trả lại cho nhà sản xuất hay nhà cung cấp kiểm tra trước khi bán ra thị trường.
- Công nhân trên một dây chuyền lắp ráp sẽ sử dụng kỹ thuật kiểm tra trực quan để kiểm tra khu vực làm việc của họ có khiếm khuyết hay trục trặc gì về máy móc hoặc công cụ hay không để kịp thời báo cáo hư hỏng và có phương án điều chỉnh thích hợp.
Cách thực hiện quy trình kiểm soát chất lượng kho hàng
Quy trình kiểm soát chất lượng kho hàng có thể được thực hiện theo nhiều cách. Để thiết lập một quy trình kiểm soát kho hàng thành công và cách quản lý hiệu quả thì trước hết bạn cần thuê hoặc chỉ định các thành viên toàn thời gian trong nhóm kiểm soát chất lượng chịu trách nhiệm về việc kiểm tra chất lượng sản phẩm, phân tích tốc độ thực hiện đơn hàng, xem xét quy trình vận chuyển cũng như đảm bảo rằng tất cả những việc này phối hợp với nhau một các hiệu quả.
Tiếp theo, bạn nên tận dụng nhiều công nghệ nhất có thể như sử dụng thêm các hệ thống và phần mềm tự động như Extensiv 3PL Warehouse Manager giúp hợp lý hóa từng bước trong quy trình vận hành kho và quy trình làm việc của bạn. Điều này giúp nhân sự của bạn không cần phải dành thời gian thủ công cho việc nhập dữ liệu và kiểm tra lỗi. Sau đây là các điều cần xem xét trong việc thực hiện quá trình kiểm soát chất lượng kho hàng:
- Kiểm tra các pallet: Tìm kiếm những tấm pallet không đồng đều, bị hỏng, tách lớp hoặc hư hỏng do độ ẩm. Trong trường hợp pallet bị hư thì bạn nên báo ngay cho người quản lý để họ có phương án xử lý kịp thời.
- Kiểm tra các mặt hàng trên mỗi pallet: Bạn cần kiểm tra các sản phẩm trên pallet có bị hư hỏng hay khuyết tật không. Nếu như bạn phát hiện một mặt hàng trên pallet có vấn đề thì hãy loại bỏ mặt hàng đó khỏi lô hàng và gửi hoặc báo lại cho nhà cung cấp trước khi vận chuyển lại. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy bất cứ lỗi hư hỏng nào, bạn hãy đặt các mặt hàng trở lại pallet trước khi chuyển sang mặt hàng khác.
- Bên cạnh đó, đảm bảo rằng tất cả các hộp đều được dán nhãn phù hợp với nội dung mô tả và SKU (đơn vị giữ hàng).
Qua những điều vừa chia sẻ hi vọng bạn đọc đã có cái nhìn tổng quát về việc kiểm soát chất lượng kho hàng và cách thực hiện quy trình này.
