Trước đây, việc quản trị hàng hoá và công việc trong kho thường dựa trên giấy tờ vật lý và kỹ năng của nhân sự, như vậy rất dễ dẫn đến nhiều sai số khác nhau gây gán đoạn các hoạt động trong kho hàng. Để giải quyết việc này, các đơn vị logistics đã áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong công tác quản lý bao gồm cả: hệ thống barcode, điều này đã đơn giản hoá các thủ tục trong kho cũng như giảm thiểu các sai số từ con người.
Vậy hệ thống barcode bao gồm những gì? Cách hoạt động và vai trò của barcode trong quản trị kho vận là gì? Các bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm trong bài viết sau đây.
1. Barcode là gì?
Barcode bao gồm các ký tự chữ số, chữ cái và biểu tượng được mã hoá thành các vạch trắng đen để máy móc có thể đọc được thành dữ liệu.
Thông tin dữ liệu trong barcode thường được gán với dạng thông tin cụ thể như mã SKU hoặc mã đơn hàng, khi được quét bằng các đầu đọc bằng ánh sáng, máy tính sẽ xử lý được những dữ liệu mã hoá này thành thông tin mà con người có thể đọc được.
2. Vai trò của barcode trong kho vận
Thông thường hệ thống barcode được sử dụng chủ yếu ở siêu thị hoặc những đơn vị có số lượng hàng hoá lớn nhằm để quản lý các thông tin trên hệ thống quản trị kho vận (WMS) của đơn vị. Hiện tại việc áp dụng barcode vào công tác quản lý kho vận ở những đơn vị vừa và nhỏ đã phổ biến hơn rất nhiều.
Khi xây dựng WMS ban đầu, các đơn vị sẽ thực hiện việc tích hợp barcode vào từng loại hàng hoá và quyết định sẽ chứa đựng những thông tin nào, có thể kể đến như: Tên, loại hàng, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, số lần và ngày ra/vào,…
Từ đây, doanh nghiệp sẽ cập nhật các thông tin về hàng hoá theo từng mã barcode lên hệ thống WMS và các quy trình liên quan đến nhập/xuất hàng, đào tạo nhân sự,…
3. Những lợi ích khi áp dụng barcode trong quản trị kho vận
Barcode là công cụ quản lý hàng hoá hiệu quả, giúp đẩy nhanh quá trình vận chuyển và nhận hàng, đảm bảo sự chính xác về thông tin hàng hoá, cũng như truy vết vị trí hàng trong kho một cách dễ dàng, một số lợi ích có thể kể đến như:
- Giảm thiểu thời gian lưu thông hàng hoá
- Tiết kiệm chi phí nhân công
- Giảm thiểu sai sót
- Quản lý nhân sự kho vận hiệu quả
4. Hệ thống barcode bao gồm những loại nào?
Hệ thống barcode được chia thành 2 loại chính là dạng 1D (Một chiều tuyến tính) và dạng 2D (Hai chiều), điểm khác biệt giữa 2 dạng barcode này là cách bố trí và số lượng dữ liệu chứa trong barcode, cả 2 dạng vẫn được sử dụng hiệu quả trong việc nhận diện tự động.
1D barcode
Đây là dạng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị bán lẻ cho các loại hàng hoá, hiện nay dạng barcode này cũng được áp dụng trong các đơn vị cung cấp dịch vụ kho để đánh dấu vị trí. Nó có hình thức là các mã vạch có chiều cao bằng nhau, nhưng độ rộng của mỗi vạch lại khác nhau, các vạch này là dạng thông tin được mã hoá có thể chỉ bao gồm: Chữ số hoặc cả chữ cái lẫn các ký tự.
Dạng barcode 1D thể hiện thông tin có thể đọc được và giải mã thông qua tính toán, việc đọc và giải mã được xử lý thông qua máy quét bằng ánh sáng như tia laser. Đây có thể được coi là “Số chứng minh nhân dân” cho hàng hoá.
Barcode 1D được phân loại thành các mã chính bao gồm:
Mã UPC
Là loại mã được sử dụng phổ biến trên thế giới, bạn có thể loại mã này xuất hiện ở mọi loại hàng hoá. Mã UPC bao gồm 12 chứ số, bao gồm các biến thể:
-UPC-E: Bao gồm sáu chữ số, sử dụng khi có giới hạn không gian để in barcode.
-UPC-2: Bao gồm mã UPC và thêm 2 chữ số để giúp các đơn vị phát hành tạp chí phân biệt được phiên bản được xuất bản.
-UPC-5: Bao gồm mã UPC và thêm 5 chữ số giúp các đơn vị phát hành sách chỉ ra giá bán lẻ đề xuất.
Mã EAN
Là loại mã có chức năng tương tự như mã UPC nhưng được áp dụng ở Châu Âu,, bao gồm các biến thể:
-EAN-13: Bao gồm 13 chữ số, mã hoá lượng lớn thông tin trong khi vực nhỏ.
-EAN-8:Bao gồm 8 chữ số, phù hợp với các sản phẩm nhỏ.
