Kho lưu trữ hàng hoá là một trong những mắt xích chính trong chuỗi cung ứng và việc đưa kho vào vận hành trơn chu và chính xác cần đầu tư nguồn lực hợp lý về các khâu nhân lực, cơ sở vật chất, hạ tầng, hệ thống quản lý.
Một kho hàng hoá được đầu tư bài bản và quy hoạch phù hợp sẽ cải thiện được công suất lưu trữ, luân chuyển hàng hoá, đáp ứng nhu cầu khách hàng cũng như điều cốt lõi là gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Vì thế, nếu bạn đang gặp vướng mắc trong việc quản lý, phân bổ nguồn lực cho kho, hãy tham khảo theo những ý kiến từ những doanh nghiệp đầu ngành trong lĩnh vực kho vận để có thể tìm ra được giải pháp tối ưu cho đơn vị của mình.
1. Cách bố trí trong kho
Đánh giá định kỳ về sơ đồ kho
Cho dù bạn có sắp xếp đến mức nào, công suất lưu trữ của kho sẽ chỉ có giới hạn và sản lượng hàng hoá tiếp nhập sẽ tăng đáng kể theo từng năm, vì thế bạn sẽ cần bản thiết kế sơ đồ kho mới hoặc thậm chí là phải đầu tư thêm kho để phân bổ hàng hoá.
Khoảng thời gian tối ưu để đánh giá công suất của kho từ 3 – 5 năm 1 lần, dựa trên tốc độ tăng trưởng sản lượng và doanh thu, nếu các con số tăng hằng năm thì cũng cần khoảng thời gian tương ứng để đánh giá lại.
Hướng đến tối ưu không gian lưu trữ chiều dọc
Khoảng không gian mặt sàn hay chiều ngang sẽ chỉ có giới hạn, nhưng chiều dọc sẽ cung cấp thêm công suất lưu trữ rất lớn. Tất nhiên việc lưu trữ theo chiều dọc sẽ đòi hỏi cách bố trí từng loại mặt hàng hay các thiết bị chuyên dụng phục vụ cho việc nhập/xuất hàng hoá được thuận tiện và an toàn.
Việc không thai thác tối đa không gian lưu trữ trống trong kho có thể được giải quyết dễ dàng bằng hệ thống phân loại giá kệ tuỳ biến theo hướng công nghiệp.
Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý và cải thiện khâu tổ chức kho
Đây có thể không có tác dụng trực tiếp nhưng việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý sẽ giúp các hoạt động sắp xếp, chất hàng, dỡ hàng được tối ưu hơn thông qua việc giám sát về hàng tồn, tình trạng đơn hàng, công việc của nhân viên trong kho.
Xây dựng được quy trình đào tạo chéo, đội ngũ vận hành chéo giúp cải thiện mức độ linh hoạt thích ứng với các vấn đề phát sinh.
2. Tem nhãn hàng hoá
Việc phân loại và dán tem thủ công có thể gây ra rất nhiều sai sót do con người. Để tránh khỏi những sai sót này, việc bạn cần làm là sử dụng hệ thống dán nhãn barcode theo phần mềm để đơn giản hoá và rút ngắn thời gian quét các pallet cũng như loại bỏ các sai sót trong khâu dán nhãn.
Dựa trên những dữ liệu đã, bạn có thể dùng phần mềm lưu trữ thông tin các loại hàng hoá để thay thế cho việc ghi chép thủ công bằng công nghệ barcode tần số vô tuyến (RF Barcode) và Nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID). Mỗi bước tự động hoá sẽ giảm thiểu được một bước quản lý thủ công để thu thập dữ liệu chính xác và kịp thời hơn.
3. Kiểm soát hàng tồn:
Phân loại thành từng hạng mục
Việc phân loại chuẩn xác hàng tồn phục thuộc nhiều vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chính yếu đó là: kích thược, trọng lượng hàng hoá và cả tần suất xuất/nhập hàng. Kết hợp nhiều yếu tố dựa trên tình hình thực tế của kho sẽ giúp đánh giá hiệu quả tất cả hàng được lưu trữ, không chỉ các mặt hàng có tốc độ luân chuyển nhanh.
Trong đó, quy tắc 80/20 (Hay còn gọi là nguyên lý Pareto) được các công ty coi như là tiêu chuẩn phổ biến cho 20% lượng hàng đem lại 80% doanh thu không đạt được như kỳ vọng do công ty không đưa 80% lượng hàng còn lại vào trong quy trình tối ưu.
Sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn
Một khi hàng hoá được nằm ở vị trí tối ưu, việc cần thiết nên thực hiện đó là giữ các thông tin chi tiết trong hệ thống kiểm soát hàng tồn để quản lý vị trí lưu trữ, số lượng hàng dự trữ và lịch sử vận chuyển của các mặt hàng có trong kho.
Theo dõi tỷ lệ lỗi liên quan đến hàng tồn
Ngay cả với hệ thống tối ưu và tổ chức bài bản nhất cũng vẫn phát sinh những lỗi theo thời gian trong quá trình hoàn thiện đơn hàng. Bạn nên theo dõi loại lỗi phát sinh, tần suất xuất hiện sẽ giúp bạn có cái nhìn thấu đáo về mục tiêu cần cải thiện.
