Tài liệu vật lý luôn được coi là “vật bất ly thân” của các doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và mở rộng về sau, bao gồm cả những thông tin nhạy cảm về khách hàng, nhân sự, đối tác, quy trình và nhiều hơn thế nữa.

Các doanh nghiệp luôn muốn những thông tin này ở gần mình nhất có thể để dễ dàng kiểm soát và bảo mật, nhưng cùng với đó sẽ là các gánh nặng ngày càng lớn theo thời gian như: diện tích lưu trữ, tài liệu bị hư hỏng, mối mọt, sai sót khi trích xuất.

Vậy tại sao kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu từ đơn vị kho vận uy tín có thể giữ được những lợi thế vốn có khi lưu trữ tại công ty và loại bỏ được những gánh nặng trên? Hãy cùng Dịch vụ kho vận tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Những lợi ích từ dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của ALS
Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của ALS
  • Giải phóng không gian lưu trữ, khai thác diện tích văn phòng hiệu quả hơn: Với việc sử dụng một diện tích nhật định cho việc lưu trữ tài liệu, đây sẽ là khoảng không gian “chết”, không được sử dụng cho mục đích nào khác và không tạo ra giá trị lợi nhuận cho công ty. Hiện nay chi phí thuê văn phòng trung bình từ 10$ – 20$/m2 (Cập nhật đến năm 2021).
  • Tài liệu được lưu trữ khoa học: Với quy trình quản lý nghiêm ngặt, hồ sơ và tài liệu doanh nghiệp được sắp xếp, quản lý khoa học bằng phần mềm và đội ngũ nhân sự chuyên môn được đào tạo bài bản, có thể trích xuất bất cứ tài liệu nào khi có yêu cầu.
  • Tài liệu được lưu trữ bảo mật: Với hệ thống camera an ninh, giám sát 24/7, hệ thống kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu được xây dựng theo tiêu chuẩn của Cục văn thư lưu trữ Nhà Nước.
  • Chất lượng tài liệu được giữ nguyên: Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ trong môi trường bảo quản tối ưu với dải nhiệt độ ~20 độ C, độ ẩm 50%, niêm phong trong các thùng carton hoặc thùng tôn theo yêu cầu khách hàng.
  • Cung cấp nhiều dịch vụ tiện lợi: Số hoá tài liệu từ tài liệu vật lý sang tài liệu điện tử theo yêu cầu, Hỗ trợ bốc xếp, phân loại, đóng gói và vận chuyển tài liệu.

2. Các dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cung cấp:

Tổng hợp tài liệu và giao nhận

Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ đến doanh nghiệp để thu thập các loại tài liệu có nhu cầu lưu trữ, sau đấy sẽ phân loại nhóm tài liệu theo quy chuẩn của doanh nghiệp.

Khi tiếp nhận nhu cầu trích xuất tài liệu vật lý, đơn vị sẽ bố trí phương tiện vận chuyển phù hợp, đảm bảo về tiêu chí: Kịp thời, chính xác và bảo mật.

Quản lý tài liệu bằng hệ thống phần mềm

Với đơn vị kho lưu trữ  hồ sơ, tài liệu: Nhờ áp dụng những công nghệ hiện đại, các tài liệu được phân loại và cập nhật lên hệ thống phần mềm quản lý bao gồm: thu nạp dữ liệu, quét tài liệu vật lý và trích xuất.

Hơn nữa mỗi loại tài liệu đều được dán mã barcode riêng biệt, giúp hỗ trợ công tác quản lý tài liệu trở nên chính xác, an toàn cũng như cập nhật tình trạng kịp thời mỗi khi có thay đổi và gửi báo cáo định kỳ đến khách hàng.

Với khách hàng, có thể quản lý trực tiếp tài liệu của đơn vị mình thông qua hệ thống trực tuyến được tinh chỉnh phù hợp với cấu trúc doanh nghiệp và phương cách quản lý, tại đây doanh nghiệp được cấp tài khoản quản lý và phân quyền truy cập giới hạn từng loại tài liệu.

Đơn vị có thể đơn giản hoá công tác quản lý tài liệu và cung cấp kịp thời đến những nhân sự nhất định.

Huỷ tài liệu khi có nhu cầu

Khi nhận được nhu cầu từ khách hàng, các tài liệu nằm trong diện tiêu huỷ sẽ được xử lý gần như ngay lập tức, các bản ghi cũng đều được tiêu huỷ. Toàn bộ quá trình được thực hiện hoàn toàn bảo mật có sự giám sát của khách hàng, các thùng tài liệu phải còn nguyên tem niêm phong và được xử lý ngay tại hiện trường.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here