Hoạt động đấu thầu là một hoạt động quan trọng để lựa chọn được nhà thầu phù hợp. Việc lưu trữ hồ sơ dự thầu cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ hồ sơ dự thầu được quy định như thế nào, chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
- Tầm quan trọng của hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu là một trong những hồ sơ quan trọng giúp nhà thầu có thể nhận được hợp đồng mà chủ đầu tư, chủ dự án đặt ra. Đầu tiên chúng ta cần phải biết rằng hồ sơ dự thầu phải có khả năng đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, tài chính và giá cả phù hợp.
Việc lưu trữ hồ sơ dự thầu là bằng chứng quan trọng để lưu trữ lại nhằm mục đích tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời là nơi cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu nhằm phục vụ các mục đích khác nhau trong đời sống kinh tế chính trị văn hóa xã hội. Đồng thời nó cũng góp phần quan trọng trong việc tạo nguồn tư liệu quý giá, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch trong công tác của mỗi cơ quan tổ chức dự thầu
- Có những phương thức đấu thầu nào? Hồ sơ đấu thầu cần những gì?
Để việc đấu thầu diễn ra thuận lợi bạn cần nắm vững các phương thức đấu thầu và hồ sơ đấu thầu gồm những tài liệu nào.
Việc các loại giấy tờ hồ sơ cho từng hồ sơ đấu thầu sẽ phụ thuộc vào phương thức đấu thầu cũng như yêu cầu của từng gói thầu cụ thể.
Sau đây là một số phương thức đấu thầu phổ biến:
Đấu thầu một túi hồ sơ: đây là loại đấu thầu bao gồm các đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính. Bạn nên biết rằng quá trình mở thầu này chỉ được thực hiện một lần duy nhất. Loại đấu thầu này chủ yếu 1000 về các gói đầu tư xây lắp, mua sắm hàng hóa.
Đấu thầu hai túi hồ sơ: loại đấu thầu này áp dụng cho hình thức đấu thầu tư vấn. loại hồ sơ này gồm hai hồ sơ khác nhau, chúng sẽ chia thành hai bước. Ví dụ nếu tổng quan đề xuất kỹ thuật đạt từ 70 % trở lên và các tiêu chí còn lại không bị dưới năm mươi phần trăm thì nhà đầu tư mới bắt đầu xem xét túi hồ sơ đề xuất tài chính.
Đấu thầu hai giai đoạn: đây là loại đấu thầu có quy mô lớn và yêu cầu nhiều loại hồ sơ, chứng từ, tài liệu khác nhau nhằm chứng tỏ năng lực của nhà thầu đối với chủ doanh nghiệp, nhà đầu tư. Các gói thầu này thường có giá trị lên đến năm 500 tỷ hoặc phức tạp về kĩ thuật, đòi hỏi cao về chuyên môn. giai đoạn thứ nhất các nhà thầu phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu trong hồ sơ này nhà thầu phải thể hiện được khả năng, kỹ thuật, các ưu điểm của mình so với đối thủ để chứng tỏ được năng lực, chuyên môn. Sau đó nhà thầu sẽ căn cứ vào các tiêu chí giá cả, tiến độ, thời gian, khả năng đáp ứng về nhân lực, sự sáng tạo và các đề xuất liên quan để lựa chọn nhà thầu tốt nhất.
- Quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu
Quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu được quy định rất rõ trong nghị định của chính phủ 26/6 /2014. Hồ sơ đấu thầu phải được lưu trữ một cách đầy đủ, cẩn thận, minh bạch, đảm bảo được đơn vị chủ thầu thực hiện nghiêm túc, giám sát được quá trình thực hiện gói thầu. Đồng thời cung cấp cho các đơn vị có thẩm quyền khi có yêu cầu xác thực, xác minh.
Theo quy định của pháp luật việc lưu trữ hồ sơ dự thầu phải đáp ứng các khoản sau.
Thứ nhất: những hồ sơ liên quan đến việc chọn nhà thầu nào, thời gian lưu trữ hồ Đấu thầu ít nhất là ba tháng năm. Tuy nhiên nếu đơn vị chủ thầu có nhu cầu lưu trữ lâu dài hơn để làm tư liệu thì sẽ linh hoạt cho việc lưu trữ này. Thời gian lưu trữ được tính bắt đầu từ ngày quyết toán hợp đồng.
Thứ hai: những nhà tù không đạt yêu cầu về hồ sơ dự thầu mở ngoặc vấn đề kỹ thuật đóng ngoặc thì hồ sơ tài chính sẽ được trả lại nguyên vẹn với các khung thời gian như:
Gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: phải trả trong thời hạn là 10 ngày kể từ lúc ký hợp đồng chính thức với nhà thầu được lựa chọn sau cùng.
Gói thầu áp dụng phương thức hai túi hồ sơ: hoàn trả hồ sơ đề xuất tài chính cùng lúc với hoàn trả hoặc giải tỏa đảm bảo dự thầu
Thứ ba: Đối với những trường hợp nhà thầu hủy hồ sơ thì từ khi ban hành quyết định hủy hồ sơ tư thù các hồ sơ liên quan đến gói thầu cần được lưu trữ trong vòng 12 tháng.
Thứ tư: Thời gian lưu trữ hồ sơ quyết toán vào hồ sơ hoàn công cùng các tài liệu liên quan đến đơn vị trúng thầu phải tuân theo các quy định của pháp luật về lưu trữ.
4. Đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu tại Hà Nội
Vị trí kho lưu trữ tại Trung tâm Hà Nội:
- ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm
- ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Trên đây là những quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu mong rằng sẽ đáp ứng được những thắc mắc của bạn vì quy định của pháp luật cũng như tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ dự thầu là như thế nào.
