Hiện nay, hình thức kho tài liệu, lưu trữ hồ sơ vẫn còn mới mẻ với các doanh nghiệp tại Việt Nam, sở dĩ là bởi các đơn vị chủ yếu vẫn lưu trữ theo dạng thủ công, phần lớn các tài liệu quan trọng được lưu trữ theo dạng này sẽ ở trong tình trạng hư hỏng không thể phục hồi.

Vậy cụ thể kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giấy tờ sẽ đem đến những lợi ích nào cho doanh nghiệp? Hãy Dịch vụ kho vận tìm hiểu thêm trong bài viết sau đây.

1. Những lợi ích thuê chung kho lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp

Chất lượng bảo quản tài liệu

Thật vậy, Kho lưu trữ hồ sơ được các đơn vị logistics xây dựng theo môi trường tiêu chuẩn, chuyên biệt cho việc lưu trữ các loại tài liệu, giấy tờ, văn thư theo điều kiện tốt nhất, giảm thiểu tối đa các tác nhân bên ngoài làm hư hỏng tài liệu.

Hiện nay, tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp thường bị hư hỏng, ố vàng không thể hồi phục được thường do cách bảo quản ở mức cơ bản rút ngắn tuổi thọ của các loại tài liệu, các nguyên nhân chính thường khiến tài liệu hư hỏng bao gồm:

  • Môi trường ẩm thấp:

Với khí hậu đặc trưng của vùng cận xích đạo, Việt Nam có độ ẩm không khí trung bình khoảng 80%, đây là ngưỡng lý tưởng cho các loại nấm, mốc phát triển và sinh trưởng, khiến cho việc để tài liệu ở điều kiện thường có tuổi thọ rất ngắn.

  • Các loại côn trùng, gặm nhấm:

Giấy là loại thức ăn ưa thích của nhiều loại côn trùng, đặc biệt là gián, mối, chuột. Chính vì thế các loại tài liệu không được lưu trữ trong thùng chứa dễ bị hư hỏng sau một thời gian.

  • Do thiên tai, hoả hoạn:

Thời tiết thay đổi thất thường, đặc biệt mưa giông, ngập lụt, hoả hoạn. Những trường hợp này không thể tránh khỏi, việc lưu trữ hồ sơ tại những giá kệ trên cao, không gian thoáng và có vách ngăn chống cháy sẽ giảm thiểu tối đa những thất thoát.

  • Yếu tố con người:

Thông thường tài liệu sẽ được các nhân sự không có chuyên môn về nghiệp vụ lưu trữ sử dụng nhiều nhất, ngoài ra còn các yếu tố khi tiếp xúc với giấy tờ sẽ khiến nó hưu hỏng nhanh hơn.

Với dịch vụ thuê chung kho lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp, các đơn vị logistics sẽ đem đến:

  • Môi trường lưu trữ tiêu chuẩn, mức nhiệt độ từ 20 – 25 độ C, độ ẩm khoảng 50%
  • Có vách ngăn chống cháy, hệ thống camera an ninh giám sát 24/07
  • Hệ thống giá kệ tiêu chuẩn được bố trí theo khoảng cách hợp lý
  • Kế hoạch hun trùng, vệ sinh, khử khuẩn định kỳ
  • Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm lưu trữ và phục hồi theo từng trường hợp

Chi phí hợp lý

Với những dạng tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt các loại tài liệu chỉ được cấp một lần hoặc mất rất nhiều thời gian để xin cấp phép lại, điều này có thể làm gián đoạn đến các hoạt động của doanh nghiệp.

Mức chi phí bỏ ra cho việc lưu trữ các loại tài liệu chỉ từ 10.000 – 30.000/thùng tài liệu tiêu chuẩn (DxRxC – 42x33x30 cm), có tem niêm phong của cả 2 bên. 

Theo mức giá này, chi phí để lưu trữ tại kho lưu trữ chung hồ sơ còn thấp hơn việc thuê một kho riêng hoặc diện tích văn phòng để giải quyết vấn đề này.

Tài liệu được phân loại, sắp xếp khoa học

Đội ngũ nhân sự được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ văn thư, giấy tờ, đặc biệt theo mô hình kho hồ sơ ALS áp dụng theo tiêu chuẩn của Cục văn thư, lưu trữ cấp Nhà Nước, như vậy các loại giấy tờ sẽ được bố trí lưu trữ theo từng phân khu phù hợp, có dán mã barcode, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm soát thông tin chính xác đến từng thùng trên hệ thống phần mềm.

Trích xuất nhanh chóng khi cần thiết

Với việc số hoá những công đoạn kho vận thủ công, chủ yếu về khâu xuất/nhập các thùng tài liệu theo yêu cầu của doanh nghiệp, các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ giảm thiết được lượng thời gian đáng kể cho việc tìm kiếm tài liệu, trích xuất nhanh chóng đến từng thùng trên hệ thống.

Việc luân chuyển tài liệu cũng được đảm bảo về mức độ an toàn và tính kịp thời khi giao đến tận tay khách hàng cùng dịch vụ vận tải với đội xe lớn, lựa chọn cung đường tối ưu và có thể theo dõi thời gian thực trên phần mềm.

2. Thuê chung kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phù hợp với những doanh nghiệp nào?

  • Ngành tài chính: Ngân hàng, các tổ chức tín dụng, các đơn vị kiểm toán, kế toán, định giá, chứng khoán, tư vấn tài chính, các quỹ đầu tư, cho vay
  • Khối các đơn vị sự nghiệp: Các cơ sở giáo dục, đào tạo, cơ sở y tế, các đơn vị hành chính sự nghiệp công tại các tỉnh thành
  • Khối doanh nghiệp nhà nước: Tư vấn xây dựng, giám sát thi công, các tập đoàn, tổng công ty nhà nước,…
  • Khối in ấn, dịch vụ công: Đơn vị xuất bản, nhà sách, các văn phòng công chứng, tư vấn luật
  • Các doanh nghiệp khác: Các đơn vị có nhu cầu lưu trữ tài liệu, giấy tờ, văn bản,…

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here