-JAN-13
-ISBN
-ISSN
Mã 39
Được sử dụng rất nhiều ngành nghề như ngành sản xuất ô tô và Bộ Quốc Phòng Hoa Kỳ, bao gồm cả chữ số và ký tự, sở dĩ nó có tên là Mã 39 bởi vì nó chỉ có thể mã hoá 39 ký tự, ở phiên bản mới hơn được tăng lên là 43.
Mã 93
Được dùng chủ yếu bởi các đơn vị logistics để xác minh các kiện hàng bán lẻ dự trữ, linh kiện điện tử. Giống như mã 39, mã 93 sử dụng cả bộ ASCII, cải thiện khả năng bảo mật, mật độ cao hơn và ngắn hơn 25% so với mã 39.
Mã 128
Là dạng mã nhỏ gọn, mật độ mã hoá cao được dùng chủ yếu ở ngành logistics và vận tải để xử lý đơn hàng và phân phối. Mã 128 không áp dụng cho các sản phẩm POS như mã vận chuyển container (SSCC), bao gồm các ký tự theo bộ ASCII 128.
ITF
Mã ITF được sử dụng để dán nhãn các loại vật liệu đóng kiện ở trên khắp thế giới, đáp ứng được dung sai khi in, phù hợp với bìa cứng có nếp gấp, bao gồm 14 chữ số và cả bộ ASCII.
CODABAR
Được sử bởi các đơn vị logistics và y tế, loại CODABAR dễ in bởi bất kỳ máy in hay máy đánh chữ nào, vì thế người dùng có thể tạo nhiều loại mã CODABAR với các số liên tiếp mà không cần máy tính. Đây là loại mã rời rạc, kiểm chứng tượng trưng mã hoá đến 16 ký tự khác nhau với 4 số bắt đầu hoặc cuối.
Lợi thế của CODABAR là dễ quét và có thể tự kiểm tra, giảm thiểu sai sót khi nhập mã.
GS1 databar
Sử dụng bởi các đại lý bán để xác định phiếu của khách hàng hoặc trong ngành y tế, đem lại nhiều lợi ích như giảm thiểu thời gian tương tác tại các điểm bán hàng, thủ tục thanh toán nhanh gọn tại những điểm tự động.
Mã MSI
Dùng để kiểm soát hàng dự trữ trong lĩnh vực bán lẻ, như dán nhãn giá kệ tại siêu thị hoặc các kho và đơn vị lưu trữ để đảm bảo yếu tố chính xác cho hàng tồn kho.
Mã MSI chỉ có thể mã hoá chữ số nhưng với độ dài dữ liệu bất kỳ, giúp nó có thể mã hoá gần như bất kỳ loại dữ liệu nào, nhưng lại kém bảo mật và hiệu quả do định dạng nhị phân của nó.
2D barcode
Là dạng mã vạch sử thể hiện dữ liệu ký tự hoặc hình dạng 2 chiều, nó có chức năng tương tự như 1D barcode nhưng thể hiện nhiều dữ liệu hơn trong một đơn vị diện tích, ngoài ra nó cũng có lợi điểm về công thức giảm thiểu sai sót, giữ dữ liệu nguyên vẹn và quét được kể cả khi nhãn dán bị rách, xước hoặc hư hỏng.
Mã QR
Khái niệm này đã không còn xa lạ với nhiều người, được sử dụng chủ yếu để theo dõi và các bước marketing ban đầu, như là quảng cáo, ấn phẩm và danh thiếp. Nó có thể đa dạng về kích thước, chấp nhận sai số lớn và đọc nhanh, nhưng không quét được bởi máy laser.
Mã QR hỗ trợ nhiều dạng dữ liệu: số, chữ cái, dữ liệu byte/nhị phân và cả chữ Kanji (Tiếng Nhật) và có thể quét bởi nhiều thiết bị.
Mã Datamatrix (Tạm dịch: Ma trận dữ liệu)
Thường được dùng để dán nhãn những đồ vật nhỏ hoặc giấy tờ, thường được dùng trong ngành logistics và vận hành, có những ưu điểm giống với mã QR như chấp nhận sai số cao, đọc nhanh.
Mã PDF417
Mã PDF417 được sử dụng ở những lĩnh vực cần lưu trữ lượng lớn thông tin như ảnh, dấu vân tay và chữ ký. Nó có thể chứa 1,1 kilobyte dữ liệu, mạnh hơn nhiều so với các mã 2D khác.
Mã PDF417 phù hợp với các ngành như vận tải và kiểm soát hàng tồn kho trong dịch vụ kho vận, giấy tờ lên máy bay (On boarding) và các thẻ danh tính của nhà nước.
Mã AZTEC
Thường được sử dụng trong ngành vận tải, cụ thể là vé và giấy tờ lên máy báy, loại mã này có thể được giải mã kể cả ở độ phân giải thấp, giúp đáp ứng các trường hợp vé được in không chính xác hoặc quét qua màn hình điện thoại.
Mã AZTEC có diện tích nhỏ gọn do không cần “Vùng trống” như các mã 2D barcode khác, lưu trữ được lượng thông tin lớn, điều chỉnh sai số.
