Vận hành các công việc trong kho được diễn ra với tần suất liên tục, cường độ cao và nhanh chóng, chính vì thế dễ xảy ra những vấn đề, khó khăn trong việc quản lý kho hàng mà doanh nghiệp đang gặp phải
Bài viết sau đây sẽ chỉ ra những khó khăn lớn nhất và hướng giải quyết phù hợp
Thừa hàng
Trong quy trình chuẩn của kho hàng, các nhân sự trong kho sẽ xử ý một mặt hàng vài lần, nó nối tiếp nhau hình thành nên chuỗi công việc, nhưng vẫn đề ở đây là chuỗi công việc đó bị thừa một số công đoạn nên mới xảy ra tình trạng một đầu việc phải xử lý hơn một lần, gây ra tình trạng tăng chi phí nhân công và cần thêm thời gian để quay lại giải quyết công việc.
Thách thức này thường xảy ra ở những nhà kho lớn do diện tích lớn hơn và lượng hàng nhiều hơn, công đoạn phổ biến nhất ghi nhận sự thừa hàng là chọn hàng. Ở những nhà kho nhỏ, công đoạn chọn hàng chỉ cần thực hiện bởi một nhân sự, nên các sai sót thường không đáng ké, nhưng với các nhà kho lớn có sự phối hợp giữa nhiều nhân sự trong cùng một công đoạn, xử lý chéo các công việc của nhau, một kiện hàng sẽ qua tay nhiều người.
Giải pháp đưa ra: Sử dụng hệ thống barcode phân loại chi tiết đến từng kiện hàng, loại bỏ được những công đoạn thừa như ghi chép số liệu, tránh chọn hàng trùng lặp.
Sơ đồ kho bất hợp lý
Theo cuộc khảo sát từ trang báo Logistics Management vào năm 2018 cho thấy các đơn vị sản xuất chỉ có thể tối ưu công suất ở mức 68%, việc chưa thể tối ưu không gian trong kho vẫn là một vấn đề nhức nhối hiện này.
Vấn đề chủ yếu nằm ở sơ đồ trong kho chưa được bố trí hợp lý, các khoảng trống trong kho đều có thể được tận dụng bao gồm cả diện tích mặt sàn cũng như phần diện tích phía trên của kho, hơn nữa bạn nên đảm bảo được yếu tố thuận tiện ra vào, như vậy tốc độ trích xuất hàng hoá cũng được cải thiện hơn đáng kể
Giải pháp đưa ra:
- Áp dụng công nghệ để giúp sắp xếp sơ đồ kho thông qua các hệ thống WMS, một số còn cung cấp mô hình 3D cho hướng tối ưu nhất thông qua các số liệu đo lường các chiều về nhà kho và mặt hàng lưu trữ
- Trường hợp đơn vị chưa áp dụng được công nghệ mới cho kho, bạn nên hướng đến tốc độ lưu thông hàng hoá nhanh nhất, nghĩa là những mặt hàng được bán nhiều nhất sẽ nằm ở phía bên ngoài, những mặt hàng cồng kềnh cần lưu trữ ở những khu vực thông thoáng, dễ bốc dỡ, chất xếp
Sai sót quản lý hàng lưu trữ
Những dấu hiệu dễ nhận thấy nhất bao gồm:
- Mặt hàng được lưu trữ sai vị trí, không tìm thấy
- Không có lượng hàng tồn đủ để đáp ứng các đơn hàng, trì hoãn các đơn hàng
- Ngược lại, từ chối đơn hàng nhưng lại phát hiện ra có đủ lượng hàng cần thiế
Việc gặp một hoặc tất cả các dấu hiệu trên cho thấy rằng khâu quản lý hàng lưu trữ đang cực kỳ yếu kém xuất phát từ các bản ghi thông tin hàng lưu trữ không chính xác và không được cập nhật liên tục. Theo thống kê cho thấy, có đến 43% các đơn vị kho nhỏ thường không dùng truy vết hàng hoá hoặc dùng phương pháp ghi nhớ thủ công, 34% các đơn vị lại không có đủ hàng đáp ứng khi có đơn hàng.
Những thao tác này đều dựa vào thao tác thủ công, một yếu tố từ con người mà rất dễ phát sinh sai sót
Giải pháp dịch vụ kho vận đưa ra: Áp dụng công nghệ mới vào trong việc quản lý hàng lưu trữ thông qua hệ thống hoặc các phần mềm quản lý kho, trong đó nên chú trọng vào tính năng quản lý hàng tồn theo thời gian thực, nghĩa là từ việc quét barcode các kiện hàng, hệ thống sẽ tự cập nhật thông tin, giảm thiểu sai sót tối đa.
Kiểm soát kém các yếu tố rủi ro
Những yếu tố rủi ro thường dễ bị bỏ quên nhưng có tính chất quyết định đến chất lượng hàng hoá được lưu trữ, các yếu tố có thể ảnh hưởng như: côn trùng, động vật, ẩm mốc, hoả hoạn, lũ lụt,…
Những yếu tố rủi ro này thường có thể được loại bỏ hoặc giảm thiểu thiệt hay
Giải pháp đưa ra:
- Kiểm tra kho định kỳ để phát hiện các dấu hiệu gây hại
- Sử dụng các thiết bị lưu trữ chuyên dụng như: bảo vệ giá kệ, lưới chuyên dụng cho các giá, băng dính chống trượt,
- Thường xuyên làm các công tác: hun trùng, sửa sang những hạng mục xuống cấp,.
