Bất kể là một doanh nghiệp bán lẻ hay một shop nhỏ tại địa phương đều hướng đến điểm chung: Luôn có hàng hoá dự trữ mỗi khi khách cần và phân phối hàng hoá tại cả cửa hàng và online. Điều này cho thấy đơn vị đó đang thực hiện quản trị hàng tồn kho trơn tru và hiệu quả.
Để có được chuỗi bán lẻ thành công, việc cốt lõi nằm ở khâu quản trị hàng tồn kho bằng phương pháp khoa học và chính xác, có thể nói ở đây là các phần mềm quản lý, giúp dễ dàng theo dõi vòng đời của hàng tồn kho trong hệ thống.
1. Quản trị hàng tồn kho là gì?
Có thể hiểu đơn giản quản trị hàng tồn kho là một bước trong chuỗi cung ứng để theo dõi số lượng hàng tồn nhập và xuất ở kho của doanh nghiệp.
Mục tiêu của việc quản trị hàng tồn kho nhắm đến đó là xác định được vị trí của hàng tồn kho ở bất cứ thời điểm nào cần thiết và số lượng ước tính hàng doanh nghiệp cần đặt để điều chỉnh hàng tồn một cách chính xác, đáp ứng được các đơn hàng khi có nhu cầu.
Khi đã được bán, hàng tồn kho trở thành doanh thu, còn trước thời điểm đó, hàng tồn không tạo ra giá trị mặc dù trong bảng cân đối kế toán nó được coi như một dạng tài sản . Chính vì thế việc lưu trữ quá nhiều hàng tồn sẽ phát sinh chi phí cao và làm chậm dòng tiền cho doanh nghiệp.
Phương pháp đo lường mức độ hiệu quả của quản trị hàng tồn đó là doanh thu, nó phản ánh việc tần suất hàng tồn được bán trong một thời điểm. Doanh nghiệp không nên để hàng tồn nhiều hơn hàng kinh doanh, từ đó có thể trở thành hàng không tiêu thụ được.
2. Vì sao quản trị hàng tồn lại quan trọng đến vậy?
Giảm thiểu sai sót trong kinh doanh
Khi không cập nhật chính xác báo cáo hàng tồn có thể dẫn đến việc thiếu hụt nguồn hàng và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, ảnh hưởng đến doanh thu hay chiến dịch của doanh nghiệp.
Đầu tư mặt hàng tốt hơn
Để có được hệ thống bán lẻ thành công, bạn sẽ cần phân phối dòng tiền một cách sáng suốt từ số lượng sản phẩm bán ra ở mức hợp lý, nó sẽ nằm ở ngưỡng duy trì được hoạt động kinh doanh và không bị hết hàng quá sớm, nhưng cũng không phải số lượng quá nhiều dễ phát sinh thêm chi phí lưu trữ.
Phát hiện các vấn đề sớm
Việc theo dõi báo cáo hàng tồn thường xuyên sẽ giúp bạn tìm ra những điểm bất thường hoặc dự báo được nhu cầu thị trường với mặt hàng đó đang có chiều hướng giảm đi hay tăng lên.
Không chi có vậy, báo cáo này còn cung cấp thêm việc chênh lệch hàng hoá giữa các khâu lưu trữ và phân phối, tránh gây thất toán cho bạn.
3. Các phương pháp quản trị hàng tồn hiệu quả
Phân tích ABC (Hay còn gọi là kiểm soát hàng tồn kho chọn lọc)
Phương pháp này sẽ giúp bạn xác định được các hàng hoá ít hoặc phổ biến nhiều bằng cách chia các mặt hàng thành 3 mục chính để xác định tác động đến chi phí cho hàng tồn kho.
- Mục A gồm các mặt hàng có giá trị nhất giúp đem lại lợi nhuận cao nhất nhưng chỉ chiếm số lượng nhỏ. Ví dụ Số lượng hàng A chỉ có 10% nhưng đem lại doanh thu đến 70%.
- Mục B gồm các mặt hàng đem lại giá trị thấp hơn mặt hàng A và có số lượng nhiều hơn. Ví dụ Mặt hàng B chiếm 20% số lượng và đem lại 20% doanh thu.
- Mục C là hàng có giá trị thấp nhất nhưng chiếm số lượng nhiều nhất. Ví dụ Mặt hàng C chỉ có doanh thu chiếm 10% nhưng số lượng lên đến 70%.
Theo dõi theo lô
Phương pháp này sẽ tập hợp những mặt hàng có đặc điểm tương đồng lại với nhau về thời hạn sử dụng và đặc điểm nhận dạng để dễ dàng theo dõi khi hết hạn hoặc hàng lỗi.
Vận chuyển gộp
Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm được chi phí với nhiều loại mặt hàng khác nhau sẽ được đặt lên cùng 1 pallet thực hiện vận tải đến nơi yêu cầu.
Hàng hoá ký gửi:
Khi thực hiện ký gửi hàng hoá tồn kho, bạn sẽ chưa cần phải thanh toán với nhà cung cấp cho đến khi mặt hàng đó được bán. Ngoài ra nhà cung cấp cũng giữ quyền sở hữu với hàng tồn cho đến khi bạn bán đi.
Cross-docking
Bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn sẽ dỡ hàng trực tiếp từ xe tải của nhà cung cấp và chất thẳng lên xe tải giao nhận, về cơ bản bỏ qua khâu kho lưu trữ.
Dự báo nhu cầu
Cung cấp các phân tích và dự báo về nhu cầu của khách hàng.
Dropshipping
Hệ thống vận tải của nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng trực tiếp từ kho đến tay khách hàng.
Số lượng đặt hàng kinh tế
Công thức này cho biết số lượng hàng tồn mà bạn nên đặt để giảm thiểu chi phí lưu trữ và các loại phát sinh khác.
FIFO và LIFO
FIFO (Tạm dịch – vào trước, ra trước) có nghĩa hàng tồn cũ nhất sẽ xuất trước
Còn LIFO (Tạm dịch – Vào sau, ra trước) ngược lại với FIFO khi hàng mới nhất sẽ xuất trước. Phương pháp này áp dụng khi giá cả tăng lên nên những hàng tồn kho mới nhất sẽ có giá đắt nhất nên sẽ bán trước để tối ưu doanh thu.
Hàng tồn tức thời (Just-in-time)
Phương pháp này có thể coi là chiến lược mạo hiểu nhưng cũng là cách rất tốt để tránh các rủi ro về quản lý hàng tồn. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp này sẽ duy trì lượng hàng tồn thấp nhất có thể trước khi được cung cấp thêm.
Liên hệ với dịch vụ kho vận ALS để được tư vấn lưu kho, thuê kho hàng hóa phù hợp với doanh nghiệp bạn.
