Việc lưu trữ hồ sơ bảo hiểm (nhân thọ, phi nhân thọ) là vô cùng quan trọng. Vì vậy, các doanh nghiệp bảo hiểm rất chú trọng đến giải pháp lưu trữ khoa học. Hiện nay, khi diện tích văn phòng eo hẹp trong khi khối lượng hồ sơ ngày càng nhiều thì giải pháp thuê kho lưu trữ rất được ưa chuộng.
Dưới đây, cùng ALS tìm hiểu chi tiết về dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ bảo hiểm (nhân thọ, phi nhân thọ) để hiểu rõ hơn.
1. Lợi ích của việc thuê kho lưu trữ hồ sơ bảo hiểm
Các doanh nghiệp bảo hiểm hiện nay có xu hướng thuê kho lưu trữ bởi nhiều lợi ích mang lại.
Thứ nhất là có thể bảo quản được hồ sơ quan trọng tốt nhất. Hồ sơ bảo hiểm nhân thọ và phi nhân thọ chứa đựng thông tin quan trọng về khách hàng, hợp đồng, thanh toán và các tài liệu quan trọng khác. Thuê kho lưu trữ chuyên nghiệp sẽ hạn chế được các nguy cơ như mất mát, hư hỏng, thất lạc hay truy cập trái phép.
Thứ hai là tiết kiệm không gian văn phòng. Việc lưu trữ hồ sơ bảo hiểm yêu cầu không gian lớn và cần có người quản lý. Thay vì phải đau đầu suy nghĩ sắp xếp vị trí nào phù hợp, có thể thuê kho lưu trữ để giảm tải gánh nặng không gian văn phòng. Đồng thời cũng không lãng phí nhân sự cho đầu mục công việc này.
Thứ ba là bảo mật và truy xuất dễ dàng. Kho lưu trữ hồ sơ bảo hiểm sẽ được trang bị các biện pháp bảo mật cao như hệ thống kiểm soát truy cập, camera an ninh và PCCC.
Cuối cùng là hỗ trợ quản lý hồ sơ hiệu quả. Tại các kho lưu trữ, việc sắp xếp và quản lý hồ sơ diễn ra theo một quy trình khoa học. Khi doanh nghiệp cần trích xuất tài liệu, sẽ được hỗ trợ nhanh chóng nhất.
2. Doanh nghiệp cần làm gì khi thuê kho lưu trữ hồ sơ bảo hiểm
2.1. Cân nhắc nhu cầu lưu trữ
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định số lượng và loại hồ sơ bảo hiểm cần lưu trữ. Bên cạnh đó là vạch ra các yêu cầu và mong muốn từ đơn vị cung cấp. Ví dụ như hỗ trợ vận chuyển, truy xuất thông tin, quản lý hàng tháng.
2.2. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ thuê kho lưu trữ
Việc lựa chọn đơn vị cho thuê kho lưu trữ là cực kỳ quan trọng Cần khảo sát và tìm hiểu kỹ các đơn vị này. Liệt kê ra một vài đơn vị để đánh giá và so sánh dựa vào một số yếu tố như: chất lượng dịch vụ, độ tin cậy, bảo mật, hệ thống quản lý hồ sơ và chi phí. Đặc biệt, cần quan tâm đến dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng.
Tốt nhất, doanh nghiệp cần phải đến tận kho để kiểm tra hệ thống và cơ sở vật chất để có đánh giá chính xác nhất.
2.3. Chuẩn bị và chuyển hồ sơ cho đơn vị lưu trữ
Sau khi lựa chọn được kho lưu trữ phù hợp và ký kết hợp đồng, công ty bảo hiểm cần chuẩn bị để chuyển hồ sơ cho đơn vị lưu trữ. Mặc dù đã thuê kho lưu trữ, nhưng cũng cần phải sắp xếp và phân loại hồ sơ khoa học. Cần phân loại, đánh số, gắn nhãn hồ sơ…
Ngoài ra, cần phải thống kê và ghi lại đầy đủ các thông tin về loại hồ sơ, khối lượng hồ sơ… khi chuyển cho bên lưu trữ.
2.4. Quản lý và theo dõi hồ sơ trong kho lưu trữ
Khi hồ sơ đã được chuyển vào kho lưu trữ, công ty bảo hiểm quản lý và theo dõi hồ sơ, cập nhật báo cáo theo từng tháng. Công ty cũng cần theo dõi và yêu cầu đơn vị lưu trữ thực hiện vấn đề này một cách nghiêm túc và thường xuyên.
3. ALS cho thuê kho lưu trữ hồ sơ bảo hiểm an toàn, bảo mật
ALS là đơn vị uy tín cho thuê kho lưu trữ hồ sơ bảo hiểm an toàn, bảo mật. Với nhiều năm hoạt động cùng hệ thống kho bãi chuyên nghiệp, ALS đã trở thành đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn.
Kho lưu trữ của ALS có vị trí kết nối thuận lợi, kết nối với địa điểm nội/ngoại thành Hà Nội chỉ trong khoảng thời gian ngắn từ 30 đến 45 phút. Vô cùng tiện lợi cho việc truy cập và quản lý tài liệu của các doanh nghiệp. Hệ thống kho được trang bị hệ thống quản lý giám sát 24/7 đảm bảo an toàn và bảo mật tuyệt đối cho thông tin khách hàng. Định kỳ đều kiểm tra, xử lý nấm mốc, mối mọt…
ALS cung cấp hình thức thuê linh hoạt, cho phép bạn lựa chọn theo diện tích, khối (m3), thùng, ô giá kệ, Pallet, và thời gian thuê ngắn hạn hoặc dài hạn. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn giải pháp lưu trữ tiết kiệm nhất.
Ngoài ra, với hệ thống phần mềm INFO hiện đại và dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ điện tử, các doanh nghiệp có thể quản lý và truy cập dễ dàng, trích xuất thông tin nhanh chóng khi cần thiết.
Thuê kho lưu trữ hồ sơ bảo hiểm (nhân thọ, phi nhân thọ) thực sự là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm diện tích, chi phí và nhân sự. Mong rằng với những thông tin chia sẻ từ ALS, bạn đọc đã hiểu rõ hơn và lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín.
Nếu có nhu cầu thuê kho tài liệu, hãy liên hệ trực tiếp với ALS qua hotline để được tư vấn nhanh chóng nhất.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
