Có thể nói, kho tài liệu là lựa chọn “thông minh hơn” dành cho doanh nghiệp trong bối cảnh chi phí dành cho các văn phòng đang tăng cao. Bên cạnh đó, việc sử dụng kho tài liệu còn giúp công tác lưu trữ, quản lý và truy xuất giấy tờ, hồ sơ được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả hơn.
1. Tại sao nên sử dụng kho lưu trữ tài liệu riêng?
Hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều lựa chọn phương án lưu trữ hồ sơ, giấy tờ ngay tại văn phòng làm việc.
Nếu trong thời gian ngắn và số lượng ít, việc này có thể không gây ra bất tiện nào cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo thời gian, số lượng hồ sơ, giấy tờ cần lưu lại tăng cao thì việc lưu trữ tài liệu ngay tại doanh nghiệp sẽ làm giảm đi diện tích văn phòng mà doanh nghiệp có thể sử dụng.
Theo thống kê, để lưu trữ tài liệu trong vòng 1 năm, các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường tốn ít nhất khoảng từ 10 – 20m2 văn phòng. Với diện tích đó, chúng ta hoàn toàn có thể tận dụng để làm việc, mở rộng khu vực bán hàng, kinh doanh, gia tăng thêm lợi nhuận thay vì để giữ diện tích đó để lưu trữ, tạo thêm chi phí cố định (Lượng diện tích dùng để lưu trữ sẽ tăng theo thời gian, kéo theo đó là sự gia tăng về chi phí).
Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp đều thực hiện theo quy trình đơn giản. Các điều kiện bảo quản không đảm bảo theo tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm. Chính vì vậy, các hồ sơ, giấy tờ lưu trữ thường có dấu hiệu xuống cấp, kém chất lượng.
Hãy thử tưởng tượng, sẽ ra sao nếu như các giấy tờ quan trọng bị hủy hoại, ố, không nhìn được thông tin,… Điều này sẽ khiến chúng ta mất nhiều thời gian cho việc khôi phục, cấp lại để đảm bảo thực hiện các công tác hành chính có liên quan.
Từ những yếu tố trên, xét về tính bền vững, việc sử dụng hay thuê một kho tài liệu riêng sẽ là giải pháp tối ưu hơn dành cho doanh nghiệp.
2. Những ưu điểm khi thuê kho lưu trữ tài liệu riêng dành cho doanh nghiệp?
Nếu để tóm gọn những ưu điểm của việc thuê kho lưu trữ tài liệu, chúng ta có thể sử dụng ba từ đó là: Tiết kiệm – Tiện lợi – An toàn.
– Tiết kiệm: Nếu xét theo yếu tố chi phí thì chi phí thuê kho tài liệu bên ngoài sẽ rẻ hơn gấp 10 lần so với chi phí tính theo diện tích văn phòng (m2) của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có khả năng mở rộng hơn mô hình kinh doanh, doanh thu khi tối ưu được diện tích sử dụng.
– Tiện lợi: Các tài liệu giấy tờ được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học. Thay vì phải lục, bới tìm kiếm từng đống hồ sơ tài liệu, bạn chỉ cần đưa yêu cầu về loại hồ sơ mà mình cần lấy và truy vấn, nhà cung cấp dịch vụ kho tài liệu sẽ dựa theo mã code vị trí bảo quản để tìm kiếm và gửi tới bạn. Ngoài ra, các kho tài liệu cũng thường đặt ở các vị trí thuận tiện, dễ dàng vận chuyển nhanh chóng hồ sơ, giấy tờ cho doanh nghiệp khi có yêu cầu.
– An toàn: Các kho lưu trữ tài liệu đều được xây dựng theo tiêu chuẩn riêng. Bạn hoàn toàn có thể an tâm khi lưu trữ hồ sơ, giấy tờ tại đây bởi điều kiện bảo quản luôn được kiểm soát tối ưu. Ngoài ra, tài liệu luôn được đảm bảo tính bảo mật cao nhất.
3. Đối tác cung ứng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu tại Hà Nội?
Hà Nội là một trong hai thị trường có nền kinh tế lớn nhất cả nước. Số lượng các doanh nghiệp/tổ chức đặt văn phòng hoạt động tại đây luôn thuộc Top đầu. Do vậy, nhu cầu về việc thuê các kho lưu trữ tài liệu tại Hà Nội luôn lớn hơn bao giờ hết.
Để lựa chọn được một đối tác cho thuê Hà Nội uy tín để lưu trữ hồ sơ, tài liệu cần xem xét trên các yếu tố sau:
– Uy tín thương hiệu: bạn nên lựa chọn các đối tác đã đã có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cho thuê kho tài liệu. Những đối tác này luôn biết bạn cần gì và phải thực hiện như thế nào để tối ưu cách lưu trữ hồ sơ, giấy tờ cho doanh nghiệp.
– Điều kiện về cơ sở vật chất: đây là yếu tố cơ bản nhưng vô cùng quan trọng. Bởi, nó quyết định tới chất lượng bảo quản và lưu trữ tài liệu. Bạn nên kiểm tra về hệ thống giá kệ được trang bị, các điều kiện về hệ thống làm mát, thông gió, điều hòa, hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, hệ thống an ninh hay các giấy phép về phòng cháy chữa cháy, …
– Vị trí kho tài liệu: bạn nên cân nhắc về vị trí các kho tài liệu của đối tác cung cấp. Việc này sẽ ảnh hưởng đến việc truy xuất tài liệu khi cần của doanh nghiệp. Nếu được, bạn nên lựa chọn các đối tác có các kho tài liệu ở trung tâm, gần doanh nghiệp, thuận tiện cho việc di chuyển, truy xuất hồ sơ, giấy tờ ngay khi có yêu cầu.
– Những ưu đãi hỗ trợ doanh nghiệp: đây là những yếu tố gia tăng mà bạn có thể cân nhắc khi lựa chọn. Một số yếu tố mà bạn có thể tham khảo như: ưu đãi về thời gian lưu kho miễn phí, các dịch vụ hỗ trợ: vận chuyển, sắp xếp, bốc xếp, …
Hy vọng với những phân tích dịch vụ kho vận trên sẽ giúp bạn “tỏ tường” hơn khi lựa chọn một đối tác cung cấp dịch vụ kho tài liệu cho mình.
