Doanh nghiệp dù ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng phải lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ. Nếu không biết cách sắp xếp, tài liệu có thể bị mất, thất lạc hoặc khó tìm kiếm.
Nếu bạn cũng đang tìm cách để sắp xếp tài liệu khoa học cho doanh nghiệp mình. Thì hãy cùng ALS tìm hiểu ngay quy trình lưu trữ hồ sơ dự án cho doanh nghiệp khoa học và hiệu quả nhất ngay sau đây.
1. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp khoa học mang đến lợi ích gì?
Việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Khi sắp xếp khoa học, việc tìm kiếm cũng như phân loại tài liệu khi cần sẽ dễ dàng hơn. Các lợi ích cụ thể bao gồm:
- Dễ dàng tìm kiếm: Khi các tài liệu được tổ chức và phân loại cẩn thận, nhân viên dễ dàng xác định vị trí lưu trữ. Từ đó tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm thông tin cần thiết.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học giúp cải thiện hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin, hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và chính xác hơn.
- Bảo vệ tài liệu quan trọng: Lưu trữ tài liệu cẩn thận, khoa học cũng hạn chế được tình trạng mất mát, hư hỏng, hoặc truy cập trái phép.
- Hỗ trợ quản lý dự án: Việc sắp xếp hồ sơ dự án khoa học giúp quản lý dự án dễ dàng hơn. Thông qua việc sắp xếp các tài liệu theo từng giai đoạn dự án, giúp hiểu rõ hơn về tiến độ, nguồn lực, ngân sách…
2. Quy trình lưu trữ hồ sơ dự án cho doanh nghiệp
2.1. Lựa chọn cách thức lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Trước hết, cần xác định phương thức lưu trữ phù hợp với doanh nghiệp của mình. Có hai phương thức phổ biến là lưu trữ trên giấy và lưu trữ điện tử. Việc lựa chọn phương thức phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô, tính chất công việc và tài nguyên của doanh nghiệp.
Hiện nay, các đơn vị vẫn sử dụng cách thức lưu trữ trên giấy. Đồng thời sao chép, lưu tài liệu điện tử. Đối với hình thức lưu trữ điện, tử, doanh nghiệp bạn có thể:
- Sử dụng các loại kẹp file, bìa còng để đựng các loại tài liệu.
- Với văn phòng diện tích hẹp, có thể sử dụng tủ treo tường.
- Những tài liệu sử dụng thường xuyên hoặc quan trọng, nên cho vào ngăn kéo hoặc thùng riêng….
2.2. Phân loại hồ sơ
Cần phân loại dựa trên tính chất và mục đích của hồ sơ. Ví dụ, bạn có thể phân loại theo dự án, phòng ban, loại hồ sơ, hoặc theo thời gian.
Người phụ trách lưu trữ tài liệu nên quyết định phân loại theo một tiêu chuẩn nào đó rõ ràng ngay từ đầu để việc sắp xếp hồ sơ về sau được thống nhất. Đó cũng là cách để sau này tìm tài liệu dễ dàng hơn. m
2.3. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Sau khi đã phân loại, hãy sắp xếp hồ sơ và tài liệu theo từng danh mục. Có thể sắp xếp theo thứ tự chữ cái, theo thời gian, theo số hiệu hoặc theo bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với tính chất dự án, sản phẩm lưu trữ doanh nghiệp bạn.
2.4. Lập danh mục tài liệu, hồ sơ
Danh mục tài liệu có thể được tạo dưới dạng bảng tính hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Mỗi mục trong danh mục bao gồm các thông tin quan trọng như tên tài liệu, mô tả, ngày tạo, người tạo, vị trí lưu trữ…
Điều này sẽ giúp bạn xác định và kiểm tra các tài liệu đã lưu trữ dễ dàng, tiết kiệm thời gian.
2.5. Lưu trữ hồ sơ
Sau khi đã hoàn thiện các bước trên, tiến hành lưu trữ hồ sơ. Các doanh nghiệp có thể lưu trữ ngay tại cơ quan, tại kho riêng. Trong trường hợp diện tích văn phòng không đủ, một số đơn vị sẽ sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ. Giải pháp lưu trữ này đảm bảo an toàn, tiết kiệm diện tích, nhân sự quản lý mà cũng rất thuận tiện.
2.6. Theo dõi và cập nhật hồ sơ định kỳ
Người phụ trách quản lý tài liệu phải có trách nhiệm theo dõi và cập nhật định kỳ tài liệu: thêm các tài liệu mới vào đúng danh mục, các tài liệu cũ có bị mất hay hỏng không, các loại giấy tờ nào hết thời hạn lưu trữ…
3. Thuê kho lưu trữ hồ sơ dự án cho doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp thiếu không gian lưu trữ, thuê kho là giải pháp hợp lý, an toàn và thuận tiện nhất.
ALS là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho tài liệu lưu trữ hồ sơ dự án. Với hệ thống kho rộng rãi, được trang bị hệ thống quản lý giám sát 24/7, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí và dễ dàng hơn trong quản lý, truy vấn giấy tờ.
Đặc biệt, các kho tại ALS có vị trí gần trung tâm, thuận tiện kết nối và luân chuyển hàng hoá, các tổ chức/ doanh nghiệp cũng dễ dàng quản lý tài liệu.
Các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ thuê kho tài liệu của ALS tại: https://als.com.vn/dich-vu/he-thong-kho-tai-lieu hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline để được tư vấn nhanh chóng nhất.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
