Với sự mở rộng của kinh tế, số hóa là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh. Giải pháp này rất quan trọng đối với một tổ chức, doanh nghiệp. Số hóa làm tăng lợi nhuận cho công ty, tổ chức, giúp tạo tiền đề để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công hơn. Đồng thời, số hoá tạo ra một tư duy và cách tiếp cận mới, giúp doanh nghiệp nhận thức được vai trò của mình trong lĩnh vực hoạt động.
Vậy số hoá là gì? Có những hình thức số hoá nào? Lợi ích của số hoá ra sao? Hãy cùng Dịch vụ kho vận tìm hiểu ngay nhé.
1. Số hoá là gì?
Trong những năm gần đây, thuật ngữ “số hóa” xuất hiện dày đặc trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Số hóa là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm gần đây, nổi lên như một hiện tượng mới của lĩnh vực công nghệ hiện đại.
Vậy số hoá là gì? Số hóa được định nghĩa chung là quá trình đổi mới hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số.
Nói một cách đơn giản: Số hóa là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.
Số hóa thường được sử dụng thay thế cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Mặc dù về mặt kỹ thuật thì cả hai không giống nhau.
2. Các hình thức số hoá
Số hoá có 2 hình thức cấu thành chính, bao gồm:
2.1 Số hoá tài liệu
Số hóa tài liệu chính là sự kết nối giữa “thế giới” vật lý với phần mềm. Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ analog hay vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, chúng được hệ thống máy tính sử dụng vào các mục đích khác nhau.
Giải pháp này đáp ứng các nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ quy trình kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn.
2.2 Số hoá quy trình
Số hoá quy trình giúp cải thiện năng suất, tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm chi phí. Đây là quá trình cải thiện hoặc kích hoạt quy trình kinh doanh bằng các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa. Tuy nhiên, giải pháp này không làm biến đổi quy trình kinh doanh của bạn.
Đọc thêm: Hiểu rõ Số hóa và chuyển đổi số là gì?
3. Lợi ích của số hoá hồ sơ, tài liệu
Số hoá hồ sơ, tài liệu giúp doanh nghiệp rất nhiều trong công việc, vậy những lợi ích đó là gì, hãy cùng chúng tôi điểm qua một số lợi ích của số hoá tài liệu, hồ sơ với doanh nghiệp
-
Giúp giảm bớt chi phí
Việc sử dụng phương pháp viết truyền thống khiến doanh nghiệp tốn không ít chi phí cho các khoản phí cho trang thiết bị, giấy mực, máy móc, tiền điện,…
Quy trình số hóa có khả năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng nhờ việc loại bỏ chi phí in ấn và phí lao động.
-
Tiếp cận dễ dàng, lưu trữ không giới hạn
Bạn không cần lo lắng khối lượng tài liệu lớn chiếm hết không gian làm việc của mình như trước kia, số hóa giúp mang lại một kho lưu trữ gần như không giới hạn. Với giải pháp số hóa tài liệu, bạn có thể lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu của mình thông qua hệ thống đám mây hoặc các phần mềm lưu trữ hỗ trợ.
-
Tính bảo mật cao
Với số hoá tài liệu, bạn có thể tùy chỉnh các luồng công việc liên quan tương đồng với quyền hạn (quyền chỉnh sửa, quyền chỉ xem, quyền nhận xét…).
-
Hạn chế thất lạc thông tin
Việc này giúp tài liệu quan trọng của bạn được lưu trữ một cách cẩn thận và an toàn hơn. Những thông tin được lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng do các yếu tố bên ngoài. Thay vì phải đau đầu tìm kiếm giải pháp khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp bạn có thể chuyển sang hình thức số hóa.
Kết luận
ALS Logistic hy vọng với những chia sẻ vừa rồi, bạn đọc đã hiểu rõ hơn số hoá là gì cũng như các lợi ích và hình thức của số hoá.
