Quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu

Hiện nay việc làm thủ tục hải quan với các loại hàng hoá nhập khẩu đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn cho các đơn vị có nhu cầu, nhưng các đơn vị cũng cần nắm rõ quy trình làm tủ tục hải quan hàng nhập khẩu để tránh phát sinh những sai sót không đáng có và đảm bảo dòng chảy hàng hoá luôn được thông suốt. Hãy cùng Dịch vụ kho vận tìm hiểu cụ thể các bước trong bài viết sau.

Quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu

Xác định, Phân loại hàng nhập khẩu:

Hiện có 5 loại hàng nhập khẩu khác nhau, bao gồm:

• Hàng thương mại thông thường: Là các loại mặt hàng đủ điều kiện nhập khẩu
• Hàng bị cấm: thuộc các loại hàng trong Phụ lục I của Nghị định 187/2013/NĐ-CP
• Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: thuộc các loại hàng trong Phụ lục II của Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Các doanh nghiệp phải hoàn thành về thủ tục hồ sơ trước khi đưa hàng về cảng
• Hàng cần công bố hợp chuẩn, hợp quy: Doanh nghiệp cần hoàn thiện thủ tục công bố hợp chuẩn, hợp quy trước khi về cảng theo Thông tư 28/2011/TT-BKHCN
• Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Hàng hoá sẽ được kiểm tra sau khi đưa về cảng bởi các cơ quan chức năng thông qua việc lấy mẫu, khi có kết quả phù hợp, doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục nhập khẩu còn lại

Thông tin chi tiết các loại hàng cần kiểm tra chuyên ngành

Hoàn thiện chứng từ hàng hoá

• Hợp đồng ngoại thương: Cần thể hiện bằng tiếng Anh, ngôn ngữ của cả 2 bên
• Vận đơn đường biển (Bill of Landing): 3 bản 
• Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): 3 bản
• Bản kê hàng hoá (Packing list): 3 bản
• Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of Origin)
• Ngoài ra còn bao gồm các giấy tờ liên quan theo từng mặt hàng (CO, CQ, CA, Insurance,….)

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Nếu mặt hàng của bạn không nằm trong danh mục hàng hoá cần phải kiểm tra chuyên ngành, bạn sẽ không cần phải thực hiện thủ tục này.

Còn với những hàng hoá nằm trong danh mục phải kiểm tra chuyên ngành, đơn vị hoặc cá nhân cần đăng ký kiểm tra chuyên ngành, khoảng thời gian tốt nhất để thực hiện là ngay sau khi có giấy báo hàng đến (Arrival notice).

Khai báo và truyền tờ hải quan

Sau khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival notice), bạn cần tiến hành khai báo trên tờ khai hải quan đầy đủ và tiến hành truyền thử tờ khai đi.

Trường hợp các thông tin được điền đầy đủ và chính xác, hệ thống sẽ cấp số cho tờ khai đó. Trường hợp tờ khai không đủ điều kiện sẽ bị huỷ và thực hiện lại từ đầu.

Khi đã thực hiện xong các bước trên, đơn vị cần chờ kết quả thì đơn vị hải quan.

Điều kiện cần khai và truyền tờ hải quan đó là:

• Có chữ ký số
• Đăng ký chữ ký số với Tổng cục hải quan Việt Nam

Hoặc nếu thực hiện trực tiếp trên hệ thống VNACCS

Nhận lệnh giao hàng (Delivery order)

Bạn sẽ nhận được lệnh giao hàng (Delivery order) từ các hãng tàu biển hoặc công ty giao nhận (Forwarder) để yêu cầu đơn vị kho chứa hàng hoá hoặc đơn vị kho cho chủ hàng.

