Giấy tờ là một phần không thể thiếu trong các công việc hằng ngày, là bản ghi chính xác có xác nhận trực tiếp từ các bên, hiện nay các loại giấy tờ được coi là một phần bằng chứng xác nhận, chính vì thế trong mỗi doanh nghiệp không thể thiếu, thậm chí là còn rất nhiều loại giấy tờ khác nhau.

Hiện nay để đáp ứng nhu cầu ngày càng nhiều về việc lưu trữ giấy tờ, tài liệu, văn bản, văn thư,… ở điều kiện an toàn và bảo mật, một số đơn vị logistics đã cung cấp giải pháp lưu trữ tài liệu, giấy tờ bản cứng trong một kho chuyên biệt, hơn nữa còn những đơn vị tiên phong đã đem đến giải pháp trọn vẹn về lưu trữ tài liệu vật lý kết hợp cùng số hoá tài liệu theo yêu cầu. 

Chúng ta hãy cùng Dịch vụ kho vận tìm hiểu xem những lý do nào khiến các doanh nghiệp lớn hiện nay lựa chọn dịch vụ thuê chung kho tài liệu và đơn vị nào cung cấp loại hình dịch vụ này tốt nhất hiện nay.

1. Những lý do các doanh nghiệp lựa chọn thuê chung kho tài liệu

Bài toán chi phí

Trên thực tế, hiện nay chi phí thuê văn phòng tại Hà Nội không hề rẻ, đặc biệt tại các quận trung tâm có giá rất cao, cụ thể:

  • Văn phòng hạng A: từ 30 – 50$/m2, tại các khu Liễu Giai, Ngô Quyền hoặc Trần Quang Khải đều tiệm cận hoặc vượt mức 50$.
  • Văn phòng hạng B: từ 20 – 30$/m2
  • Văn phòng hạng C: từ 10 – 20$/m2

Như vậy, với mức giá thuê văn phòng cho mỗi m2 sẽ là một khoản chi phí không hề nhỏ với các doanh nghiệp, hơn nữa có một thực trạng đáng nói là công suất văn phòng của các doanh nghiệp chưa được tối ưu do còn lãng phí các khoảng không gian để chứa những đồ đạc không cần thiết, đặc biệt là các loại thùng giấy tờ tài liệu, mỗi m2 văn phòng chỉ dùng để lưu trữ các loại giấy tờ là không cần thiết.

Doanh nghiệp có thể giải phóng không gian chỉ dùng cho việc lưu trữ tài liệu bằng các hoạt động kinh doanh khác hiệu quả hơn, chi phí thuê kho tài liệu hiện nay sẽ bằng 6 – 10% giá thuê các văn phòng hạng A, 10 – 15% giá các văn phòng hạng B, 15 – 30% giá các văn phòng hạng C.

Như vậy với không gian được trả về đúng nguyên bản mà chi phí chỉ bằng một phần rất nhỏ của thuê văn phòng, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm nhân sự, bố trí mở rộng phòng ban, hoặc bổ sung các tiện ích văn phòng cần thiết.

Mức độ an toàn 

Trong quá trình lưu trữ các loại giấy tờ ở văn phòng, rất dễ xảy ra các sự cố gây hư hỏng tài liệu dẫn tới không thể khôi phục được, trong đó các yếu tố gây ra tình trạng hư hỏng giấy tờ nhiều nhất đó là:

  • Môi trường ẩm mốc
  • Côn trùng mối mọt 
  • Sai sót từ con người

Chính vì thế, những doanh nghiệp có đầu tư hệ thống lưu trữ tài liệu chuyên biệt, các tiêu chí về an ninh, bảo mật, chất lượng lưu trữ luôn được đặt ở mức cao nhất.

Một kho tài liệu tiêu chuẩn sẽ đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Hệ thống camera an ninh, có bảo vệ trực giám sát 24/7
  • Hệ thống vách ngăn chống cháy, pccc dưới sự giám sát cả đội ngũ an ninh
  • Hệ thống giá kệ tiêu chuẩn
  • Hệ thống bảo quản tài liệu không bị ẩm mốc
  • Kế hoạch vệ sinh kho định kỳ

2. Đơn vị cho thuê chung kho tài liệu tốt nhất hiện nay?

Tham khảo: Biểu giá thuê kho chung các loại lưu trữ

ALS có hệ thống kho tài liệu được đầu tư bài bản, chuyên nghiệp, công suất lớn, có thể đáp ứng các nhu cầu thuê chung kho tài liệu với công suất lên đến 1 triệu thùng tài liệu tiêu chuẩn, thùng carton – 42x33x30 hoặc thùng tôn theo yêu cầu của khách hàng.

Các tài liệu được lưu trữ tại ICD Mỹ Đình, nơi có vị trí vô cùng thuận tiện, đối diện bến xe Mỹ Đình cùng tiếp giáp các cửa ngõ giao thông của Hà Nội, hỗ trợ trích xuất nhanh chóng trong trung tâm thành phố. 

Kho tài liệu ALS được thiết kế có bảo mật 4 lớp, thẻ ra vào, hệ thống cảm biến nhiệt độ, pccc được giám sát 24/7 bởi nhân viên an ninh. Trong kho là các hệ thống điều hoà nhiệt độ, hút ẩm, đảm bảo môi trường trong kho đạt ngưỡng tối ưu để lưu trữ chuyên biệt tài liệu, giấy tờ doanh nghiệp.

Hơn nữa, ALS hiện là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp giải pháp tổng thể về lưu trữ tài liệu vật lý cũng như số hoá theo yêu cầu, với giải pháp này, các tài liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ file vật lý tại kho tài liệu của ALS và sau đó sẽ tiến hành số hoá các tài liệu này thành bản lưu trữ điện tử, đem đến sự tiện dụng và thúc đẩy quá trinh chuyển đổi số tại Việt Nam.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here