Các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng tại doanh nghiệp. Ví dụ như diện tích không đủ, không đảm bảo tính bảo mật, không có nhân sự chuyên trách… Việc thuê kho lưu trữ là giải pháp hiệu quả giải quyết các vấn đề này.
Cùng ALS tìm hiểu chi tiết về dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng ngay sau đây.
1. Các đơn vị gặp khó khăn gì khi lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng
Việc lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng gây ra nhiều khó khăn đối với các doanh nghiệp. Bởi tính phức tạp và khối lượng tài liệu khá lớn. Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng bao gồm rất nhiều loại. Hồ sơ thiết kế bao gồm các bản vẽ kỹ thuật, bản mô phỏng và tài liệu thiết kế chi tiết. Hồ sơ kỹ thuật chứa các báo cáo kỹ thuật, phân tích, và công nghệ sử dụng trong dự án. Hồ sơ hợp đồng chứa các hợp đồng, điều khoản và điều kiện liên quan đến dự án. Ngoài ra còn có hồ sơ tài chính, dự toán kinh phí….
Ngoài ra, khối lượng hồ sơ dự án là rất lớn. Dự án xây dựng bao gồm hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tài liệu khác nhau. Và số lượng tài liệu này có thể tăng lên liên tục theo giai đoạn tiến hành của dự án. Nếu không có kho lưu trữ rộng và hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp, các đơn vị sẽ không thể lưu trữ hết và gặp khó khăn khi tìm kiếm thông tin.
Hơn nữa, bảo mật và an toàn là một yếu tố quan trọng trong việc lưu trữ hồ sơ dự án. Các đơn vị nếu lưu trữ nội bộ cần áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp tránh nguy cơ mất mát do tác động vật lý hoặc truy cập trái phép.
2. Lợi ích của thuê kho lưu trữ hồ sơ
Có thể thấy rõ việc lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng tại các đơn vị gặp khá nhiều khó khăn. Giải pháp hữu hiệu được nhiều đơn vị lựa chọn đó chính là thuê kho lưu trữ. Các lợi ích khi thuê kho có thể kể đến như:
- Tiết kiệm không gian: Thay vì sử dụng không gian văn phòng để lưu trữ tài liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng vào mục đích khác, tăng hiệu suất làm việc, mở rộng các không gian khác như: phòng họp, sảnh chờ…
- Tiết kiệm chi phí, nhân sự: Việc lưu trữ hồ sơ tại văn phòng đòi hỏi cần có người quản lý, theo dõi và chịu trách nhiệm, đặc biệt là khi khối lượng tài liệu nhiều hơn. Bằng việc thuê kho lưu trữ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khoản chi phí này.
- Đảm bảo an toàn và độ bảo mật cao: Các kho lưu trữ chuyên nghiệp phải trang bị đầy đủ thiết bị kiểm soát truy cập, giám sát an ninh và hệ thống báo động. Tài liệu của doanh nghiệp bạn khi lưu trữ ở đây sẽ không bị mất mát, hư hỏng hay truy cập sai mục đích.
- Dễ dàng truy cập và tìm kiếm hồ sơ: Với quy trình và hệ thống tổ chức thông minh, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và truy cập hồ sơ.
3. Thuê kho lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng cần lưu ý gì?
Thuê kho lưu trữ mang lại nhiều ưu điểm vượt trội cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo việc lưu trữ hiệu quả, an toàn, tiết kiệm, cần cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín. Cần lưu ý một số điều sau khi thuê kho lưu trữ tài liệu:
- Vị trí và tiện ích của kho: Ưu tiên chọn kho lưu trữ có vị trí thuận tiện, gần dự án hoặc văn phòng để giảm thời gian và chi phí vận chuyển hồ sơ. Đồng thời, cần kiểm tra tiện ích của kho như hệ thống bảo mật, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, hệ thống PCCC…
- Diện tích kho: Đánh giá khả năng lưu trữ của kho thông qua diện tích để đảm bảo hệ thống đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng. Đặc biệt các doanh nghiệp có lượng hồ sơ tăng nhanh, cần tăng cường không gian lưu trữ trong tương lai.
- Dịch vụ hỗ trợ: Để thuận tiện cho việc vận chuyển và quá trình lưu trữ, bạn nên chọn các đơn vị cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển, bốc xếp tài liệu…
4. Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng tại ALS
ALS là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng chuyên nghiệp với nhiều thế mạnh.
Kho lưu trữ của ALS nằm trong khu vực kết nối đến địa điểm nội và ngoại thành Hà Nội chỉ trong khoảng thời gian từ 30 đến 45 phút. Cùng với đó là hệ thống quản lý, giám sát 24/7, đảm bảo rằng hồ sơ được bảo vệ tuyệt đối. Ngoài ra còn có thể truy xuất tài liệu nhanh chóng với phần mềm INFO hiện đại.
ALS cũng cung cấp nhiều hình thức thuê kho lưu trữ, đáp ứng các nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Có thể thuê theo diện tích, khối lượng (m3), thùng, ô giá kệ, Pallet; lựa chọn thuê trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn đều được.
Đặc biệt, ALS cung cấp dịch vụ chuyển đổi tài liệu giấy sang tài liệu điện tử cho những doanh nghiệp có nhu cầu.
Mong rằng với những thông tin này, các đơn vị/ doanh nghiệp đã hiểu rõ về dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng. Nếu có nhu cầu và cần báo giá chi tiết, liên hệ trực tiếp với ALS qua hotline để được tư vấn giải pháp lưu trữ nhanh chóng nhất.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn