Công việc kiểm toán liên quan đến rất nhiều loại hồ sơ và giấy tờ. Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán đòi hỏi tuân theo nhiều quy định khác nhau và không đơn giản. Vậy bạn đã nắm rõ được các quy định liên quan đến lưu hồ sơ kiểm toán chưa?
Nếu chưa, hãy theo dõi các thông tin liên quan đến quy định lưu hồ sơ kiểm toán được ALS tổng hợp chi tiết ngay sau đây.
1. Các thông tin chung về hồ sơ kiểm toán
1.1. Hồ sơ kiểm toán là gì? Tại sao phải lưu hồ sơ kiểm toán?
Hồ sơ kiểm toán là bộ tài liệu mà kiểm toán viên thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ để thể hiện quá trình làm việc của kiểm toán viên. Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh hoạt động kiểm toán đã diễn ra và lưu giữ bằng chứng trong trường hợp xảy ra các tranh chấp hoặc sự cố về hợp đồng kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có thể bao gồm giấy tờ, file máy tính, phim ảnh hoặc các phương tiện khác phù hợp với quy định pháp luật.
Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán rất quan trọng. Nó phục vụ cho các cuộc thanh tra, kiểm tra của các tổ chức và cơ quan nhà nước. Nếu doanh nghiệp không lưu trữ hồ sơ kiểm toán đầy đủ và đúng cách, họ có thể phải đối mặt với những vấn đề pháp lý và tài chính nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần có phương án lưu trữ các hồ sơ này một cách khoa học.
1.2. Hồ sơ kiểm toán gồm những gì?
Hồ sơ kiểm toán đa dạng nhiều loại. Tuỳ thuộc vào hoạt động của doanh nghiệp mà các kiểm toán viên sẽ có yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên, những loại giấy tờ cần có bao gồm:
Dưới đây là những loại giấy tờ – tài liệu cần có trong hồ sơ kiểm toán:
- Quyết định về hoạt động kiểm toán;
- Báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo tài chính được kiểm toán;
- Bản kế hoạch kiểm toán tổng quan/chi tiết;
- Bản giải trình của nơi được kiểm toán
- Nhật ký làm việc của kiểm toán viên/tổ kiểm toán
- Biên bản xác nhận về hoạt động kiểm toán
- Biên bản xác nhận về số liệu cũng như tình hình kiểm toán của kiểm toán viên
- Báo cáo kiểm toán
- Các hồ sơ tài liệu khác liên quan về hoạt động kiểm toán
2. Quy định thời gian lưu hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bao nhiêu năm là thắc mắc của nhiều người làm việc trong lĩnh vực này. Thực tế quy định thời gian lưu hồ sơ kiểm toán được đề cập rất rõ trong trong các văn bản quy phạm pháp luật, cụ thể là Luật kiểm toán độc lập của Quốc hội ban hành năm 2011.
Theo đó, điều 50 quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kiểm toán nêu rõ:
- Tính từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán thì trong thời hạn 12 tháng phải đưa hồ sơ kiểm toán vào bảo quản một cách đầy đủ.
- Thời hạn lưu hồ sơ kiểm toán tối thiểu phải là 10 năm.
- Thời gian 10 năm không phải ngắn, lượng hồ sơ vì thế sẽ bị cộng dồn rất lớn. Như vậy, các đơn vị kiểm toán cần hết sức lưu ý về thời gian lưu hồ sơ kiểm toán để lựa chọn phương thức và quy trình lưu trữ phù hợp, từ đó tiết kiệm chi phí cũng như tạo sự thuận lợi nhất.
3. Những quy định khác về lưu hồ sơ kiểm toán
Ngoài thời gian lưu trữ, còn một số quy định khác cần lưu ý nhằm đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của quá trình lưu trữ như sau:
- Việc phân loại hồ sơ kiểm toán phải căn cứ vào Quy định danh mục hồ sơ, chế độ bảo quản, bảo lưu, sử dụng, khai thác, tiêu hủy các loại hồ sơ kiểm toán phải tuân theo quy định của Tổng kiểm toán nhà nước.
- Vì hồ sơ kiểm toán rất quan trọng nên khi cho dịch vụ lưu trữ hồ sơ phải hết sức cẩn thận. Chỉ lựa chọn những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm và cam kết tiêu hủy an toàn sau khi hết thời hạn lưu trữ.
- Ngoài các hồ sơ kiểm toán nêu trên, các kiểm toán viên có thể sẽ thu thập thêm các tài liệu khác như: Giấy Đăng ký kinh doanh, thông tin tình hình tài chính, một số thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ,…
4. Sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại kho tài liệu
Hiện nay, các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ thay vì tự lưu tại doanh nghiệp. Vì có rất nhiều doanh nghiệp không có điều kiện về diện tích. Hơn nữa, tự lưu trữ đòi hỏi phải có nhân sự chuyên phụ trách.
ALS cung cấp dịch vụ cho thuê kho tài liệu với độ bảo mật, an toàn và dịch vụ tốt nhất:
- Hệ thống kho tài liệu rộng, có ở nhiều địa điểm khác nhau. Hệ thống kho mới, được trang bị các giá kệ tiêu chuẩn, xử lý chống mốc, mối mọt định kỳ.
- Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể thuê kho linh hoạt theo ô, kệ, pallet, ngắn hoặc dài hạn đều được.
- Cam kết tài liệu, thông tin lưu trữ của khách hàng được bảo mật tuyệt đối với hệ thống quản lý giám sát chuyên nghiệp.
- Việc truy xuất, trích xuất tài liệu nhanh chóng với phần mềm INFO.
- …
Mong rằng với những chia sẻ vừa rồi của ALS, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về các quy định lưu hồ sơ kiểm toán. Doanh nghiệp có nhu cầu thuê kho tài liệu, liên hệ trực tiếp với ALS qua hotline 1900 3133 để được đội ngũ nhân viên tư vấn, báo giá chi tiết nhất.
