Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cho các loại hàng xuất quốc tế, ALS gửi đến quý khách quy trình chuẩn gồm 6 bước để bạn có cái nhìn tổng quan và nắm được trình tự các bước trong quy trình thực hiện.
Quy trình phục vụ hàng xuất quốc tế tiêu chuẩn
Bước 1: Chuẩn bị các công việc liên quan
Ở bước này, khách hàng người gửi các yêu cầu và chuẩn bị hàng hoá xuất quốc tế phù hợp với quy định của ngành hàng không, cụ thể:
- Hoàn thiện thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu như: Khai báo hải quan điện tử, lấy lệnh giao hàng, nhận mã định danh,…Dựa vào những thông tin khách hàng cung cấp, Nhà ga hàng hoá sẽ đối chiếu thông tin tương ứng trên hệ thống.
- Đặt chỗ hàng vận chuyển và giữ booking từ hãng vận chuyển.
- Đóng gói, dán tem nhãn cho hàng hoá: Khách hàng có thể tự xử lý đóng gói hàng hoá đảm bảo an toàn, chắc chắn hoặc sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba, tốt nhất là đơn vị có kinh nghiệm xử lý hàng hoá hàng không để đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn hàng hoá.
- Trình hồ sơ lô hàng cho nhân viên tiếp nhận tại các ga hàng hoá: Đây là các loại giấy tờ được tổng hợp từ trước đó như booking hãng vận chuyển, SLI, CO, CQ hoặc các giấy tờ khác tuỳ theo loại hàng và yêu cầu tại điểm đến.
- Trường hợp khách hàng chuyển hàng xuất quốc tế thông qua một đơn vị vận tải khác, khách hàng cần cung cấp thêm thông tin về biển số xe chở hàng để bên nhà ga hàng hoá sắp xếp và xử lý hàng.
Bước 2: Nhà ga hàng hoá tiếp nhận hàng xuất quốc tế
Ở bước này, bên phía nhà ga hàng hoá sẽ thực hiện các công việc cần thiết đáp ứng các điều kiện hải quan bao gồm:
- Bốc dỡ hàng hoá khỏi xe chở.
- Nhân viện nhận hàng thực hiện nghiệp vụ tiếp nhận hàng xuất quốc tế có sự chứng kiến của khách, các công việc như: Kiểm tra tình trạng đóng gói, tem nhãn, kích thước kiện hàng, trọng lượng.
- Nhà ga tiến hành soi chiếu an ninh hàng hoá.
- Bổ sung các thông tin vào SLI (Phiếu cân hàng).
- Khách hàng thanh toán các chi phí liên quan.
- Khách hàng nộp SLI và phối hợp với đơn vị vận chuyển để xuất AWB cho lô hàng.
Bước 3: Lưu kho hàng hoá
Hàng hoá sau khi thực hiện các bước kiểm tra, soi chiếu an ninh sẽ được lưu trữ trong kho hàng xuất khẩu với các thông tin dựa trên SLI và tem nhãn kiện hàng mà khách hàng đã cung cấp.
Thời gian lưu trữ sẽ chủ yếu dựa trên thông tin về thời gian lấy hàng của đơn vị vận chuyển.
Một lưu ý nữa đó là bạn nên lựa chọn kho lưu trữ phù hợp, thông thường với hàng hoá nhanh hỏng như thực phẩm, thuốc, vác xin… sẽ cần được lưu trữ lạnh .
Bước 4: Xuất hàng theo chuyến bay
Dựa trên thời gian lấy hàng từ hãng vận chuyển mà nhà ga hàng hoá sẽ tiến hành chất xếp hàng lên các ULD (Unit load device – Phương tiện chở hàng đường không).
Sau đó đơn vị sẽ cân các ULD này để làm tải cho chuyến bay.
Bước 5: Xử lý các thủ tục chuyến bay
Trong quá trình chất xếp các ULD lên máy bay, nhà ga hàng hoá sẽ chuẩn bị tài liệu, lập và gửi điện văn và gửi đến các đơn vị liên quan, bao gồm:
- Hãng vận chuyển.
- Một hoặc một vài các sân bay chuyển tiếp.
- Sân bay đến.
Bước 6: Bàn giao hàng hoá
Sau khi đã hoàn thiện các bước như trên, đơn vị nhà ga hàng hoá sẽ bàn giao ULD của khách hàng cho đơn vị phục vụ mặt đất tại sân bay điểm đi để chất xếp hàng đã đóng thành ULD lên các máy bay theo tiêu chuẩn hàng không.
Bước 7: Tiếp nhận hàng hoá tại sân bay đến
Dựa theo thông tin có trên AWB về ngày đến và ngày đi của hàng hoá mà khách hàng có thể lên lịch kế hoạch tiếp nhận hàng hoá tại điểm đến.
Ở bước này, quy trình xử lý hàng ra khỏi ga hàng hoá sẽ ngược lại các bước trên, ngoài ra các yếu tố đặc thù của từng điểm đến mà có các giấy tờ liên quan, khách hàng nên chuẩn bị trước để có thể giải quyết hàng sớm.