Các giấy tờ liên quan để nhận được lệnh giao hàng, bao gồm:

• Chứng minh nhân dân (Căn cước công dân): 1 bản sao
• Vận đơn: 1 bản gốc có chữ ký và dấu của lãnh đạo công ty, 1 bản sao
• Tiền phí liên quan

Thực hiện hồ sơ hải quản

Khi tờ khai hải quan được truyền đi, hệ thống sẽ phân luồng hàng hoá của bạn thành 3 luồng: Luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ. Mỗi luồng bạn cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng, cụ thể:

Luồng xanh:

Tờ khai hợp lệ, đơn vị chỉ cần nộp thuế và in tờ khai được thông quan bằng phần mềm in tờ mã vạch từ website của Tổng cục hải quan, lấy hàng theo sự giám sát từ cơ quan Hải quan.

Luồng vàng:

Cơ quan Hải quan cần kiểm tra hồ sơ giấy của lô hàng, bao gồm:

• Giấy giới thiệu người đến làm thủ tục hải quan của Doanh nghiệp
• Bản in tờ khai hải quan: 1 bản
• Bản chụp hoá đơn thương mại (Commercial invoice)
• Bản chụp vận đơn: Bao gồm dấu của doanh  nghiệp và đơn vị vận chuyển
• Bản chụp hoá đơn cước vận chuyển (Trường hợp giao hàng theo điều kiện FOB)
• Bản gốc chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin)
• Bản chụp hoá đơn khác 
• Bản chính đăng ký kiểm tra chuyên ngành (Nếu có yêu cầu)
• Bản chụp các chứng từ khác
• Chuẩn bị dự phòng các giấy tờ bản sao

Khi đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ như trên sẽ có 3 trường hợp chính xảy ra:

• Hồ sơ đạt tiêu chuẩn: Được phép thông quan
• Hồ sơ chưa hợp lý: Cơ quan hải quan cần kiểm tra thông tin từ bạn và yêu cầu bổ sung, điều chỉnh thông tin, khi đã đáp ứng được các yêu cầu, hàng hoá được phép thông quan
• Hồ sơ chưa chính xác: Cơ quan hải quan cũng thực hiện kiểm tra tờ khai, nếu không hợp lý, bạn sẽ cần thực hiện lại việc Khai và truyền tờ khai hải quan
• Hồ sơ có nhiều mâu thuẫn: Cơ quan hải quan sẽ báo lên cấp trên để tiến hành kiểm tra trực tiếp, nếu có các sai phạm sẽ xử lý theo mức độ, hoặc không có các sai phạm sẽ được thông quan

Luồng đỏ:

Cơ quan hải quan cần kiểm tra hồ sơ hàng hoá thông qua 2 phần:

• Hồ sơ: Đơn vị cần chuẩn bị chứng từ liên quan
• Hàng hoá: Đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ về nguồn gốc, hợp đồng, lệnh giao hàng,…

Khi đã kiểm tra hồ sơ xong, Hải quan có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc truyền lại tờ khai và chuyển sang kiểm tra hàng hoá trực tiếp theo tỷ lệ 5% 10% hoặc tuỳ theo đánh giá của cơ quan hải quan.

Nếu như phát hiện có sai phạm, doanh nghiệp sẽ bị xử lý tuỳ mức độ, hoặc nếu đủ điều kiện, hàng hoá sẽ được thông quan.

Hoàn tất các thủ tục hải quan nhập hàng và thực hiện nghĩa vụ thuế:

Nghĩa vụ thuế cần phải thực hiện trước khi thông quan, bao gồm: Thuế nhập khẩu, thuế VAT, các thuế khác tuỳ vào loại hàng.

Sau đó bạn cần in mã vạch tờ khai trên website của Tổng cục hải quan để hoàn tất thủ tục nhập hàng vào Việt Nam.

Đổi lệnh và nhập hàng vào kho

Đơn vị cũng cần chuẩn bị phương tiện vân chuyển hàng hoá và nhà kho chứa hàng nhập khẩu.

Đại diện của đơn vị sẽ đến phòng thương vụ của Cảng để trình các giấy tờ : Lệnh giao hàng, giấy giới thiệu, mã vạch tờ khai hải quan,… để thanh toán các khoản phí cần thiết và nhận phiếu EIR (Giao nhận container – Equipment Interchange Receipt).

Trường hợp lệnh giao hàng hết hạn, bạn cần liên hệ hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận gia hạn thêm.