Quản lý kho là hoạt động quan trọng trong việc kiểm soát lượng lưu thông qua điểm chốt. Công tác này giúp cho cá nhân/tổ chức có thể hạch toán, quản lý các sản phẩm, hàng hóa hiệu quả công tác sản xuất – kinh doanh.
Vậy quản lý kho là gì? Cụ thể là những công việc nào? Làm cách nào để quản lý kho hàng hiệu quả?
Cùng tìm hiểu quản lý kho là gì? và cách quản lý kho hàng hiệu quả chi tiết thông qua bài viết sau đây.
1. Quản lý kho là gì?
Hiểu một cách đơn giản, quản lý kho là hoạt động kiểm soát, tổ chức, sắp xếp các sản phẩm, hàng hóa, vật tư được lưu trữ trong kho một cách hiệu quả đảm bảo việc cung ứng cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh – phân phối một cách liên tục, kịp thời.
2. Các công việc khi quản lý kho hàng?
* Đảm bảo các tiêu chuẩn về lưu trữ hàng hóa
Thực hiện việc bảo quản lưu trữ hàng hóa thỏa mãn theo hướng dẫn. Điều chỉnh các điều kiện trong kho ở mức phù hợp để đảm bảo quy trình bảo quản các sản phẩm, vật tư có trong kho.
* Quản lý việc sắp xếp, khai thác hàng hóa
Quản lý sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học. Mỗi vị trí trong kho được quản lý bằng hệ thống code và mã ký hiệu riêng để thuận tiện cho việc truy xuất.
* Các hoạt động nhập – xuất kho
Thực hiện các công tác nhập hàng và xuất hàng theo quy đinh, Tiếp nhận các biên bản bàn giao, ký xác nhận đối với mỗi lượt hàng hóa ra và vào kho.
* Theo dõi, báo cáo lượng hàng tồn kho
Dựa theo bảng định mức, tiến hành thực hiện công tác giám sát số lượng hàng hóa có trong kho và kịp thời báo cho quản lý nếu số lượng hàng tồn đang thấp hơn so với mức tối thiểu quy định.
* Yêu cầu đặt hàng
Hoàn thiện các thủ tục, giấy tờ đặt hàng bổ sung, mua hàng có liên quan.
* Thực hiện các hoạt động an toàn kho
Các hoạt động kiểm tra định kỳ về cơ sở vật chất, điều kiện đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh,…
3. Các yếu tố quyết định việc quản lý kho hiệu quả?
– Cách thiết kế kho: bố trí các vị trí lưu kho các loại hàng phù hợp theo không gian, theo mùa, …
– Theo dõi kỹ số lượng tồn kho: kiểm kê định kỳ quản lý tồn kho, điều chỉnh sự chênh lệch
– Quản lý chi tiết hàng hóa nhập xuất: cập nhật nhanh chóng số lượng hàng hóa xuất nhập, sắp xếp chuyển đổi các vị trí trống, dồn dịch lưu kho phù hợp
– Bốc dỡ và sắp xếp: hàng hóa khoa học, tuân thủ nguyên tắc bảo quản hàng hóa
4. Những cách quản lý kho hàng hiệu quả?
Xem thêm: Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa doanh nghiệp
* Áp dụng phương pháp nhập xuất hàng hợp lý
Bên cạnh các quy trình quản lý đơn giản như: FIFO – Nhập trước xuất trước hay LIFO – Nhập sau xuất trước, … Việc xuất hay nhập hàng hóa có thể tùy biến theo quy trình cụ thể ví dụ xuất theo mã hàng hóa, theo date thời gian sắp xếp, … thay vì chỉ tuân theo cố định 1 – 2 phương pháp. Như vậy, sẽ tạo ra sự linh hoạt, chủ động hơn cho việc quản lý kho.
* Sắp xếp vị trí kho phù hợp theo từng khu vực
Với mỗi loại hàng, mã sản phẩm nên được phân khu để quản lý riêng. Việc này tạo điều kiện cho việc đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa tốt hơn cũng nhuq quy hoạch đươc các vị trí sắp xếp phù hợp, khoa học, dồn dịch vị trí để tiết kiệm thêm không gian lưu trữ
* Quản lý chi tiết theo các mã SKU
Ở đây mã SKU ở đây không phải là các mã sản phẩm bán như ở ngoài thị trường. Các SKU ở đây là các Stock Keeping Unit, giúp quản lý chi tiết vị trí hàng hóa trong kho. Nó sẽ bao gồm một chuỗi các ký tự và số để truy vấn vị trí lưu kho dễ dàng.
* Kế hoạch kiểm tra kho định kỳ
Chúng ta nên lên lịch quản lý, kiểm tra kho định kỳ theo thời gian. Theo kiến nghị, công tác rà soát nên được thực hiện theo mỗi quý 1 lần. Nếu có điều kiện hơn, bạn có thể làm các công tác kiểm tra định kỳ này theo tháng để đảm bảo:
– Chất lượng và số lượng hàng hóa lưu trữ
– Các nguy cơ, rủi ro tiềm tang có thể xảy ra
* Xây dựng hệ thống an ninh giám sát
Việc sở hữu hệ thống camera an nình giám sát 24/7 là điều kiện cơ bản của mọi kho hàng lưu trữ. Việc này không chỉ đảm bảo về tính an ninh mà còn giúp cho chúng ta có điều kiện quản lý từ xa kho hàng
* Trang bị hệ thống quản lý kho hàng hỗ trợ
Với số lượng hàng nhỏ lẻ, không quá lớn việc tự quản lý thông qua hệ thống sổ sách hoặc file Excel có thể sẽ vãn thuận lợi. Tuy nhiên, khi phát triển với số lượng hàng lớn, nhiều mã sản phẩm, việc quản lý thủ công như vậy có thể gây ra rất nhiều nhầm lẫn không đáng có.
Áp dụng hệ thống quản lý kho hàng tự động sẽ là phương án tối ưu hơn bởi sự chính xác, khả năng kiểm soát rủi ro cao từ phần mềm quản trị.
Trong trường hợp nếu doanh nghiệp bạn khó có thể tổ chức các nhân sự quản lý kho hay tự trang thiết bị cho mình hệ thống kho đạt các tiêu chuẩn hiệu quả ở trên thì như thế nào?
Cũng không cần quá lo lắng, bạn có thể tham khảo sử dụng các dịch vụ lưu trữ bên ngoài. Với hệ thống kho được đầu tư bài bản, chuyên nghiệp, các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ thay bạn quản lý kho một cách chuyên nghiệp hơn.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về quản lý kho là gì cũng như các cách quản lý kho hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.
