Làm thế nào để sử dụng dịch vụ lưu kho hàng hóa một cách hiệu quả?
Hãy tham khảo ngay bài viết được tổng hợp từ kinh nghiệm sử dụng kho bãi và lưu giữ hàng hóa thực tế của hơn 200 doanh nghiệp sau đây. Chắc chắn bạn sẽ tìm thấy được những Tip hiệu quả cho bản thân cá nhân/doanh nghiệp mình.
1. Lưu kho là gì?
Trước khi tìm hiểu những hướng dẫn sử dụng dịch vụ kho bãi trong Logistics, chúng ta cần hiểu rõ lưu kho là sao và chi phí lưu kho được tính như thế nào?
Hiểu một cách đơn giản, dịch vụ lưu kho là dịch vụ hỗ trợ, giúp khách hàng bảo quản, lưu trữ sản phẩm/hàng hóa phục vụ cho công tác phân phối, dùng trong nội bộ hay sản xuất hoặc kinh doanh.
Ví dụ: chúng ta có thể sử dụng lưu kho hồ sơ, lưu kho hàng hóa hay lưu kho chờ vận chuyển cho đối tác hoặc khách hàng của mình.
Lưu kho ở đây thường gắn liền với thời hạn về thời gian và chi phí lưu kho cũng dựa trên mốc thời gian để tính cước (tính theo ngày).
Chi phí sử dụng dịch vụ lưu kho hàng hóa đã bao gồm: vị trí lưu kho, nhân sự quản lý sắp xếp, chi phí điện nước cùng một số chi phí khác có liên quan để đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn và chất lượng.
2. Những điểm cần lưu ý để sử dụng dịch vụ lưu kho hiệu quả hơn?
Dưới đây là những hướng dẫn được tổng hợp từ chia sẻ thực tế từ hơn 200 doanh nghiệp khi sử dụng các dịch vụ lưu kho hàng hóa.
* Tận dụng tối đa thời gian lưu kho miễn phí
Thông thường, mỗi đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi/kho hàng lưu trữ đều có quy định về thời gian lưu kho miễn phí.
Điều này có nghĩa là, cước phí chỉ được tính khi hết thời gian lưu kho miễn phí.
Để thu hút khách hàng, nhiều doanh nghiệp tung ra những gói hỗ trợ lưu kho hết sức hấp dẫn như: miễn phí 1 tuần, 2 tuần hay thậm chí miễn phí lưu kho cả tháng (tất nhiên là kèm theo điều kiện hợp đồng trong khoảng bao thời gian trở lên).
Hãy tận dụng tối đa khoảng thời gian này để tiến hành ký kết hợp đồng với đối tác cung ứng dịch vụ lưu kho hàng hóa.
Bạn nên tập trung gom và dồn dịch hàng lưu trữ khi có được chương trình tốt để giảm thiểu chi phí ban đầu nhất cho cá nhân/tổ chức mình.
* Lựa chọn những kho có hạ tầng cơ sở vật chất tốt
Có một lời khuyên khi sử dụng dịch vụ lưu kho là “ĐỪNG NÊN THAM RẺ”.
Ở Việt Nam, chất lượng và giá cả luôn có sự song hành. Chúng ta đừng kỳ vọng vào việc muốn một giải pháp hoàn hảo nhưng mức giá thì lại quá tiết kiệm.
Hãy đến trực tiếp các kho mà bạn đang tham khảo, kiểm tra hạ tầng cơ sở vật chất trong kho, quy trình khai thác để đảm bảo giá trị dịch vụ nhận được xứng đáng với số tiền bỏ ra.
Bạn không nên chọn một đối tác đơn thuần chỉ vì giá lưu kho rẻ nhất, hãy chọn một đối tác có giá lưu kho phù hợp nhất bởi quan trọng là hàng của bạn được đảm bảo an toàn và chất lượng. Giá trị đơn hàng của bạn cao hơn gấp rất nhiều lần chi phí thuê kho mà bạn bỏ ra.
* Tận dụng khoảng chênh nhiệt độ
Một gợi ý khá hay mà các bạn nên tham khảo!
Tham khảo dịch vụ kho vận tại ALS
Ở Việt Nam, đặc biệt là khu vực miền Bắc, các mùa có sự phân hóa khá rõ rệt về nhiệt độ. Mùa hè nóng, mùa đông lạnh, mùa xuân và mua thu mát mẻ.
Bạn có thể lợi dụng sự cách biệt về nhiệt độ để tối ưu loại hình kho mà mình sử dụng để tối ưu chi phí. Cụ thể ở đây là chi phí lưu kho hàng thường sẽ tiết kiệm hơn chi phí lưu kho lạnh, kho mát (do cần hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm khác nhau).
Một mặt hàng bình thường ở kho mát, nếu trong điều kiện mùa đông ở miền Bắc Việt Nam có thể tham khảo lưu trữ ở các kho thường (nếu vẫn đáp ứng được yêu cầu).
Ngoài ra, ở một số kho hàng, các đối tác thường thiết kế các loại kho hàng theo dạng lớp. Các kho sẽ đi từ kho thường lên kho mát rồi đến kho lạnh, kho đông. Bạn có thể lựa chọn những vị trí kho ở điểm chuyển giao giữa các mức nhiệt độ (nếu có).
Chi phí mà bạn phải trả chắc chắn tiết kiệm được hơn rất nhiều.
* Chọn những kho ở vị trí phù hợp với văn phòng hoạt động
Khoảng cách từ kho đến vị trí bạn làm việc là điều mà bạn luôn cần xem xét.
Nhiều trường hợp, bạn có thể phát sinh những nhu cầu nhỏ như: lấy 1 mã sản phẩm lẻ để làm mẫu cho khách, hay muốn qua kiểm tra hàng hóa trong kho, … mà kho ở quá xa cũng sẽ hơi bất tiện. Nếu sử dụng dịch vụ thì thủ tục hay chi phí dùng cũng không đáng.
Một kho ngay gần chỗ bạn làm việc, dễ di chuyển tạo cảm giác an tâm hơn cho bạn. Công việc quản lý và kiểm soát hàng hóa của bạn cũng sẽ dễ dàng thực hiện hơn.
* Xem xét đến các dịch vụ hỗ trợ đi kèm, bảo hiểm
Đồng ý rằng dịch vụ lưu kho là chính yếu nhưng bạn nên cân nhắc cả các dịch vụ đi kèm và bảo hiểm hàng hóa.
Sẽ hơi bất tiện nếu bạn lưu kho ở một nơi nhưng lại chạy vạy đi tìm một nhà cung cấp ở nơi khác đến kho vận chuyển, sắp xếp, bốc dỡ hàng hóa. Thay vào đó, đối tác cung cấp dịch vụ kho lưu trữ nên có những dịch vụ hỗ trợ như vậy để hoàn thiện chuỗi cung ứng của mình. Điều này khiến khách hàng như bạn cảm thấy thoải mái và tiện lợi hơn.
Ngoài ra, trong quá trình hợp tác, bạn cũng nên hỏi kỹ về chế độ bảo hiểm cho hàng hóa để đề phòng các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
Hy vọng những kinh nghiệm thực tế trên đây sẽ giúp bạn sử dụng các dịch vụ lưu kho hàng hóa một cách hiệu quả hơn. Nếu bạn cần tư vấn thêm về các dịch vụ này, hãy liên hệ với chúng tôi đễ được hỗ trợ tư vấn chính xác nhất.
