Đối với các trường học, việc lưu trữ hồ sơ là rất quan trọng. Các hồ sơ này là kết quả đào tạo, quy trình hay các tài liệu có tính định hướng. Vì vậy, cần phải có quy trình lưu trữ thống nhất, đảm bảo an toàn và tính bảo mật. Tuy nhiên, một số đơn vị với khối lượng tài liệu nhiều, không có đủ không gian lưu trữ; giải pháp thuê kho được ưu tiên hàng đầu.
Cùng Dịch vụ kho vận ALS tìm hiểu chi tiết về dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục chuyên nghiệp, uy tín ngay sau đây.
1. Quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục
Hồ sơ đào tạo giáo dục chia thành nhiều nhóm hồ sơ khác nhau, hồ sơ ở mỗi cấp bậc và loại hình đào tạo cũng sẽ khác nhau.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ bao gồm: Lưu trữ có thời hạn (từ 1 năm, 2 năm, 10 năm hay 20 năm) hoặc lưu trữ vĩnh viễn. Bên cạnh đó, có các thời hạn lưu trữ khác như lưu trữ đến khi hết hiệu lực pháp lý của văn bản hay lưu theo khoá học.
Khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định, quản lý, ban lãnh đạo của cơ sở giáo dục sẽ xem xét có tiếp tục lưu trữ hay sẽ huỷ bỏ hồ sơ. Quy trình huỷ bỏ các loại tài liệu cũng phải tuân theo đúng quy định của Pháp luật.
2. Thuê kho lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục cần lưu ý gì?
Hiện nay trên thị trường, các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ khá nhiều. Các tổ chức cần phải lưu ý và xem xét cẩn trọng về chất lượng dịch vụ để đảm bảo an toàn – tiết kiệm khi lưu trữ. Một số vấn đề nên xem xét:
- Chất lượng kho lưu trữ: Kho lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu về điều kiện bảo quản hồ sơ đào tạo như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng… để đảm bảo không gây hư hỏng cho tài liệu. Ngoài ra cần phải được trang bị các hệ thống bảo mật, kiểm soát truy cập, giám sát an ninh, hệ thống phòng cháy chữa cháy…
- Quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ: Quy trình lưu trữ, quản lý hồ sơ chuyên nghiệp. Ví dụ như các công cụ phần mềm quản lý, truy xuất tài liệu; hệ thống mã hoá, sắp xếp, đánh số, ghi chú hồ sơ
- Dịch vụ hỗ trợ: Ngoài ra, tổ chức cũng cần tìm hiểu kỹ về các dịch vụ đi kèm như hỗ trợ vận chuyển, trích xuất, hướng dẫn sắp xếp tài liệu…
- Chi phí: Đơn vị cũng cần khảo sát giá của một số bên cung cấp để so sánh với chất lượng. Từ đó lựa chọn được dịch vụ tốt nhất với mức chi phí tiết kiệm.
3. Tại sao nên chọn dịch vụ thuê kho lưu trữ tại ALS?
ALS là đơn vị uy tín cho thuê kho lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục. Qua nhiều năm hoạt động, ALS đã trở thành đối tác tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức.
Với cam kết về an toàn và bảo mật thông tin khách hàng, hệ thống kho ALS được trang bị các thiết bị quản lý giám sát 24/7, hệ thống PCCC đầy đủ. Ngoài ra, kho lưu trữ ALS có vị trí thuận lợi, chỉ cách trung tâm Hà Nội từ 30-45 phút di chuyển. Rất thuận lợi cho việc luân chuyển hay lấy tài liệu.
ALS cũng cung cấp đa dạng các hình thức thuê. Đơn vị có thể thuê theo diện tích, khối (m3), thùng, ô giá kệ, Pallet… Hay lựa chọn gói thuê ngắn hạn, dài hạn đều được. Tùy vào tính chất hàng hóa để lựa chọn hình thức thuê phù hợp, tiết kiệm nhất.
Đặc biệt, ALS có phần mềm INFO hiện đại, giúp cho việc truy xuất thông tin nhanh chóng và dễ dàng khi cần thiết. Đơn vị cũng có thể sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu, chuyển từ tài liệu giấy sang điện tử để quản lý hồ sơ hiệu quả, hạn chế thất lạc, mất tài liệu.
Với mục tiêu đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất, ALS đảm bảo rằng tài liệu trong kho lưu trữ được lưu giữ an toàn, bảo mật và có thể truy xuất một cách thuận tiện khi cần thiết.
Kết luận
Mong rằng với những thông tin chia sẻ, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về quy định cũng như các lưu ý khi thuê kho lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục. Tổ chức/ Đơn vị có nhu cầu thuê kho lưu trữ, hãy liên hệ trực tiếp với ALS qua hotline để được tư vấn giải pháp và báo giá nhanh chóng nhất.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
